论历史联系与档案的形态

论历史联系与档案的形态

摘 要：本文论述了档案是由档案内的文件、案卷、全宗、全宗群这些具体的形态构成的，具有层次性和结构性。重点阐述了档案的不同形态与历史联系结构的一一对应关系，
　　关键词：档案 历史联系形态
　　
　　1　历史联系
　　
　　1．1　档案历史联系的记录
　　在二元档案实践体系下，档案是由“文件实体集合”与“档案历史联系的记录”两种物质实体构成的。二者其一以单独形式存在时是不能构成档案的。只有在这两种物质实体有机结合和相互依存的状态下，档案才能形成。“文件实体集合”是一种看得见、摸得着的物质，这是毋庸置疑的。同样，“档案历史联系的记录”也必须转化为物质性存在——记录性文件，同时与“文件实体集合”相配合，才能显示出其存在的意义。
　　在这两种物质的比较中，对于档案工作而言，历史联系的记录是更为本质的物质。因为档案物质实体的构成成分之一——文件实体，在其转化为档案之前就已经存在，是文件管理阶段的产物。档案部门是在文件进入档案管理阶段后才介入，对文件实体进行处理。但是这种处理旨在将隐含在文件内容之中、客观存在的文件之间的历史关系加以抽象、固化、显现为历史联系，并创建具有记录历史功能的历史联系的记录。可档案工作并不涉及对文件内容本身的变更。如果仅靠文件材料就能独立、完整地记录历史，档案工作就失去了其存在的意义。我们应该明确，文件本身不能记录历史联系，档案历史联系的记录是档案人员工作物化的结果，档案一旦失去了历史联系的记录，就等于割断了历史的链条，呈现在我们面前的就只是一堆杂乱无章的文件材料，人类社会记忆的延续将无从谈起。
　　
　　1．2　文件与社会实践活动之间的对应关系、文件之间的历史关系、档案的历史联系以及档案历史联系的记录四者之间的关系
　　同一项社会实践活动，可以被看作一个完整的系统，是由若干相互联系、相互作用的事件组成的具有特定功能和运动规律的整体。系统的整体性决定了社会实践活动的每一个环节之间必然具有千丝万缕的联系，那么作为社会实践活动过程与内容记录的文件之间也必定承载着与形成它的那项社会实践活动一脉相承而又一一对应的关系。但是单份文件却不具有系统性，只能记录和反映孤立的事件和局部的片段，只有在反映该项社会活动原貌的文件整体中才能显示其价值。因为，文件“都是活动的产物，它的意义在很大程度上要依它与活动过程的关系而定。”可见，档案之所以成为档案，是由于它载运了单份文件不具有的、与社会实践活动的整体过程和发展脉络相对应的、自然形成的内在联系。其实，档案历史联系的记录所承担的功能就是将文件按照其内在联系串联成历史，记录一个历史事件的全过程。正如怀特所说，“档案的实质在于：它不仅记录了成就，而且记录了获得成就的过程。”
　　在档案实践中，文件实体整理与档案历史联系的记录是完全分离开的两个实践体系。“档案的历史联系”是对文件之间客观历史关系的反映，文件之间的历史关系根源于文件与产生这些文件的社会实践之间的内在联系。档案历史联系的记录是对档案历史联系固化的结果。但档案学家不可能进入客观的历史事实，因为档案的历史联系是对文件之间历史关系的一种抽象认识和主观再现，是对历史原貌的无限逼近，而不是绝对还原。所以，档案学家在重构历史信息体系的过程中，应当发现其所构建历史的内在逻辑。所谓历史逻辑就是指档案的历史联系，由来源联系、事由联系和时间联系组成。那么，历史联系的记录是如何体现历史逻辑的呢?
　　
　　2　档案的形态
　　
　　从理论上讲，档案历史联系的记录是一个抽象的概念，并非对应单一的物质实体。而在实践中，档案是有多种形态的，由档案内的文件、案卷、全宗、全宗群构成，具有层次性和结构性。可以说，这些具体的档案实体形态是档案历史联系记录的外在表现形式，与历史联系的结构一一对应。
　　
　　2．1 案卷层次
　　案卷是档案管理中一个重要的概念，它既是档案的最小保管单位，也是档案数量统计和一般检索的基本单位之一。《简明档案学词典》是这样定义它的：“案卷是把处理一件事情或属于一个问题、一项活动的文件组合在一个卷夹或卷皮中的有机文件单元。”可见，卷内文件的相互关联性，是案卷概念产生和存在的真正内涵和意义。当然，这个定义是对案卷内涵的准确描述，不过是站在档案工作的角度上诠释它的。果我们侧重于案卷在历史联系中所起的作用对其进行定义，就可以更加洞穿其本质。简而言之，案卷就是对同一具体事由的文件按其形成过程排列而产生的具有密切联系的文件组合体。
　　当然，这里的事由指的是一件具体的事，一个具体的问题，一项具体的活动，一项具体的工作等。它是一个具体的概念，囊括的都是单项的事情，具有相对独立性。从记录历史的角度分析，事件是构成历史的最基本的元素，不可拆分。从档案记录历史的角度讲，档案的最小元素是案卷。文件转化为案卷必须也只有通过事由，才能完成对事件的记录。因为，同一事由必然赋予在该事件发展过程中形成的文件以最紧密的联系，这种联系是自然形成的、客观的、反映事物本质的。那么来源于同一事由的文件就自然地构成了一个有机整体，具有天然的历史联系，不可分割。在档案的整理过程中，只有将同一事由形成的文件排列在一起，再按照事由内的发展过程组成案卷，才能对该事件的过程及内容完整地进行记录，反映出文件在形成时的客观规律和有机联系：才能比较具体地反映该事件的来龙去脉，最大限度地恢复历史原貌。这种“一事一卷”的立卷原则要求文书立卷时必须完整保存文件实体，并最大限度地保持同一具体事由过程下文件的历史关系。它可操作性强。没有太多的灵活性，克服了以往组卷时需要考虑文件的六个特征带来的不便，也更符合文件形成的客观规律，便于保管和利用。 　　我们说，案卷具有便于保管和利用的功能，这是顺理成章的。然而，其更为本质的作用在于使档案之间的历史联系在微观层次得以保持。正如何嘉荪教授指出的：“立卷在文件和档案管理中还有另外一个极端重要、却又易于受到忽视的功能——它是使文件之间的有机联系在微观层次也能得到保持的有效手段(只要我们能够坚持一件事情形成的文件，基本上组织在一个案卷中)”。因为一项具体的事务往往需多份文件来完成，我们只有把同一项具体事物过程中产生的文件联系在一起，才能真实完整地反映该具体事件的历史原貌。
　　诚然，近年来随着电子文件的大量涌现，档案界出现了电子文件是否仍需立卷的学术争论，甚至提出了取消立卷的设想。有
本文原文人提出：“在电子文件从文书转化为档案的过程中，人们无需费心去分类、组合、检索，可以尽情地表现文件之间在来源、内容、时间、形式等方面的历史联系，……”不可否认，纸质文件时代的传统案卷原有的保管功能和一般信息检索功能，对于计算机而言可谓是驾轻就熟，已被电子文件时代强大的信息管理功能所替代。但是，由于计算机无法模拟人脑的逻辑思维能力，它无法自动判断隐含在文件材料字里行间的历史联系。只要档案记录和体现历史联系的本质属性没有变，无论其载体形式几经变迁，案卷保持文件形成过程和文件间历史联系的作用就无可替代。“取消案卷的概念，使同一件事情的若干份文件相分离，指望用主题词、文件标题或没有案卷号的所谓档号(全宗号、类号、年号和件号)等，来反映、表现文件之间的互有联系，是有许多难以想象的困难的。”因此，案卷在电子文件时代仍然应该保留，而且更加重要，因为电子文件的特点要求档案工作者更多地关注文件背后的形成过程和历史联系。
　　
　　2．2 全宗层次
　　全宗的概念是由法国第一次提出的。按照法国尊重全宗的原则，来源于一个团体，一个机关，一个家庭或一个人的所有文件的集合体就称为全宗。荷兰档案学家缪勒、斐斯和福罗英合著的《档案整理编目手册》中定义全宗为“一个档案全宗是下列各种文件的整体，这些文件便是一个行政单位或它的一个行政人员所正式受理或产生的，并经指定由该单位或该行政人员保管的书写文件、图片和印刷品。”在苏联早期档案学中，全宗的概念是“在机关或个人的活动过程中有机形成的档案材料的总和，称为机关或个人的档案全宗。”我国传统经典档案学理论将全宗定义为：“全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机体。
　　通过对不同国家、不同时期全宗的定义进行分析对比后，我们不难发现，尽管具体的表述方式和侧重点不尽相同，但所有定义中都存在着一类相似的概念，如团体、机关、个人、家庭、行政单位等等。“这些形形色色的具体概念在档案学中，被抽象表达为全宗构成者。在档案实践中，全宗构成者的具体形式决不仅限于所罗列的这几种具体形式。”
　　如果说在传统纸质文件时代还确实存在着众多全宗构成者的具体形式，只是我们难以一一列举，那么进入电子文件时代，由于电子文件形成的方式和特点与纸质文件有很大区别，使得传统的实体来源概念受到了挑战，单一来源的概念发生了变化。这就要求我们档案工作者认识全宗时不能在全宗构成者具体表现形式的取舍间徘徊。而应扩大视野，将全宗置于其记录与反映的档案历史联系的大背景下，对众多的表现形式进行概括和逻辑加工，抽象出各档案有机群体共同的本质特征，使用抽象的词汇来阐述更为深刻的客观规律。笔者认为，我们不妨将全宗定义为：同一来源及其机构在社会实践活动中形成的档案有机体。首先，全宗是一个有机整体。不容分割。其次，全宗是在一定的历史活动中形成的，是历史的记录。第三，全宗是同一来源及其机构形成文件的集合体，这是对来源要素的高度概括，对来源原则的充分尊重，
　　档案作为社会实践活动中直接形成的产物，在产生和运转过程中会形成多方面的历史联系，包括来源联系、事由联系、时间联系，其中，文件之间的来源联系是首要联系，也是最根本的联系。只有首先保持档案的来源联系，将产生于同一来源及其机构的文件集中到一起，使它们和其他来源的文件分开，才能保持同一来源形成的文件之间的本质有机联系，全面深刻地反映形成者的活动原貌。实践也证明，档案馆馆藏来源众多，只有将同一来源的档案组成一个全宗，才能将档案与其特定形成者一一对应起来，档案所记录和反映的其来源主体的历史活动全貌才能得以维护。因此，将案卷组合成全宗的过程也就是区分社会实践活动中的不同来源主体的过程。事实上，全宗无非是一群产生于同一来源及其机构的文件，它们最大的特点是相互之间联系紧密，而与其他来源及机构产生的文件联系较为疏松。不同来源及其机构的社会活动过程相对分离，所以产生的文件可以相互分开，各自构成全宗。
　　
　　2．3　全宗群层次
　　全宗群是具有某种历史联系的若干全宗的群体。在一定的时间、地点和条件下进行的社会实践活动，不可能是完全孤立存在的，不同机构、不同事件之间是互有联系的。这种联系必然会反映在其形成的档案之中，使得某些全宗之间具有某种历史联系。这样就形成了全宗群。全宗群是在全宗理论的基础上，进一步解决全宗之间的相互关系的一种科学区分尽管它不是馆藏档案整理的实体单位，却是在实际上起指导和组织馆藏的一种思想原则。这要求我们在整理和管理档案时，不仅要维护全宗的完整性，还应维护全宗之间的历史联系。
　　历史联系在全宗群层次所表现出来的是一种最宏观的联系。这种宏观联系同样表现为三种形式，具体表现就是全宗群里面的来源全宗、事由全宗和年代全宗。这种宏观联系也就在这种不同的全宗与全宗之间的组合中展现出来。
　　具体来讲，记录同一年代内发生事件的全宗组合体就是年代全宗，例如大事记。年代全宗易于理解，就是按照时间顺序简要地记载同一年代内发生的重大事件，揭示重要事件和活动的发生、发展过程以及它们彼此之间的联系，提供某些事件的历史梗概，便于人们研究史实的演变及其规律性。
　　按照不同来源之间的关系组织的若干全宗的集合体就是来源全宗，例如“党政机关全宗群”、“天津市高教系统全宗群”。反映不同事由内在联系的全宗的群体组成事由全宗，例如“防治非典工作全宗群”。由于社会实践活动本身的复杂性，导致不同来源以及不同事由之间不可能是完全分离、泾渭分明的，不同机构、职能之间互相渗透、互相交叉、互相影响的现状也是不言自明的。在这种情况下，孤立的保持各个全宗内部的有机联系是不足以维系档案在宏观形态上的历史联系的，也是不足以记录社会实践活动在大范围内的历史面貌的。将不同来源和不同事由的全宗按其有机联系分别组成全宗群，是档案馆内档案分类的高层次，以许多全宗为基础，能够反映全宗之间多维和立体的联系。
　　可见，全宗群并非一个单一物质形态的概念，是由来源全宗、事由全宗、年代全宗这三种不同的具体形态构成的，与历史联系中不同表现形式的不同层次一一对应。如果说案卷的作用在于使档案的历史联系在微观层次得以保持的话，那么全宗群则具有维护相同类型全宗的不可分散性，保持档案在更大范围——宏观层次的历史联系的作用。

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