浅析学校档案的信息化管理
【摘 要】随着信息化时代的到来,档案信息化建设已成为学校档案工作发展的必然趋势。各级学校必须明确档案信息化建设的意义、内涵、原则和举措,加快档案信息化建设的步伐,实现档案的现代化管理,为促进学校的持续发展服务。
【关键词】学校档案 信息化 信息化建设
【中图分类号】G270.7 【文献标识码】A 【文章编号】1674-4810(2010)05-0137-02
在信息时代,互联网信息技术的不断发展和计算机应用的日益普及,推动了各企事业单位以及机关团体办公的信息化管理。基于纸质档案的传统档案建设与管理模式面临着信息爆炸和技术变革带来的巨大挑战,因此档案管理部门必须变革传统观念,适应社会发展潮流,利用现代化的`技术和方法对档案进行有效管理。为此,国家档案局在2002年11月颁布的《全国档案信息化建设实施纲要》中明确指出:要在全国范围内推行档案的信息化建设,并制定了加强档案信息化基础设施,加强电子文件回档和电子档案的规范化治理,建立和完善信息资源开发利用体系的任务和目标。在此形势下,加快学校档案信息化建设步伐,整合利用档案信息资源,制定适用于信息化档案的管理措施,已成为学校档案工作新的任务。
一 学校档案信息化管理的意义
学校档案是各学校在教学、科研、管理等活动中形成的文字、图片、声像等不同介质的记录资料,是学校发展历史的缩影,具有丰富的内涵和较高的社会历史、文化价值。学校档案不仅客观真实地反映了学校发展的整个过程,也为学校的持续发展提供了历史依据。目前,学校档案部门所管理的大多是纸质文档,相应的管理方法以手工管理为主,对学校在新时期发展过程中形成的大量电子文档的管理处于滞后状态。传统的纸质文档由于易受损坏、不易保存,在利用时必须小心谨慎,因此,使用的程序比较繁琐,这难免使得学校的文档大多束之高阁,不轻易示人。然而,档案价值的实现正是要通过对档案信息的开发、处理、传递与广泛利用来实现的,如果档案在档案库中密封珍藏,信息禁锢在文本本身而不能加以利用,那么,档案就缺乏实际意义。学校档案部门是为学校的发展、教学的改进提供信息帮助以供策略参考的机构,其生存条件就在于档案能够被相关人士便捷地阅览、档案信息能够被他们有效地加以使用。在当前形势下,大力推进学校档案信息化管理,无疑是活化档案、发掘档案价值以服务广大师生、推动学校发展的必由之路。
二 学校档案信息化管理的内涵
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