浅析人力资源信息系统对企业人力资源角色转变的影响

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[摘要] 未来人力资源发展的重要趋势之一就是基于网络的人力资源信息系统HRIS的发展。随着人力资源的逐步电子化，HRIS可以为企业人力资源角色带来什么改变?其系统职能全面实现后，人力资源从业者应何去何从?本文首先分析 HRIS存在的明显优势，在此基础上，探讨HRIS对人力资源专业人士、管理者与普通员工的影响，由此引出HRIS对人力资源未来发展方向转变的影响，并提出相应的建议。
　　[关键词] 人力资源信息系统；人力资源角色；角色转变
　　
　　一、导语
　　
　　国外的研究资料及相关报道一致指出，人力资源的电子化(E化)将是未来人力资源发展的重要趋势之一，业界知名的软件公司PeopleSoft、Oracle、SAP等都相继推出人力资源信息系统Human Resource Information System(简称为HRIS)。在这股强劲的旋风下，小型的软件公司也风起云涌，人力资源E化的口号喊得震天响。但是反观国内，只有少数的企业能真正实现。事实上，国内真正对HRIS有深入研究的专家学者并不多，主要原因是懂人力资源的专业者大多非技术出身，专业的信息科技研发人员不懂人力资源。一方面，人力资源专业出身的不善于使用信息科技来提高行政效率，只知道依照原来的工作流程，将人工操作照搬到计算机上进行作业。另一方面，专业的信息科技研发人员不知道人力资源的人员到底需要什么，更不知道两者之间应该如何串联。因此，在发展HRIS时，由于两者之间的专业领域南辕北辙，存在着一道难以逾越的鸿沟。
　　简单地定义人力资源信息系统HRIS，就是指通过系统化的程序收集、存储和分析企业与员工的信息。可以说，HRIS改变了员工、管理者乃至整个企业的行为和认知。近年来，IT革命不断推动HRIS的变革，极大程度改变了传统的人力资源职能，并对人力资源职能加以重组。如今，HRIS的电子化与网络化，即在人力资源管理工作中运用基于网络的HRIS更是一种普遍的发展趋势。由于不受时间和地理位置的限制，企业的任何员工可以在任何时间和任何地点联入网络进行操作。同时，公司的各种政策、制度、通知和培训资料也可通过这种渠道来发布，这能有效地改善公司内部沟通途径，扩展沟通的渠道。很显然，这种基于网络的HRIS将传统的人力资源从业者带入了新的工作时代，过去那种由专业从业者才能从事人力资源管理工作的思维已被全员管理的思维理念取而代之。一方面，基于网络的HRIS能降低管理成本，节省管理时间；另一方面，HRIS能帮助人力资源专业人士、管理者和普通员工在系统支持下做出更好的决策。
　　
　　二、降低成本和节省时间
　　
　　由于基于网络的HRIS能够自动执行和完成人力资源相关职能，因此，这一系统的使用最明显的优势就在于从长远来看能够降低成本和节省时间。
　　一方面，企业成本的节约主要表现在管理成本的降低和体力工作的减少上。例如，包装、打印、分发人力资源文件的办公消耗降低，因为信息的传递现在已经电子化。再例如，过去人力资源任务由人力资源部进行分配与部署，从管理层到员工层，牵涉人员复杂；而如今，相关员工的数量明显减少。根据Forrester的研究，每位普通员工每年大约需要处理的基本事务约15项，如工资查询或改变联系方式等。据Morgan在2000年的统计，员工的每次业务或事务的处理大约平均花费$35，这就意味着仅为普通员工基本服务的一个500人的企业就将耗费$263，000。但是，人力资源信息系统HRIS中的自我服务体系的运用改变了这一现状，该体系允许员工自行更新个人相关记录、查询相关信息等。同时，调查还表明，每一次员工自己处理类似业务要比人力资源专业人士来完成至少节约$14。根据另一份2002年的统计调查，80%的被调查者认为员工自我服务体系能够降低人力资源成本。不仅如此，配置该系统的成本回收期也不会太长，甚至有学者认为只需1至3年的时间。运用基于网络的HRIS正在有效地降低企业成本，从长远来看，这一趋势日益明显。
　　另一方面，在人力资源的实际操作中，运用HRIS可以加速交易进程。一个具体例子就是例行会计事务的处理，如果采用人工方式，平均需要32分钟，这包括“最初的联系、归类、手动完成报表、通知卖方、邮寄确认声明”等事项。而在一个以科技为基础的系统中，人力资源工作人员的时间被最小化了，他们也许只会涉及到数据追踪，如例行监测或备案文件等。研究表明，以前60%至80%的人力资源从业者的大部分时间用在了行政任务或个体事务的处理上。现在，应用了自我服务体系，对雇员的信息管理变得更简单。因此，在HRIS中，人力资源工作人员不仅不需要花大量时间来回答例行的问题或为管理者准备报告，而且信息传递进程加快了，相应的时间也自然节省了。
　　以人力资源管理中的培训职能为例进行一个简单的分析，通过分析会发现，培训工作作为人力资源实践中的一个重要领域已经得到改善，一个明显的转变即是通过HRIS降低了成本并节约了时间。人力资源从业者可以使用该系统来管理人力资本与最大限度地发挥员工的才能。HRIS为每位在职人员储存了电子简历，这样就可以随时进行内部追踪。企业通过该系统为员工制定适当的训练或提供相应的培训，在技术短缺或急需人员的情况下能快速找到合适的候选人，这种方式远比单纯地进行外部招聘的方式更快更好。
　　不仅如此，科技进步还改变了学习大环境。过去，企业为员工提供培训通常采用讲授的方式，这种传统的培训即是通过在教室内培训师为被培训者提供课堂讲授从而进行沟通，这种方式有可能造成培训内容的不匹配，员工的真正需求没有得到满足。传统的方式要取得较好的效果，就需要学习者能够进行主动学习，并且能对自己的需要有较为清晰明确的认识。但在HRIS提供的科学的学习环境中，不仅学习者和指导者之间有交流，而且学习者彼此之间也可以进行内部交流。在这种情况下，学习者可以在任何时间任何地点以半匿名的方式提出自己的问题，他们可以在交流中不断获取信息并归结需求；同时，HRIS也可以为企业提供内部培训需求分析，从多方位提高培训成效。很明显，运用HRIS所提供的在线培训是符合成本效益和节约时间的。第一，与传统的方法相比较，企业可以在更短的时间内培训出更多的雇员。比如，在摩托罗拉公司，在教室里花8小时的课程在网上只要5小时就能够完成了。第二，下班以后雇员可以在自己家参加培训项目。这自然减少了旅途的时间和费用，也不用将所有的被培训者集中到一个地方而增加培训成本。第三，传统的面授培训也存在明显的问题，比如相对在线培训来讲传统的方式很难保持名单的不断更新。而培训行程、讲义和课程描述等信息一经在公司网页上进行公布，涉及到培训管理的纸制文件自然就要被淘汰了，因为信息能够轻易迅速地被更新。因此，不难看出，IT技术的运用在培训的效果上十分明显，不仅能够节约成本，也能够节省时间。
　　
　　三、人力资源角色的转变
　　可以说，基于网络的HRIS的使用最明显的优势就在于前面分析到的从长远来看可以降低成本和节省时间，这使得人力资源专业人士、管理者和普通员工变得越来越依赖HRIS，从而导致他们在人力资源各功能区的角色逐渐发生变化。的确，基于网络的HRIS正变得更成熟，为人力资源专业人士、管理者和普通员工提供了更个性化的工作场所与生产工具。
　　信息技术已经使更多的人力资源信息收集和处理更全面、更快捷，对于人力资源的专业人士，越来越多地依赖电子人力资源来完成最起码的工作任务。过去，他们花大部分的时间回答受聘者和管理方面的问题，而现在，这些任务都被自动化或外包。这就意味着，人力资源的专业人士能着重于更具战略意义的职能，如人力资源规划、知识管理和职业发展规划等。同时，科技发展为人力资源专业人士提出了巨大的挑战，他们必须加速获得最新的信息技术，并同时改造传统流程从而使其进入在线流程时代。
　　对于管理者而言，他们可以同时直接从个人层面以及集体层面上获得员工的信息，因此，管理者能够及时做出应对，并通过更好地监测过去和现在的表现来适当地制定部门的人力资源计划。就像Fein在2001年讨论的那样，很多管理者依赖于电子商务人力资源的能力来提供卓越的信息收集和在人力资源功能区域的分析，比如绩效评估和管理、招聘和甄选以及管理发展等。
　　而对于大多数的普通员工而言，他们不仅利用基于网络和自我服务选项来修改和简化流程，同时还检查自己的人力资源资料现状，并更新相关信息，甚至还可以获得在线的个人建议等等。从这一点可以看出，在一个组织内的所有职员都应该欢迎HRIS。
　　事实也证明，人力资源专业人士、管理者与普通员工在企业中的角色已经扮演着不同于传统的角色。以人力资源管理中的招聘职能为例，其功能正在通过电子商务人力资源系统发生改变，这种功能是典型的传统人力资源实施的高度自动化。传统上，组织依赖相对较低的科技方法，包括报纸、广告和雇员的推荐来找到并吸引合格的候选人来填补职位空缺。然而，网络已经成为近年来在招聘上最流行的方法之一。许多组织已经开始使用电子招聘系统来完善功能，根据Kay的研究，这会有很多的优点，比如可以招揽到更多的候选人，节省调职的成本，减少文件并节省时间等等。Kay在2000年指出，通过网络广告雇一个人平均花费$152，而传统的方法需要$1383。毋庸置疑，与传统的方法如报纸广告等相比，Internet提供了更低的招聘成本。在HRIS中，大部分(70-80%)的自动化招聘过程可以减少2/3的招聘时间和降低90%的成本。简单来说，在招聘过程中使用电子商务人力资源可以节约时间和成本，不仅为人力资源专业人士，也为管理者和普通员工的角色转变带来契机，相关人士可以投入更多的时间和精力在核心性、方向性的工作中。尤其是对人力资源专业人士来讲，在不断地变化中，如何使自己的工作更有效，从而能有更多时间考虑更多战略层次的问题，顺利完成角色的转变，这是他们正面临着角色转变的巨大挑战。
　　
　　四、现状和关注
　　
　　尽管人力资源信息系统HRIS的发展与运用是积极的，但仍然存在着大量企业都必须认识到的问题。
　　首先，不是所有的员工和管理者都会欢迎HRIS，接受这种变革。原因之一在于普通员工和管理者可能会面临更多的工作和责任。在他们看来，人力资源部是在推卸责任。另一个原因是普通员工也许会被要求接受技术培训，这让普通员工感觉到更为沉重的压力。
　　第二，员工和管理者很少与人力资源专业人士联系，尽管看上去他们之间交流很方便。事实上，由于业务的外包，可能会由电话中心的代表来回答员工的问题，而这些代表甚至不是公司的雇员；员工的信息甚至可能是从语音机上获得的，而回答的声音则是电脑生成的。沟通似乎方便了，但交流的本质在一定程度上发生了变化。
　　第三，人力资源部门会比以前更小，同时人力资源专业人士可能正在实施并运用新技术，因为传统的交易处理任务是自动的或外包的。比如，组织将不再需要客户的分数来记录信息以及填写进程表。根据2000年人力资源自我服务的调查研究，有自我服务系统的公司每151个员工需要一个人力资源代表，而没有这个系统的公司每个人力资源代表只能服务99个员工。
　　第四，许多公司外包一定的人力资源功能，目的是减少人力资源的成本，提高人力资源技术，并要求更好的服务。根据Gartner组织的报告，人力资源的外包市场也许会增加近3倍，从2001年的260亿美元涨到2005年的760亿美元。这意味着很多目前在企业内部就可以完成的人力资源工作将会由专门的组织来完成。但是，相应的风险，尤其是推动内部特点的风险，依然是存在的，而且是明显的，因为这可能会导致企业丧失关键的人力资源竞争能力。
　　第五，基于网络的HRIS可能使员工染上“信息瘾”，甚至员工会滥用网络。比如，他们花几小时的时间查网页，发邮件或上网，而员工本可以利用这些时间做相应的增值工作。
　　第六，尽管系统供应商会提供高安全性，但人力资源专业人士同样应该关注安全问题，因为越来越多的员工利用网络搜寻人力资源信息。组织必须制定适当的安全程序来保护个人数据。例如，不被黑客或外界的人攻击，即便是以前的雇员也应该被有效地保护。
　　关于HRIS的技术革命带着潜在的危险，基于网络的HRIS的现状也不是完全乐观的，这对人力资源专业人士也是一种挑战，人力资源从业者尤其是这些专业人士在企业中应扮演什么样的角色也是一个值得思考的问题。
　　
　　五、结论
　　
　　科技进步与发展正在完善人力资源信息系统HRIS，同时也转变着人力资源的基本职能。人力资源专业人士、管理者与普通员工都在接受着HRIS带来的挑战。人力资源专业人士已经从事务性的、执行性的角色开始逐步转变成为战略性的合伙人，他们已经从基本职能中脱离出来，正在成为企业的决策者。而管理者和普通员工也开始学会逐步利用HRIS快速收集信息、做出决策并互相沟通。简言之，人力资源专业人士、管理者与普通员工在企业中的角色均在某种程度上发生转变，而这种转变要求各自做好充分准备，在未来扮演不同于传统的人力资源从业者角色。
　　
　　参考文献：
　　[1]A.Nankervis，R.Compton and M.Baird，Strategic Human Resource Management，Fourth Edition，Thomson，2002，Chapter 4.
　　[2]A.R.Hendrickson‘Human Resource Information Sys-tems：backbone technology of contemporary Human Resources’ Journal of Labor Research，Summer 2003，24(3)，p381-394.
　　[3]H.G.Gueutal‘The Brave New World of e-HR’ Ad-vances in Human Performance and Cognitive Engineering Re-search，V3，2003，p13-36.
　　[4]J.Koven‘Streamlining benefit processes with employ-ee-service applications：a case study’ Compensation

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