知识共享方式及影响因素分析

知识共享方式及影响因素分析

摘要　知识共享成为企业知识管理、获取持续竞争优势的重要因素。但是，知识共享具有两面性，既可以带来收益，也会产生共享过程中的组织成本和雇员成本。因此，企业正确的知识共享方式的选择决定了知识共享效率的高低和效果的好坏。本文在对知识共享的相关研究进行回顾的基础上，概括了两类知识共享方式。通过对影响企业主导共享方式的几种重要因素的分析，指出企业应选择适宜的主导知识共享方式，并建立支持性和互补性的知识共享机制。
　　关键词　知识共享；共享方式；影响因素
　　
　　企业知识基础理论认为员工的知识是企业价值的第一来源。员工知识共享是组织知识形成的关键，没有它，公司就不能利用其最有价值的资产。通过知识共享，可以创造知识的指数级数增长，提高组织成员正确识别组织环境及快速适应的能力，而组织通过整合员工的互补性知识可以实现知识创新。但是，组织内员工知识共享的方式不同，且不同方式的效率高低和效果好坏对不同的组织来说也不相同。所以，组织应考虑自己的具体环境和特点，选择适宜的知识共享方式。
　　
　　一、知识共享的两类方式及比较分析
　　
　　学者们从不同角度对知识共享进行了描述和界定，包括信息技术角度、沟通学习角度等等。概括而言，信息技术角度的研究主要是建立在信息技术理论的基础上，通过建立知识库，利用知识库进行知识交流和促进知识共享。这种观点实际上是通过知识发送者的主动发送和知识接收者的主动寻找，使得知识从知识源流向接受者的单向传递方式。沟通、学习等角度的研究主要是基于组织行为学、心理学等理论，强调知识共享过程中的知识发出方和接收方的行为互动过程，强调互动行为的动机、机会和能力的研究，本文将这类观点归纳为双方互动的知识共享方式。
　　1、单向式知识共享方式
　　单向式知识共享方式包括基于信息技术的知识库的建立和使用、各种正式的会议、电子方式的信息传递等。通过知识源对知识接收者的知识发送或者接收者的主动获取，实现知识从知识源到接收者的转移过程。在知识共享研究中，很多学者强调信息技术在知识共享过程中的重要作用，形成了单向方式中的知识库主导模式。例如，Watson等(2006)认为，知识转移与共享包括知识的编码化和将现有知识存入知识库或数据库，以便能够被组织中的个人获取或重复使用。Newell(1982)等认为：知识共享是将个人所拥有的信息或知识传播给其他人，使对方也拥有相同的信息或知识，人们可以通过建立知识库，在计算机的知识库中利用特定的数据结构来表示知识。可以说，基于信息技术的知识分享，特别强调知识的可编码化、符号化以及知识库的建立，通过将知识编码、符号化等方法将知识存储在计算机的知识库中。单向方式可简单表示为图1。
　　基于信息技术的单向式共享对组织有重要意义。首先，知识库不仅提高了共享行为的效率，为员工的共享行为搭建了平台，而且还可以将知识永久保存，不会因为员工的流失而丢失；其次，基于IT的知识库不仅可以通过知识库、知识词典等形式将知识保留，而且还通过建立虚拟知识团队等实现不同空间的知识共享，通过学习地图的形式提供社会翻译帮助；第三，根据激励理论，基于信息技术的知识库提供激励的保健因素。但是，基于信息技术的知识库的建立并不能解决所有问题：它不能导致必然的知识交换，不能保证共享行为真正发生，因为个体是否产生行为取决于个体的价值观、态度、动机等因素；它只能将编码化、符号化的知识进行转移和共享，对于不能编码的、大量存在且对竞争优势起关键作用的隐性知识的共享问题无法解决；知识库的建立还会带来知识作为“公共物品”出现，从而导致搭便车行为和两难困境问题出现。另外，单向方式下的知识源无法了解接收者对知识的理解情况和使用效果，如果接收者的学习动机不强、学习能力有限。那么，即使知识源提供了大量的高质量的有用知识，也很难达到期望的效果。
　　
　　2、互动式知识共享方式
　　互动式知识共享包括面对面沟通、非正式会议。以及一些促进知识共享的培训等。人们一般从沟通、学习的角度对其进行阐释。Senge(1997)认为，知识共享不仅仅是一方将信息传给另一方，还包含愿意帮助另一方了解信息的内涵并从中学习，进而转化为另一方的信息内容，并发展个体的行动能力。Ipe(2003)认为，个人的知识通过共享、交换、评价与接纳同任务相关的思想、信息与建议，转化为共识性和整合性的知识，知识共享是个体间相互交换他们的(显性和隐性)知识、被他人理解、吸收并联合创造新知识的过程。互动式知识共享更强调意愿、能力和效果。互动的方式可简单表示为图2。 　　可以说，基于双方互动的知识共享体现了共享行为的更多要素和更深刻内涵。共享行为的产生与行为的效果取决于多种因素乃至人们的心理活动过程，互动式共享可以解决分享行为中的许多心理因素及社会影响。例如，互动方式提供了更多的解释和修正机会，员工可以询问同事而获得建议和信息，可以有更多致力于共享行为的机会和环境；互动过程有助于互惠和信任的建立，特别有助于隐性知识的共享；而且，对于许多难以编码和说明的隐性知识，可以通过互动过程中的身教与言传实现知识共享的目的。因此，鼓励成员面对面开会、参与社会活动、反馈、指导可以导致更有效的知识共享。非正式会议如面对面交谈、工作后的社会活动，被认为是丰富的沟通媒介，可以给组织成员提供跨越组织边界的机会，建立成员间的社会网络关系。大量网络研究的成果证明了社会网络关系对知识共享机会、动机和能力的影响，尤其提高异质性组织成员转移复杂知识的能力。但是，互动式知识共享对组织和共享双方提出了更高要求，例如个体必须有足够的时间和意愿、组织有保证避免机会主义行为产生的环境等。
　　
　　二、影响知识共享方式选择的因素分析
　　
　　不同企业的技术、组织结构、知识特点等诸多因素的不同，决定了企业应该选择其主导的知识共享方式，而不是追求时髦或流行的方式。主导方式的选择一方面可以降低企业内部知识共享的成本，另一方面可以实现恰当环境下更好的共享效果。
　　1、企业技术知识的特点
　　知识可以有多种不同的分类方式，比如将之分为个体知识、组织知识、社会知识、内部知识和外部知识、技术知识、系统知识、战略知识、隐性知识和显性知识，等等。鉴于知识共享的重要性，实践和理论中对显性知识和隐性知识的划分给予了较多的重视。显性知识是指能够编码，可用文字、语言表达的知识，他们便于交流和分享；隐性知识则是难以编码化、难以观察、难以模仿的知识，尤其是嵌入性知识，如组织文化、氛围、行为路径、行为方式等，很难用语言表达出来，也不易觉察。隐性知识相对于显性知识来说，共享和转化变得更为困难。但是，隐性知识对于组织竞争优势的获得却非常重要。Philip(2001)认为隐性知识的重要性在于其包含了对问题出现及问题探求的许多感知与直觉，包含许多丰富的判断和探索。如果能够激发这种知识，并通过某种机制使之在不同的主体之间更好地流动、传递与共享，那么隐性知识就能指导问题的解决，继而转化为显性知识或者形成创新的知识。所以，组织选择知识分享方式，必须考虑分享知识的特点。不同企业的生产性质不同，导致使用的技术不同，因此，技术知识的性质不同。伍德沃德从任务的多变性和问题的可分析性两个方面，将企业使用的技术分为常规技术、工程技术、工艺技术和非常规技术。对于常规技术，由于任务比较确定，问题的可分析性强。因此，技术知识的可编码程度高，容易文字化和格式化，利用知识库便可以进行大量的技术知识分享。但是，对于工艺技术和非常规技术，技术知识的可编码程度差、难以用语言文字表达。因此，互动式的知识共享方式更为有效。
　　2、接收者的学习定位
　　知识共享过程包括知识发出者、接收者、所处的环境等要素。Gray等(2004)将知识的接收者分成学习倾向型和绩效倾向型两类。学习倾向型接收者相信他们的能力可以提高，更愿意将注意力指向学习行为，在障碍和阻力面前保持较高的自我效能评价。他们更愿意为了提高自己的知识、技能、能力，与同事进行协商，致力于对知识源的搜寻行为和主动学习行为。而绩效倾向型接收者认为他们的能力不可能改变，对于知识搜寻行为缺乏动力，不愿意主动搜寻知识和学习知识。因此，对于前者，不论哪种类型知识共享方式都是有效的，知识的接收者都会主动学习，而且随着学习行为的不断增加，学习能力和效果也在不断提高。但对于后者，个体的事先自我定位导致了他们缺乏学习和主动寻找知识的内在动机，以至于难以产生学习行为。根据计划行为理论(TPB)，个体的行为动机和行为产生受外界环境刺激的影响，在外界环境的正向刺激下，行为的动机会产生并会增强。所以，如果构建能够刺激绩效型接收者动机产生的外部环境，提供更多的学习机会，使他们认识到通过学习不仅可以提高绩效，而且通过学习实现绩效后组织还可以满足他们的需要，那么绩效倾向型的知识接收者会产生搜寻知识和主动学习的动机和行为。而互动式的面对面的接触直接影响接收方的意向和动机，减少他们的行为成本，提高他们对行为结果的预期，从而达到刺激动机和行为产生的目的。
　　3、组织结构形式
　　组织结构是重要的影响个体沟通方式的组织因素，结构代表了组织历史的角色模式，反映和储存了组织对于环境感知的知识，影响沟通过程，与解决问题的行为密切相关。影响组织结构形式选择的因素很多，包括组织使用的技术、组织规模、组织环境、组织战略等。在这众多的因素作用下，组织选择了某种结构形式后，其知识分享的方式可以说是已经确定。扁平式结构由于减少了中间管理层次，使得上下级之间的沟通机会增加，面对面的交流沟通成为可能，参与管理成为现实。所以，扁平式结构中的上下级之间的知识分享，或互动式的知识分享方式成本低、效果好。但是，对于高耸式的组织结构形式，组织内部管理层次增加，上下级之间的直接沟通变得相对困难，而且过长的沟通渠道不仅浪费时间，还造成信息的失真与变异。因此，在这种情况下，知识库的建设和其他单向沟通方式，比如正式的开会、电视会议等变得非常重要。Walton(1985)将组织分为控制基础导向型和承诺基础导向型。控制基础导向的组织在组织的管理和架构方面专注于控制，组织任务设计倾向于书面化、细分化，正式的规则和明确的指挥系统，通过正式渠道进行内部协调，决策权和资源配置权集中在高层，所以其知识的可编码化程度高，通过知识库等单向方式进行知识分享的可行性非常大。而承诺基础型则专注于创造员工承诺的文化，鼓励创新，任务设计倾向于组织化，比如团队式工作设计，管理人员的职能在于协调而不是命令，所以，该种组织形式中互动的效果更好，更适合隐性知识和复杂知识的共享。
　　4、组织所处的生命周期阶段
　　每一个组织都会经过形成、成长、成熟和衰退几个阶段，不同的是有的组织在某个阶段经历的时间长，有的组织经历的时间短而已。组织处在不同的生命周期阶段，其目标、资源和市场的稳定程度不同。在组织的形成期和成长期，组织的目标、资源和市场是不稳定的，组织无法设计稳定的组织制度和组织规范，组织需要成员的创新与合作行为，以便应对不稳定的环境状态，需要成员间的及时互动，解决不稳定状态下的突发问题，互动成为重要的组织成员行为。因此，在组织的形成期和成长期，知识共享应以互动式为主。组织应当创造利于互动共享的内外环境，以促进组织内部的知识流动和组织与外部的知识流动。但是，当组织发展到成熟阶段，组织的内外环境相对稳定，组织的生产、管理等使用的技术基本成熟，许多技术性知识和制度性知识的编码化、文字化水平相对提高，组织需要将对未来发展有用的各种知识保留下来，因此，知识库的建立非常重要。De Long等(2000)认为，传统的企业可能依赖已经设计的正式的沟通过程和会议将大家集合在一起，而创新型企业则期望经常的、非计划好的、非结构化的成员关系。在这些组织中，对正式和非正式互动的价值认可不同，所以，导致不同模式的知识共享和知识创新。
　　5、组织文化的影响
　　组织文化是组织在长期的历史发展过程中建立起来的特有价值观念、组织信念、制度规范和行为方式。组织文化具有刚性，价值观念具有一元性，对于已经形成的精神文化、物质文化或制度文化进行变革，往往存在非常大的阻力。不同文化决定了组织内部员工对物质奖励和精神荣誉的认识不同。有的组织特别注重荣誉、地位，而有的组织特别注重物质奖励。基于人性理论和社会交换理论，知识的发出者并不是纯粹的经济人，交换过程中更注重长期的互惠，不仅考虑物质所得，更注重未来的荣誉和非金钱的获得。长期互惠需要建立在成员之间、成员与组织之间信任的基础上。所以，基于这种假设和组织环境下的知识共享，应以互动式为主，因为互动方式下，知识的发出者可以直接感知到接收者对他们的尊重和敬仰，利于双方信任关系的建立。如果组织是注重物质报酬的文化氛围，以物质作为最重要的奖励形式，那么单向式的知识共享方式更为有效。因为在单向模式下，知识共享行为特别容易模式化、结构化，行为特别容易量化，并且可以根据量化的结果对知识发出者进行奖励，因此，个体更容易感知到共享行为带来的收益。尤其是在知识库环境下，收益可以更加显性化和正式化，更容易刺激员工的知识共享动机和行为。
　　
　　三、构建以主导方式为主的互补性知识共享机制
　　
　　本文根据文献研究视角的不同，对知识共享方式作了大致的类型划分。实际上，上述两类方式是互相支持而不是绝对分离的。信息技术的建立和有效使用，需要相应的制度以及融洽的组织文化、组织气氛和社会关系给予支持。否则，难以保证知识贡献者的知识共享行为和知识接收者的知识接收意愿。融洽的文化和气氛可以促进组织内建立有效的社会关系。有效的社会关系可以促进组织和成员学习，帮助成员了解别人所知并何时求助于他们，双方致力于解决问题而不是单纯，提高知识共享的动机、机会和能力。当然，互动共享的行为频率和行为效率，也需要较高效率的信息平台的支持。这一平台不仅缩短了知识共享行为的时间及空间距离，还可以防止知识共享动机的减弱。所以，对于组织来说，这两种类型的知识共享方式都非常重要。但是，鉴于共享过程所产生的组织成本和雇员成本，组织必须根据自己的实际情况考虑主导共享方式的建立，然后考虑对主导方式建立互补和促进的次要共享方式和补充机制，从而保证知识共享效率更高、效果更好。
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