浅谈计算机档案管理

浅谈计算机档案管理

　　在21世纪的今天，计算机技术的快速发展是有目共睹的，毋庸置疑，档案实行计算机管理也是未来很长一段时间我国档案管理发展的必然趋势。实践经验证明，部分单位和企业有效地将档案管理与计算机技术结合起来，大大地提高了他们在档案管理工作中的效率，不仅方便快捷，而且节省了相当一部分的人力、物力和财力。但是，在不同单位、不同管理模式或者其它因素的影响下，计算机档案管理的效果也有所不同，现在最重要的是找出其中的一些不足之处，并加以改进。

　　1 计算机档案管理的重要作用

　　我国为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，特别制定了《中华人民共和国档案法》，它逐步成为我们开展档案管理工作的最高法则。其中，在第三章“档案的管理”第十三条中明确指出：采用先进技术，实现档案管理的现代化。这表明新时期国家在制定档案管理法律法规时也十分注重先进科学技术的运用。近年来，随着计算机技术的普遍应用、办公自动化的广泛普及，各机关、团体、企事业单位和其他组织的档案机构在自身的档案管理工作中也开始纷纷向计算机技术借力，通过计算机技术的应用，建立起专门的电子信息档案管理系统，有效地提高了档案管理的效率，为强化自身的管理作出了重要贡献。

　　2 现今计算机档案管理中的不足

　　2.1 电子档案的真实性与安全性受到威胁

　　不难发现，在日常档案管理过程中我们常常保存的电子档案其准确性并不高，特别是一些复杂数据或图形往往是经过扫描处理的，很难把握其内容的原貌，有的甚至会由于病毒等的侵害导致失去其原始性。所以，很难像纸质文件那样准确，这直接影响到电子文件的真实性与安全性。

　　2.2 各种档案管理软件的通用性不强

　　我们知道，现在的软件市场上专门的计算机档案管理软件数不胜数，除了一些档案部门自行研发、供本部门自己使用的系统外，很多企业也购买或开发了多种档案管理软件，因为国家并没有关于应用计算机档案管理系统的统一规定，使得各单位、各部门的档案信息管理系统功能不一，结构形式多样，数据格式兼容性弱，导致各个系统之间的通用性差，为联机检索、数据交换以及资源共享等造成了诸多不便。

　　2.3 缺乏专业的计算机档案管理人才

　　档案管理事实上属于一种特殊管理业务，它与纸质档案的管理不同，需要耐心细致的同时还需要管理人员具有操作计算机系统的能力，尤其是对重要档案信息进行录入的过程中，一旦遇到一些系统故障要能够及时诊断并排除，以免耽误档案的保存。当前，我们很多单位，特别是企业十分缺乏懂计算机的档案管理人才，全都是一些文秘在负责档案管理工作，显然，这不利于计算机档案的有效管理，也将在一定程度上影响其档案管理的整体水平。

　　2.4 在计算机硬件设备方面投入不足

　　随着《档案法》的颁布和实施，我国的各机关、单位及企业开始把档案管理工作提上了日程，但其中并没有要求所有单位都要应用计算机技术开展档案管理工作，加之有的单位由于资金限制或眼光短浅，导致他们不愿意在计算机的硬件设备方面投入过多，导致计算机档案管理根本无法有序实施。

　　3 计算机档案管理的改进建议

　　3.1 实时更新档案管理系统的病毒查杀程序

　　为了确保电子档案的真实性与安全性，我们必须在病毒查杀程序上下功夫，要对该程度进行实时更新。我们知道，互联网就是一个“大染缸”，任何单位一旦将计算机联网，病毒就会无孔不入，给计算机档案管理与保护工作带来了巨大的安全隐患。现今，只有安装较好的病毒查杀程序才能将病毒隔离，保持档案的安全，避免造成巨大的损失。值得注意的是，当今的各种计算机病毒更新频率快、破坏力强，所以必须实时更新病毒查杀程序避免病毒侵袭。

　　3.2 提高计算机档案管理工作的标准化程度

　　档案工作现代化的基础就是标准化。当前，我们要极力解决档案管理系统的通用性问题。在这一问题上，我们可以加强档案部门之间的合作与探究，建立起计算机档案管理方面的合作关系，搭建设备兼容、信息联网、资源共享平台和信息检索平台，真正提高计算机档案管理工作的标准化程度，实现各单位、各部门的信息互通、互用，减少资源浪费的同时也能够逐步推动和实现档案管理的智能化和现代化水平。

　　3.3 广泛吸纳计算机技术专业的高素质人才

　　人才不仅是强国之道，也是增强企业综合实力的重要出路。各单位和企业要在充分认识计算机档案管理工作重要性的基础上，加大对人才的招揽和培养力度，在必要情况下可以进行高素质人才引进。在这些人才引进后还要加强对他们的技能培训，特别是计算机操作技能和档案管理技能的培训，从而提高他们运用现代化技术管理档案的能力，充分利用现代计算机技术开展档案服务工作。实践证明，只有精通计算机操作和档案业务知识的人才能在档案管理现代化进程中发挥积极作用。

　　3.4 加大对计算机硬件及软件设施的投入

　　当前，社会各领域都在广泛应用计算机技术开展档案管理工作，并且取得了不错的效率。因此，现代企业应当摒弃档案管理的传统观念，深刻意识到计算机档案管理的重要性，并加大对计算机硬件和软件的投入力度，逐步配套和建立起能够适应高信息量、快运算速度的计算机档案管理系统，不断跟上社会发展的部分，积极推进计算机档案管理工作的发展和进步。

　　3.5 进一步建立健全计算机档案管理制度

　　现阶段，档案数字化建设正在逐步推进，国家档案管理部门应尽快制定和健全计算机电子档案管理制度和办法，对电子档案的扫描、制作、收集和归档办法、程序、时效等内容进行统一的规范，确保档案部门和档案工作者有章可循。此外，要加强对计算机档案管理工作的监督，确保每一个档案管理者都在规范中进行操作，要进一步落实保密制度，确保各项机密档案不被泄露。

　　4 结束语

　　总的来说，在计算机技术的带动下，我们的档案管理工作迎来了一个全新的时代，它为各个档案部门的档案管理工作带来了便利。同时也不得不承认现有计算机档案管理的缺陷也是存在的，各单位的档案管理工作者应当发挥自身的聪明才智，积极采取措施弥补这些缺陷，笔者相信，未来计算机技术必将推进我国档案管理事业不断向前发展。

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