学校重大活动档案治理工作浅谈

学校重大活动档案治理工作浅谈

2004年，省档案局将重大活动档案治理工作纳进年度考核范围，说明重大活动档案的收集与治理工作已经越来越引起有关部分的重视。如何做好重大活动档案治理工作，是档案治理工作职员面临的一个重要课题。作为学校档案治理职员，做好重大活动档案的收集与治理工作，是适应学校教育改革和发展的需要，也是学校常规治理的重要内容。?
　　
　　一、学校重大活动档案包括的内容?
　　
　　通常我们所说的学校重大活动档案，是指以学校党委或学校行政名义，责成承办处室组织或举办的在全校具有较大影响或创新举措的党建、教学、科研、外事交流及各项治理活动中直接形成的、具有保存价值的纸质、光盘、声像、实物等多种载体、多种形式的历史记录。主要包括：?
　　1?国家、省、市级主要领导人以及着名人士到校视察、调研工作中形成的资料；?
　　2?学校举办的重大政治、科技、教学科研、文化体育等活动形成的资料；?
　　3?学校举办的重大庆典和纪念活动中形成的资料；?
　　4?涉及全校的重大专项工作，在申报、评估、验收中形成的资料；?
　　5?处置重大事件和解决重大纠纷中形成的资料；?
　　6?学校与其他单位或组织开展的重要的外事交流活动形成的资料；?
　　7?在其他有重大影响的活动中形成的资料。?
　　
　　二、存在的题目?
　　
　　在学校重大活动档案收集整理的过程中，由于制度不健全、责任不落实、思想上不重视等原因，导致有些重大活动资料存放、散失在各部分或个人手中，不能及时回档和有效保护，给档案利用工作造成了很大困难。主要存在以下几方面题目：?
　　1?治理制度不健全，治理网络不畅通?
　　对学校重大活动档案的回档范围、收集、治理、保存、利用等各个工作环节还没有一套完整的规章制度可遵循，各部分资料治理职员职责不够明确，出现多方形成档案多方均不在意，多方都管或多方都不管的现象，致使重大活动档案收集不及时、不完整、不系统，影响了重大活动档案治理的质量。?
　　2?思想不够重视，熟悉上有偏差?
　　加强重大活动档案治理工作，固然档案治理职员思想上高度重视，但相关部分负责人对档案治理工作缺乏应有的熟悉，以为承办重大活动是大事，档案工作是小事，可抓可不抓。也有的部分负责人以为承办重大活动是自己分内的事，只要把自己的工作做好就行了，档案工作和自己没多大关系。还有的部分工作职员以为自己平时手头工作较多，事务繁杂，加之重大活动涉及多个部分，多道环节，自己精力不足，工作力度不够，经常畏难嫌烦。更有甚者以为重大活动是自己一手安排、一手组织的，是自己部分的劳动成果，将重大活动档案资料据为己有，出现拒不上交现象。由于这些片面的熟悉在起作用，给重大活动档案的征集工作带来一定的难度，使得学校重大活动档案治理工作不能正常开展。?
　　3?档案部分对重大活动参与力度不到位?
　　学校档案部分一般不能从重大活动一开始就参与，往往从后期才参与，导致档案部分不熟悉重大活动的整个过程，不能及时把握相关资料，做不到心中有数。同时，档案部分不能对重大活动档案治理工作进行有效的监视、检查与指导，致使重大活动档案的完整、正确、系统与安全难以得到有效保证。?
　　
　　三、解决的措施?
　　
　　针对学校重大活动档案治理存在的题目，我以为可以从以下几方面进手，做好重大活动档案的治理工作。?
　　1?加强组织领导，完善治理制度。重大活动档案存在着涉及部分多、职员广、载体形式多样、时间跨度大等特点。档案部分应根据重大活动自身特点制定出符合学校实际的治理制度。?
　　(1)制定《重大活动档案治理办法》，从重大活动档案的收集、整理、回档、保管、利用等各个方面加以规定，做到有章可循，有规可依。?
　　(2)建立完善的档案治理网络，各部分确定兼职档案职员，及时做好重大活动档案的收集、整理和保管工作，确保档案的齐全完整与安全。活动结束后要及时移交给档案部分，任何部分和个人不得拒尽回档或留为己用。?
　　(3)积极争取校领导召开档案工作会议，制定重大活动档案工作计划，明确重大活动收集范围、回档时限、承办处室及相关职员工作职责。这样，既可从根本上解决制约重大活动档案收集工作中存在的题目，又可增强相关职员的档案意识。?
　　2?积极参与活动，变被动为主动。?
　　(1)要做好重大活动档案治理工作，一定要提前参与。在每次重大活动举办之前，档案工作职员就向重大活动的主办和承办职员发信息表和登记表，以便及时把握情况。并向档案资料收集职员明确收集的范围和内容，既对整个重大活动的档案工作进行指导，又提醒参与部分在思想上引起重视，在行动上赋予实施。?
　　(2)做好重大活动档案治理工作，一定要积极参与。档案工作往往被以为是事后工作，实在不然。要做好重大活动档案治理工作，档案工作职员不仅必须积极地参与到活动中往，了解活动的内容，把握活动的全过程，而且对收集计划必须做提前安排，对收集内容做提前猜测，才能做到收集及时、回档完整。?
　　(3)做好重大活动档案治理工作，一定要即时回档。重大活动档案资料涉及部分多，参与职员多，活动形成资料多，形式多样，假如像其他档案一样按时移交，势必存在档案资料收集不全、无连贯性、甚至丢失等现象，因此重大活动档案应做到即时回档。重大活动档案资料要实行三套制，一套保存本部分，另外两套移交档案室，分别用于封存和提供利用，同时应留意电子文档及音像资料底片的收集。?
　　(4)做好重大活动档案治理工作，一定要及时监视。在每次活动即将结束之前，档案工作职员要对重大活动档案工作的总体情况进行摸底调查，及时将有关情况向领导报告，将题目及时反馈给有关处室，要求他们进行整改。同时督促各承办处室的档案资料收集职员及时将档案资料移交档案室，有效的避免档案资料的散失。?
　　(5)做好重大活动档案治理工作，一定要留意后续资料的收集。对于学校举行的有一定影响的重大活动，上级主管部分与当地新闻媒体一般会有与活动相关的反馈或报道，应加强与上级部分与新闻媒体的沟通与协调，及时将反映重大活动的相关报道及反馈资料收集回档。这样更能反映重大活动所产生的社会效益。?
　　3?及时开发利用，变档案为资源。?
　　开发利用重大活动档案的价值，是开展重大活动档案治理工作的主要目的之一，也是档案工作职员开展此项工作取得成效的主要表现形式之一。如何开发利用，我们在此项工作中也作了一些尝试，将上一年度的学校科技艺术月活动资料、体育节活动资料、教职工代表大会会议资料等学校重大活动资料编制成册，为迎接上级部分检查及各处室利用创造了更为便捷的条件，提供了更为详尽、真实的活动资料，受到了上级检查部分及学校领导的一致好评。同时进一步创造条件开展系列活动，利用校园网开展重大活动图片展览，使重大活动档案的开发利用更加生动实在和富有成效。?
　　实践证实，做好重大活动档案治理工作，不仅能够及时、系统、完整的收集档案资料，而且为学校各项工作的开展提供了更加正确、便捷的信息支持。使档案工作更加贴近学校的中心工作，进步了档案工作的地位，加深了领导对档案工作的印象，加强了对档案工作的重视，从而使档案工作的作用得到充分发挥，学校档案建设水平得到
　　进一步进步。
　　
　　?［参?考?文?献］?
　　［1］徐佳：《对改进重大活动档案工作的几点思考》，《山东档案》2005年第6期。?
　　［2］卞峰煜、谢冰：《探索规范重大活动档案工作之路》，《浙江档案》2002年第2期。?
　　［3］陈子平：《重大活动档案征集工作初探》，《山东档案》2005年第5期。

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