医院声像档案的管理与开发利用探讨

医院声像档案的管理与开发利用探讨

　　1 采取积极有效的措施，加强对医院声像档案资料的管理

　　1.1 认真的收集和整理声像档案

　　建立相关声像档案的内在联系，具体规范处理声像档案的收集、分类和整理。对那些声像档案来源较为广泛、集中的医院科室，要注意加强联系和沟通，以便确保声像档案资料来源的可靠性及长期性。可以采用多种不同的方式对声像资料按照不同的标准进行分类：一是可以按年代不同进行分类，分类时要注意保持前后一致性，这样以便日后查阅;二是可以按照档案资料的规范文字进行分类，主要包含人物、背景、时间、地点、原因、摄像共六个要素，这样就能使查阅人在检查相关资料时能够显而易见，提高对档案资料的检查效率，更为全面的了解照片影像里面所反应的全部内容和信息;三是可以按照资料本身所反映的具体内容进行分类，把不同版本的资料分开，同一版本的按归档的时间先后进行具体编号，明确标注编号、标题、录制人姓名、时间、机型号等重要要素。另外还要注意加强档案相关管理部门与医院内部各科室之间的沟通合作，档案管理相关部门要为其提供各种便利和服务，使医院员工也能更好地配合声像档案的相关工作。

　　1.2 规范声像档案的管理制度和方案

　　要对声像档案的制作、收集、分类、归档等全部细节制定比较完善的规章管理制度，声像档案材料的产生、收集、分类、保管等过程要进行严格的质量监管和控制，相关档案的借阅流程也必须规范处理。定期将档案及时归档，定期对档案相关管理人员进行专业的培训，明白资料生成的基本原理、复制所需要的必须环境、声像资料信息的存储、电脑文件格式之间的相互转换，还要掌握一定水平的声像操作技术和声像播放仪器的正确使用。另外对医院其他非本科室的医务人员，也要进行档案学相关知识的专业课培训，增强他们的档案意识，提高工作效率，积极配合档案资料的管理工作。在实际档案管理的过程中也要逐步提高职业修养和素质，提高声像档案管理部门的软实力。

　　1.3 提高档案资料管理的现代化水平

　　可以使用计算机技术实现对声像档案管理的数字化，构建数字化的档案管理模式也是当前档案管理的基本趋势。声像资料都是由磁带、胶片和光盘等特殊的材料制作而成，其保管的周围环境条件也较为苛刻，对资料存放的包装类型、温度、湿度等都有具体要求。比如胶片类必须设立独立包装，固定的环境温度和湿度，要保持干燥，防霉防湿，照片入库前必须严格消毒、除菌;录音和录像磁带则应保存于抗磁盘内，避免碰撞、高温，还要注意防压防潮等，而现在改进的现代化管理模式就有很多的优势;一方面可将原本照片通过电子扫描仪扫描进入计算机保存，这样既保护了照片实物，防止照片丢失、损坏、褪色，也在计算机内形成了电子文档方便保存和日后查看;另一方面，将相关的声音和影像资料，由原来采用的胶片存储方式全部改成现代化数字格式，利用光盘进行存储，更能提高其管理和利用及互联网传播效率。

　　2 声像档案的开发利用

　　最终的档案管理目的是为现实提供服务的，离开了这个目标，其档案管理的意义便也失去了存在价值，只能让其走向灭亡。实际上，从古时候到如今，档案能够被重视，是因其能够为不同时候提供档案服务从而具有了无穷的生命力。进行声像档案的管理开发，可以让其在不同部门发展中能够发挥其应有的作用，在服务围绕医院的中心工作的前提下，声像档案的开发以及利用便确立了明确的发展方向。

　　2.1 行网上音像、相片展览

　　为了查阅方便评价声像档案管理的质量，不只是要看声像档案其保管的环境、手段，还要看其开发利用的程度。如果本单位职员了解馆藏的声像档案很少，不知到其内容时，这便无法谈及其查询以及开发利用了。对于档案的管理者们来说，其有责任给予相关的宣传。如：采用多媒体资料以及数字化图片来建立声像档案的网站，借助各个单位的局域网实施展示以及宣传，使档案宣传的范围得到扩大，增加员工对本院声像档案的关注。

　　2.2 实行声像档案的编排研究，出版相关的专题图片或者画册

　　每个医院，都有一段其自己的发展过程，从开始到发展至今，都聚集着每个员工辛勤的汗水，都包含着令每位员工感到骄傲的历史。从管理者开始，进行院史的专题教育，表现医院的不平凡成长轨迹，提炼出让每位成员为之艰苦奋斗的闪光点，增强员工的爱院情怀，这是永不会过时的。借助于自身的馆藏档案资料，档案管理者也可以配合来开展这方面的专题编研，例如能出版一些院史图片、专家简介以及专科发展的图片等等，可在本单位进行公开展出，这不只是医院的一种宣传工作，也是进行档案工作宣传、展示最佳的手段。

　　2.3 强化部门之间横向合作，进行专题编研，出版相关专题图片

　　因为档案的管理部门处在环境的关系因素，有案管理者久而久之会觉得其档案管理工作的乏味单调，对于如何进行档案的编研工作会感到题材的枯竭，面对于数量巨大的馆藏档案时仍然会感到资料匮乏，难以下笔。实际上，档案其管理部门可打破本部门范围限制，与各个部门开展合作展览专题的编研，并且立足于档案的馆藏资料，把较多数量声像档案进行结合，从其中发掘出新题材，如此为之，声像档案的开发利用难题便可以迎刃而解。

　　2.4 出版相关声像档案的光盘

　　声像档案其利用和保存之间是相互矛盾的，较高的利用会减少声像档案寿命，可能会使声像档案报废丢失。解决好利用和保管之间的矛盾，其实可采用出版声像档案的光盘，将其数字化档案进行分类编辑，然后刻录成光盘，以便于员工之间借阅，减少其宣传的成本，降低重要档案的损害，这是一个相当值得采用的方法。

　　3 结束语

　　医院的声像档案可作为医院前行和发展过程中的重要见证者，它不仅只是记载了历史，更为重要的是可以反馈的信息，给予利用，为院领导相关决策提供依据。我们需要去不断地掌握学习新知识以及新技术，以探求医院中声像档案新的载体方法，让声像档案得到管理，在医院改革发展过程中发挥其作用。总而言之，合理的去开发以及利用声像档案，有效的加强声像档案的管理，为其能够全效的为医院中心管理工作服务，这对于医院的未来有着十分重要的意义。

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