浅谈论道观档案管理
道观档案管理，就是科学地管理道观档案，为道观管理、教务活动以及道学研究服务。
道观的档案应由道观实行统一管理，以便于利用。维护道观档案的完整与安全，是道观档案管理的基本要求。
道观档案管理的内容和环节，应从目前和长远利用道观档案的需要和方便着眼， 明确目的，赢得各方面的信任、支持和帮助，从而做好管理工作。
道观档案的概念
道观档案是指过去和现在道观和道士在从事道观管理、道教活动和其他社会活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、不同载体的历史记录，基本含义有以下4点：
1. 道观档案是在过去和现在道观道士和信徒从事宗教活动中形成的。也就是说，道观档案来源于一定的基本单位和个人。
2.道观档案是文件材料有条件地转化而来的。其条件是：第一，办理完毕的文件才能作为档案保存，正在承办中的文件不是档案；第二，对日后工作和研究活动有一定的查考价值的文件才有必要作为档案保存；第三，按照一定的规律和归档要求集中保存起来，才能最后成为档案。
3. 道观档案的形式是多种多样的。从表达方式上看，可以归纳为文字、图像、声音；从载体上看，有金石、缣帛、纸张、胶片、磁带、磁盘以及电子文档等。总之，道观档案的形式是丰富多彩且不断地发展变化的。
4. 道观档案是道观、道士活动的真实记录。道观档案真实地记录和反映了道教活动的历史，是当时道教活动的原始记录。
道观档案是一种专门档案。道观中的文物，如神像、雕刻、绘画、法器等，应属于道观档案的范畴，具有文物和档案的双重属性。
道观档案的作用
道观档案的作用主要有以下7点：
1. 道观档案是道教教职人员和道徒们在从事道教活动中形成的历史记录，是道观管理、弘扬道法、道教研究、修习经典、传授教义、培养道教教职人员等道教活动的查考依据。
2. 道观档案是研究各教派的起源、发展、教义、教规及道教的影响，道教与其他文化的联系等方面的第一手资料。
3.道观档案是传承、传播和弘扬中华民族传统文化，研究历史、宗教、民族、民俗的最真实可靠的查考依据。
4. 道观档案可以为党和国家制定宗教政策、依法加强对宗教事务的管理、积极引导宗教与社会主义社会相适应，加强道风建设、构建和谐社会等方面发挥重要作用。
5. 道观档案有利于开发地区旅游文化资源。道教活动与地方民俗密不可分，道观档案记载了这些活动的形成和发展。通过对这些档案的收集、整理，有利于了解当地的社会风俗，使其转化为地区旅游文化资源，创造巨大的社会经济效益。
6. 道观档案对培养爱国爱教、在道教界拥有高深造诣、在社会上和信教群众中具有一定影响的道教界人士具有重要的查考作用。
7. 道观档案有利于解决道教产权纠纷。道观档案具有凭证作用，它是处理道教产权的有力证据。因为历史原因，一些道教活动场所的土地、房屋、文物等被一些单位或个人占据。上世纪90 年代末，这些道教活动场所开始寻找有关部门，索要流失的土地、房屋、文物，从而引发产权纠纷。道观档案在解决这些纠纷时作用巨大，成为收回流失土地、房屋、文物的重要依据。
道观档案管理工作的基本任务
道观档案工作的基本任务主要是：
贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和规定，制定本道观档案管理工作的规章制度，并组织落实。
对本道观各部门形成的各类文件材料整理、立卷、归档工作进行监督和指导。
负责本道观档案的收集、整理、保管、鉴定、统计，对档案实行集中统一管理，确保档案的完整与安全。
编制档案检索工具，积极开展提供利用，充分发挥道观档案在道教管理和道教活动中的重要作用，促进道教事业健康发展。
办理管委会交办的其他有关的档案业务工作。
道观档案材料归档范围
凡是记述和反映本道观及本道观道士在从事道教活动时直接形成的、办理完毕的具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、不同载体的历史记录均应收集归档，具体范围如下：
（一）道观组织与道籍管理类
1.本道观的名称（全称）、地址（市、县、乡、村）、建立时间（公元纪年）、创建人和主要施主、教派、道士人数、占地面积、道观地址迁移等历史沿革和收招道士对象、条件等情况。
2. 本道观组织机构情况。包括内部机构的名称、设立时间、创建人、职能作用、发展演变、内部机构、道士人数、花名册等。
3. 本道观住持、方丈、监院等变更情况。
（二）道士修持制度和道学经典类
1. 本道观道士开展宗教活动情况。包括诵经、学经、讲经、练功等活动中形成的材料。
2. 本道观道士对其他学科的学习情况。包括学习语言文字、历史、医药、天文、工艺、绘画、雕刻、诗词、书法、音乐时形成的文字材料、所用教材（包括自编）、讲稿等。
3. 本道观道士从事著书立说或绘画、雕刻、刻印等各类创作作品原稿、样本、底稿等。
4. 本道观道士对道学、道经和其他学科的考试、考核、晋升以及深造学习，所获学位、职务、职称等情况的文字材料。
5. 本道观创办培训班、道学院形成的文字材料。包括学员基本情况、教学计划、所用教材、讲稿、考核制度和学位晋升制度。
6. 本道观收藏的纸质、木刻、石刻、金属等载体形成的道经和其他学科内容的文献资料。
（ 三） 道教活动与道观管理类
1. 本道观道士在从事道教活动中形成的具有保存价值的文字材料、照片、录音、光盘、画册等。
2. 本道观召开或开展各种传统性和其他大中型道教活动、社会活动形成的各类重要材料。
3.本道观历代高道和其他道士的基本情况。高道基本情况包括：高道大德的姓名、性别、民族、籍贯、生卒年代、入道时间、道号、教职、主要业绩、论著等。其他道士基本情况包括：姓名、性别、民族、籍贯、出生时间、出家前职业、学历、入道时间、道号、教职、论著或其他作品及所受奖励、处罚、还俗、除名等材料。
（四）清规戒律类
1. 该教派道士应遵守的清规戒律以及本道观的规章制度、惩罚与处分制度等。
2. 本道观对违反清规戒律、规章制度的道士的处分决定等材料。
（五）对外活动类
1. 本道观道士在道观内外从事讲经、传法、道学研究、学术交流等活动中形成的各种材料。
2. 本道观道士在国内外宗教团体和其他社会组织中获得学位、嘉奖和授予头衔、学位、印册证件等材料。
3. 本道观道士送往国内外宗教团体、各类学校求学深造、考察研究、参观访问活动中形成的`有保存价值的各类材料。
4. 国内外宗教人士和研究人员来道观学经、参观、交流、考察等活动中形成的具有保存价值的各类材料。
5. 国内外宗教界代表人士、高级官员、专家学者来道观讲经传法、讲话、讲座和调查研究、题词、留影、赠送礼品等。
6.本道观道士参政议政情况。包括本道观道士当选、聘任各级社会职务情况；出席各类会议情况；在各类会议上的讲话、学术报告、演讲、道学研讨等材料。
7. 本道观道士练功的功法拳谱、养生秘诀、治病秘方、药膳配方，以及创办道医馆、药膳馆、养生馆等形成的材料。
8. 本道观的社会交流合作关系情况。包括各教派之间和同一教派之间的交流合作关系；本道观与境内外地区或国家宗教组织之间的交流合作关系等。
（ 六） 道观财产与财务收支类
1.本道观经济情况。包括本道观的设施和贵重法器、各类资产和土地、牲畜等；社会团体、个人布施、赠送、捐赠给本道观的经费和物品账目；本道观各种活动中有关财务收支、分配、结余的各类账目、凭证；本道观固定资产登记账目等。
2. 本道观各类房屋建筑和道教活动场所设施形成的各类材料。包括经文、经堂、照壁、牌楼、神殿、厢房、亭台楼阁以及道士的宿舍等建筑物的修缮、扩建、改建、新建过程中形成的图纸、文字材料和其他文字、图表、声像等材料。
3. 本道观道士援助、捐赠、捐款给单位和个人的财物、资金情况。
（七）实物类
1. 本道观内保存供奉、陈列的神像。
2. 本道观内道教活动用的服饰、钟鼓、铙钹、磬、木鱼、香炉等的名称、等级、数量、制作年代、规格大小、陈放地点、移动修复情况以及其他创作（制作）过程中形成的文字材料和声像、图表等。
3. 本道观保存的壁画、绘画、石碑及石碑拓片、照片等。
（八）综合类
1. 本道观道士学习党和国家有关方针、政策、法律法规活动中形成的具有保存价值的文字材料、照片、录音带、录像带等。
2. 各地道教协会组织召开的各种会议、论坛，举办的法会、培训班和各种道教活动中形成的文件材料以及各种刊物等。
3. 本道观的道观志、传说故事和新闻媒体报道、介绍本观情况的各类材料。
4. 本道观与其他道观、单位、地区或个人之间签订的重要条约、盟约、协议、合同书等。
5. 本道观道士在当地或异地从事慈善救助情况以及活动中形成的文字、音像和其他材料。
道观档案的整理方法
道观档案整理的基本原则应按照道观档案形成的特点和规律，保持道观档案文件材料之间的历史联系，使整理出的道观档案能够反映历史活动的真实面貌，便于保管和利用。具体方法是分门别类。首先，按照年代可分为建国前和建国后两大类。其次，按内容可分为七大类：
1.文书类。按照《文书档案案卷格式》、《机关档案工作业务建设规范》的规定进行整理，案卷排列方法按保管期限-年度-问题的方法排列。
2. 基建类。按照工程项目分别进行整理。应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》有关规定。
3. 财务收支类。可按照《会计档案管理办法》的规定进行整理。案卷排列按年度- 类别法，即将一年的会计档案按照报表- 账簿- 凭证的顺序统一排列，编列顺序号。
4. 财产类。财产分为动产与不动产两种，分别整理、造册。对迎请的各类神像按材质（金、玉、泥塑、木雕等）、贵重程度、迎请先后顺序编号，一座一表，一殿一袋（盒）。表格内填写名称、重量、质量、尺寸、价值、迎请时间、升座开光时间、就座的殿堂名称。道观总平面图、占地面积、自耕园地及政府批文组成一卷，排列在财产类的前面。对道观的殿堂、楼台及其附属物均应造表登记，内容包括：殿堂、楼台的名称、建造时间、建筑面积、建筑单位、附属物。附属物主要指殿内放置的钟、拜坛、焚香炉、功德箱等，按建造先后次序编号后装入档案袋（盒）排列在财产类的后面。
5. 宾客题赠类。宾客题赠字画按照形成的时间顺序排列编号，珍贵的字画可托裱或卷放保存，匾额、殿名、楹联可拍成照片保存。
6. 音像档案类。音像档案可按照录音带、录像带、照片分类整理，分别编号排列。对音像档案应用文字标出摄像或录像的对象、时间、地点、中心内容和责任者。照片档案按照《照片档案管理规范》进行整理。
7. 经书类。道教的经书，历代相传，道教教职人员在传道的时候，会形成一些解释性的材料。由于现存的经书都是经过多年累积，已经装订成册（卷），并且每册（卷）均已有封面和书名，为保存其道教档案的原貌，则不必拆卷整理，只需有序地编目上架保管即可。
道观所形成的档案是中华民族历史文化的重要组成部分，是我国档案信息资源的重要内容，如何搞好道观档案工作，是我国道教界和档案界亟待研究解决的一大新课题。
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