事业单位加强物资采购合同管理的方法探讨

事业单位加强物资采购合同管理的方法探讨

　　摘要：在社会主义市场经济背景下，加强物资采购合同管理成为了事业单位财会工作重要内容，事业单位必须通过完善合同管理工作，进一步规范物资采购行为，提高科学管理的水平。
　　关键词：事业单位；物资采购；合同管理；方法
　　
　　随着社会主义市场经济体系的逐步完善，事业单位的物资供应环境市场化的倾向十分明显，但其经济合同管理的手段相对落后，尤其是对各种数据的处理上手工操作还占较大比例，这在瞬息万变的市场经济条件下很难适应。为此，探讨物资采购合同管理的方法，对于改进事业单位的财会工作迫在眉睫，至关重要。
　　
　　一　完善物资采购合同管理的框架
　　
　　任何一种管理形式都有其特有的框架和结构，经济合同也不例外，物资采购合同管理框架是以市场经济和物资供应为前提进行的，主要由四部分构成，即思想体系、组织体系、制度体系、效益评价体系。

　　第一．思想体系包含了四个方面的内容：

　　(1)体系的宏观基础即有秩序的市场经济和物资供应管理体制；

　　(2)体系的价值序列为法－理－情；

　　(3)体系的立足点为自律和自卫；

　　(4)体系的理论基础即知识性，包括法律、法规、系统控制、信息论、电脑技术、效益分析；逻辑性，包括目标设立与优化、人才培训、机构制度完善、标准化和实践等，时间性，包括合同的前期管理、中期管理、后期管理等。

　　第二，组织体系的主干是：主体决策——业务制衡——全程控制。一是审批采购计划和订立合同；制订合同管理制度；解决合同签订履行中出现的问题；研究决定对合同管理人员的奖惩等。二是设立专门的合同管理机构，承办经济合同管理的具体任务；三是各业务部门配备一批熟悉业务知识和具有丰富合同管理经验的专(兼)职合同管理人员，负责管理本部门的合同，向上反馈合同管理信息等。

　　第三，制度体系主要包括：

　　(1)合同归口管理制度，即对本单位合同实行由专门合同管理机构全面统一管理合同的制度。

　　(2)合同授权委托制度，对外签订合同一律由其法定代表人进行书面授权委托，授权代理人或复代理人在规定的权限、范围、期限内签订合同。

　　(3)合同审查制度，即规定各有关部门在合同审查中的职责、审查程序、审查内容、审查标准、审查时限，保证合同正确签订履行的制度。

　　(4)市场调研和市场竞价制度，即在合同订立前对合同标的价格、质量和厂家品牌等进行市场调研，了解市场行情、采取招议标订货、批量订货、代理等方式，优选供应厂商，努力追求物资的功能价格比最优化。

　　(5)主体资信调查制度，即在合同订立前对对方的主体资格，履约能力、信誉情况及委托代理人等进行认真考察，并逐一建立起客户档案。资信调查的主要内容有：对方单位是法人还是其他经济组织，是个体工商户还是农村承包经营户；对方单位的地址、规模、性质、主管部门、成立的时间、注册资金数额；通过审查营业执照，看合同标的是否属于对方经营范围，确保有履约能力；企业法人代表人或负责人品性、学识是否优良t委托代理人资格是否真实，合法，手续是否齐全t通过税务部门咨询，看对方近三年经营效益状况，对方所持的营业执照是否在有效期内，是否每年及时参加了年检。

　　(6)文本审查制度，文本审查是签约的实施阶段，其目的是保证合同合法、合理，维护本单位的合法权益，因此在文本审查时要严格把握。文本审查的主要内容有：看合同对方名称是否与合同专用章一致；看合同标的条款是否明确、合法，保证不属于禁止(或限制)流通物；看标的数量是否确定计量单位是否明确，不得含糊不清或模棱两可；看标的质量条款标准及其代号，编码是否正确，保质期限是否明确，看价格或酬金是否有约定，计算方法是否正确，总标的额是否正确，货物履行期限、地点、方式是否有明确约定，结算方式、时间约定是否明确，是否合法，违约责任条款中违约金约定是否合法，如无法律规定，数额是否恰当，是否能有效地制约对方；看纠纷解决方式条款地点、机构选择是否正确、恰当，是否对我方有利，如选择仲裁条款书写是否规范；双方约定条款是否合理、合法和必要。

　　(7)履约检查制度，其目的是通过将履行情况与合同约定相比较，找出两者之间的差距，以便及时采取补救措施。履约检查的主要内容有：看是否按合同约定方法、时间、地点进行了标地物交付；看价款或酬金支付是否严格遵守合同规定，是否有逾期现象；看货物包装是否符合合同要求；如发生违约或纠纷是否追究对方单位的违约责任，纠纷发生后是否按合同约定方式或法律法规方式解决。如需向人民法院起诉或向仲裁机构申请仲裁，是否在有效期内办理起诉或申请仲裁手续。

　　(8)限额审批制度，对于不同类别的物资采购合同在审批会签后，规定限额以上的合同还要分别由主管领导或部门负责人签批，再由合同部门审核盖章后方可生效。

　　第四，效益评价体系包含三个方面的内容：
　　(1)评价的指标体系。
　　(2)效益的评价方法。
　　(3)合同成本的构成。

　　二　实行全面合同管理
　　
　　在研究和建立合同管理模式时，要注意其可操作性，不脱离现状又不停留于现状，从现状向既定的目标过渡。力求现实性与超前性相统一，理论性操作性与实际可操作性相统一，既满足现实应用的要求又为以后的发展留有余地。力求避免停留在浮浅的表面分析、现象罗列和一般化经验总结上，要着力于目标管理和系统论、信息论、控制论等现代理论的运用上，由此可达到以下三个目的：(1)探索一个具有科学性、可行性和阶段性的管理目标；(2)制订一个具有整体性、层次性、协调性和开放性的完整管理体系；(3)确立一个具有动态的，受信息调节而又符合法律规范的控制体系。
　　在事业单位的对外经济合同中，应把所有的物资采购业务纳入合同管理，把主要注意力集中到提高事业单位整体效益上，对反映经济活力契约化水平的各项指标实行全额管理。主要包括以下要求：一是规范使用合同文本。对合同文本使用率、合同签订率、合同签证率、合同限额审批率等主要指标实行全额目标管理均力求达到100％。二是实行合同全过程管理。签订合同前要根据事业单位生产需要提出合同采购计划和签订申请，批准后洽谈、草签合同，再提报上来进行集体审批，签订合同后分解、落实到有关部门组织实施，督促履行，合同履行后办理结算手续；合同发生纠纷后，依法进行处理。三是运行业务合同化机制。事业单位所有的对外业务都要全部签订合同，做到无合同不采购，无合同不验收，做到无合同不结算，无合同不付款。
　　
　　三　完善物资采购合同管理的方法和手段
　　
　　经济合同管理法律意识强而且缜密，除要有一套严密的管理体系外，在管理的方法和手段上也必须系统而严密。只有有了科学严密的管理方法和手段，才能提高管理的工作效率，对可能发生的各种因素做出快速反应，减少失误和漏洞。为加大合同管理力度，实现合同管理真正到位，确定方针目标管理、实行方针目标管理方法，以法律法规为依据，变分散管理为系统的目标管理，变静态管理为动态管理的全过程管理，变经验管理为科学管理，把合同管理的内容和主要指标纳入单位发展规划之中，使整个管理工作做到纵深，责任到岗，任务到人，相互衔接，相互掷调，形成一个动态的管理体系，这个体系是严密的，严密的主要表现在于各个环节全都是按程序办事，环环相扣，这就从根本上改变了人为因素的影响，从而也就为事业单位进行科学管理奠定了基础。

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