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探讨目前档案管理存在问题及对策
[摘 要]在企业的经营发展过程中,档案管理工作发挥了重要的作用,为企业领导制定经营决策提供了重要的信息依据,为企业中人力资源工作的顺利开展创造了有利的条件。但是现阶段很多的企业没有意识到档案管理工作的重要性,导致档案管理工作效率低下,无法发挥应有的作用,影响到档案管理工作的进一步开展。文章对于档案管理工作中存在的问题进行了分析,然后提出了解决的对策,对档案管理工作功能的开发具有重要的意义。
[关键词]企业;档案管理;对策;问题
档案管理工作是企业经营发展中的重要组成部分,在资料的收集、技术信息的整理以及人事档案管理方面具有重要的作用,是企业规范化运行的基础。在企业日常发展过程中,档案管理部门对于各种技术资料、会议资料、工程设备安装资料以及人事资料等进行收集整理,为企业进行技术创新以及人才管理方面提供了重要的信息。
一、档案管理工作中存在的问题
(1)档案管理意识淡薄
档案管理部门是企业中收藏重要信息的部门,为企业的经营发展提供了重要的信息支持。但是很多的企业没有意识到档案管理工作的重要性,所以没有设立独立的档案管理部门,只是临时抽调其他部门人员对档案资料进行整理,缺乏专业性。对于日常生产中的技术类档案没有及时的收集整理,导致档案工作无法发挥作用。没有完善的档案管理体系,缺乏监督力度。
(2)档案管理手段落后
档案管理工作是一项比较系统的工作,需要专业的管理人员对其进行细致的分工以及整理。在现代信息技术高速发展的时代,很多企业的档案管理工作中还使用传统的纸质档案管理方式,不仅在收集整理方面耗时耗力,并且不利于信息的提取,无法实现信息共享,档案管理工作不透明。在借阅的过程中,容易造成档案资料的丢失,并且长期的翻阅,不利于保存。对于档案的存放没有实行分级制度,普通档案和涉密档案没有分开存放,并且买有采取密封措施,对于重点档案的保护力度不够。
(3)档案管理设施的缺失
企业虽然按照相关的法规政策制定了档案管理制度,但是由于企业领导的不重视,所以在硬件设施方面不够完善。没有档案放置的专用库房、铁质柜,存放地点没有做好防潮、防火、通风措施,档案资料极易损毁和丢失。因为档案资料的收集不完整,导致装订不及时,管理不规范,没有按照标准的工作流程执行,影响到档案管理工作的正常开展。
(4)企业档案管理人员能力的不适应
档案管理工作需要专业人员对其管理,尤其是在现代信息化社会,更需要高水平的技术型人才。但是在很多的企业中,由于对档案管理工作的不重视,所以档案人员的整体水平偏低,学历水平不高,对于专业知识的掌握以及新技术的学习方面能力较差,无法适应现代化档案管理工作的需求。
二、做好企业档案管理工作的对策
(1)健全管理体制,健全规章制度
规章制度要建立健全管理机构和网络,层层配备人员以保证档案管理工作顺利开展,充分发挥制度的指导和规范作用。档案管理人员必须有较强的责任心,每月核对查档次数,并做好有关的保密制度,档案工作人员不得向无关人员泄露档案内容,违反者应视情节轻重予纪律处分。档案规章要采取征编结合的方法,提高查找利用档案的效率,档案已破损和字迹褪色的档案及时修复或复制。
(2)采用信息化管理手段
掌握现代化管理技能,提高综合素质。档案管理信息化是信息社会对档案工作的新要求。信息化管理对档案工作提出了新的要求,提高档案工作的效率和水平,以尽快实现档案信息化管理。档案管理工作者要边学习边操作,注重计算机知识、信息技术的学习和掌握,运用当代科技新成果和管理新手段,学会利用计算机等现代化手段整理档案,则可以收到事半功倍的效果。按文件形成的先后顺序排列打印,减少了手工操作,提高了工作效率,更好地服务于社会。
(3)加强档案的服务信息建设
需要把同类文件材料归档在一个卷内,不断探索档案数字化管理,建好档案信息管理系统,一些有保存价值的档案必须通过让它发挥经济效益。档案收集可以进一步了解企业对档案利用的需求,注重使用者对利用效果的反馈,并把相关的信息进行综合性的分析。充分利用现代信息化技术提供远程服务,实现档案信息资源共享,不断改变以往被动服务的局面,档案管理工作者严格执行国家的保密政策,为企业提供准确、周到的服务。
(4)确保档案管理质量的提高
质量是决定档案规范化、标准化问题的关键,档案拟制格式要规范,行文不要使用不规范日期等。档案字迹要鲜明、清晰,要求排版形式为横写横排,公文幅面尺寸规格要统一,文件制法要左侧装订,达到标准化和规范化管理。使用文种不要滥用不规范的字,完善档案材料收集工作的协调机制,档案要确保内容真实可靠,对档案管理工作者要强化系统意识。
(5)提升管理人员业务素质
举办档案管理员培训,利用先进技术设备,培养提高档案工作者素质。档案管理者要结合自己的岗位工作,加强档案管理业务学习,加强计算机知识、信息技术的学习和掌握,学习资料鉴定和编号和立卷、检索工具的编制等方面知识,注重信息技术的学习。抓好每年归档工作,各类文件、材料完整地按期归档是能否做好档案工作的一个基础。
三、结束语
档案管理是一项系统的工作,对于企业日常生产过程中的各种技术资料、会议资料以及人事资料等进行收集整理,形成重要的信息资源,进而为企业的发展提供重要的信息资源,有利于企业领导作出正确的决策。为了提升档案管理工作的作用,应该加强企业领导的重视,建立完善的档案管理体系,引进专业的管理人员,使用现代化的信息管理手段,提高档案资源的利用率。
参考文献:
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