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关于高校电子注册工作中关键环节的把握
［论文摘要］注册是高校信息化的关键环节，是部对学生学籍学历信息管理改革的重要措施。文章对高校学籍管理、电子注册中的关键环节进行了全面的阐述，分析了高校电子注册工作中存在的问题，并相应地提出解决对策。
［论文关键词］学籍管理 电子注册 关键环节
为加强的学历证书管理，教育部于2001年起实行学历证书信息网上电子注册制度，全国高等教育学历证书开始实行电子注册。2002年，教育部建立了高等学校新生学籍电子注册数据信息库，设立了网上办公系统。2007年，教育部出台了《普通高等学校新生电子注册暂行办法》。教育部真正实现了各学校网上报送新生数据的工作，将新生学籍电子注册结果作为学生毕业时学历证书电子注册的重要审核依据。应该说，电子注册对规范学历证书管理、提高学籍管理工作有很大的促进作用。但由于各高校操作不统一或对关键环节的把握不到位，导致在电子注册实行过程中发生了诸如重号上网或毕业上报审核时找不到该生学籍等不少问题。所以，抓好关键环节，充分发挥电子注册在高校管理中的作用，有较强的现实意义。
一、高校电子注册中的关键环节
随着教育部对学生学籍学历信息管理的改革，以及高校管理逐步信息化、科学化，高等教育工作者都认识到电子注册必不可少。经过不断发展，一个逐渐完善的电子注册管理系统正在悄然形成，其主要由新生学籍电子注册、学年电子注册和学历电子注册等关键环节组成。建立一个完善的电子注册管理系统势在必行。而抓好电子注册中的关键环节是做好电子注册工作的重中之重。电子注册工作的流程如下：
一是新生学籍电子注册。新生学籍电子注册主要是新生入学后，学校将复查后取得学籍的新生名单通过学籍网络管理平台上报教育部。教育部以录取数据为依据，对学校上报的新生名单进行审核。对通过审核的学生，教育部予以接受备案，并将其作为今后学历证书电子注册的依据。新生学籍电子注册是将学历证书电子注册阶段的资格审核提前到入学阶段。电子注册数据的网上审核来源于当年新生电子数据的支持，只有新生的各项数据信息是准确的，才能保证毕业生电子注册审核工作的顺利进行。
新生学籍电子注册的过程是以高考考生号为索引，将高校招生录取的新生数据库与省教育厅下发的新生数据库逐一核对。信息一致的予以注册，不一致的提供《招生录取名册》加以证明，更正后也可予以注册，其他不一致的或违规招生的一律不予以注册。此举真正落实了教育部规定的“该注册的一个不能少，不该注册的一个也不能有”的要求。注册后的新生数据便成了高校的有学籍的新生库。同时，将此信息公布在省教育厅网站及本校指定网站，告知学生查询网址，供学生本人查询。
二是学年电子注册。学年电子注册就是所在学校将学生的学籍状况、学籍变动情况、学籍注销情况以及上一学年所获奖励或处分的情况，分别向省教育厅和教育部通过网络进行报告，让教育部门直接掌握每个在校生的基本信息。这是2008年度学籍管理工作中的一项重要工作。高校在每年的9月份将在校生数据在“中国高等教育学生信息网”上进行学年注册。
学年注册的目的是对在校生进行网络化管理，使学籍注册与学历注册实现数据管理贯通，保证高校对学生在校期间的学籍异动进行动态从严管理，充分实现高校、省级教育部门、教育部共同管理和维护统一的数据库，最终实现教育部把握资格、省级教育部门动态监管、高校远程维护的分级管理和动态管理。
学年电子注册是对在校学生新学年学习资格的认定，是加强高校学生管理的基础性工作。学年电子注册的实施，有助于实现对普通高校学生在校期间全过程的规范化、信息化管理，建立完整的高校学生数据信息库；分析高校学生学籍变动结果，促进宏观管理决策；反映学生借贷还贷、奖惩、处分等诚信信息，促进高校学生诚信体系建设；为用人单位远程招聘提供毕业生在校期间的基本信息，为毕业生就业服务。
三是学历电子注册。学历电子注册是学校按规定颁发学历证书后，将学历证书信息报省级教育部门审核。省级教育行政部门审核通过后予以注册，并报教育部备案。教育部复核通过后，国家予以承认和保护，并上网发布，供查询。
二、高校电子注册关键环节中存在的问题
一是高校对电子注册管理工作没有引起高度重视，宣传力度不够，学籍管理人员整体素质有待提高。
二是新生电子注册数据来源规范性及重要性的意识淡薄。学生学籍电子注册数据来源于招生数据，招生数据的准备与规范决定了学生学籍电子注册数据的准确与规范，这对高校整籍数据非常重要。但是，省招办在接收地方招生数据特别是外省招生数据时把关不严，造成每年各高校得到的新生数据存在不规范或错误的现象，使各高校学籍管理人员要花很长的时间来核对、整理不规范数据。
三是学籍学历信息管理系统不稳定，严重影响工作效率。中国高等教育学生信息网面向全国，同时开发了很多管理模块，学籍学历信息管理平台只是其中的一部分，由于系统的使用时间相对集中频繁，系统的速度之慢以及系统的不稳定给工作带来了诸多不便，严重影响工作效率。
四是图像采集数据上网不及时，出错率偏高。从2002年起，部规定，毕业生信息将新增彩色登记照片、身份证号码与学历证书一同上网注册，而此项电子图像采集工作由新华通讯社统一承办。电子图像采集以及上网校对是完成学历注册的一个重要环节。但在操作过程中发现，照片的张冠李戴时有发生，在查明原因勘误后发现，继续上网校对的信息即“没有核对”过的学生信息已全部归为“已核对”状态，使高校无法查明到底谁没有核对过，谁已经核对过。同时，新华社数据采集后，后期的制作相当缓慢，挂网时间与采集时间间隔太长。因学生外出，通知核对需要时间，影响图像核对进程。
五是学生不重视信息数据的核对。教务处每次进行信息核查时，要求学生本人签名，但他们主观上没有引起高度重视，一签了事。尤其是出生年月与身份证号码栏经常出错，身份证号码由原来的15位升为18位后也不及时修改上报，等毕业时上网查询无法链接自己的毕业证书时，才发现错误。
六是学生没有对图像采集引起足够重视。毕业生图像采集的目的是将毕业生的电子图像上网并为毕业证的上网提供照片链接。学生如果没有参加图像采集或即使采集了但数据有误的话，网上无法实现本人学历证书的查询。即使这样，仍有不少学生没有按规定时间进行图像采集。
七是报盘的方式有待改进。目前，省教育厅对各高校毕业生数据的报盘工作虽已趋向成熟、规范，但在规定的几天内完成全省几十所高校的毕业资格审核，是一件压力大、难度高、工程量大的一项工作，也就避免不了报盘时的大拥挤。这既影响了省教育厅把关审核的质量与数量，又延误了高校教师的报盘进程，使顺利报盘大打折扣。
三、解决高校电子注册关键环节中存在问题的对策
一是加大宣传力度，组织召开各级学籍、学历工作人员专门会议，让大家认识到，学历证书电子注册工作对打击假的文凭和假学历、保护学生切身利益、维护学校声誉都有其深远的意义。同时，也要让全知道国家对学历证书的管理是严肃的、严格的，要让全院师生认识到学历证书电子注册对保护高校的声誉和毕业生的权益具有重要意义，使其共同做好这项工作。
二是做好新生数据支持工作，确保毕业生电子注册顺利进行。电子注册数据的网上审核来源于当年新生电子数据的支持，只有新生的各项数据信息是准确的，才能保证毕业生电子注册审核工作的顺利进行。目前，教育部已设立了中国高等教育信息网，开发了网上办公系统，实现毕业生数据的网上在线审核已显得尤为紧迫。为此，各学校一定要做好电子注册的新生数据支持工作。教育部一般会在每年的十月份在中国高等教育学生信网上公布各高校当年的招生数据，各高校应及时下载本学院的新生数据，对每条数据都进行逐行核对，如发现录取数据与实际不符，查明原因提供详细资料报省教育厅，核对完毕后上传中国高等教育学生信息网。同时，公布学生信息网新生核对网站并开通本学院新生学籍网站，保证每位学生都进行网上核对。
目前，除正常的省内录取外，其他很多高校已面向全国招生，有些外省的录取信息未能及时到位，这就导致了部分招生数据出现缺失不全的现象，这就需要高校查缺补漏，及时把这些学生的信息补注上网，最后应该做到教育部接收的各高校的新生数据包含着所有被正常录取的学生数据，将来毕业电子注册时数据不会缺失，审核时才能事半功倍。
三是认真做好学历电子注册的前期组织管理工作。首先要做好毕业生图像采集工作，此信息的采集为毕业生数据库的建立打下扎实的基础，同时图像的采集以及中国高等教育学生信息网上图像的校对为毕业生数据库的准确性做了更加充分的准备。其次要做好毕业生资格审查工作，这是学历电子注册工作的前提。高校利用图像采集的数据库汇总审核预计出毕业生电子注册数据，再根据学生的学习情况、思想表现等各方面对毕业生资格进行严格、细致的审查。毕业生资格审查必须与当年的新生录取时的招生计划相吻合，在对毕业生进行资格审查的过程中，应认真核对学生的考号、姓名、性别、身份证、专业、学制等。对于有问题的数据必须按规定出具相应的书面（如改姓名的学生须提供户籍更改证明等），以备教育厅审核。
四是使用学籍学历信息管理平台。这个平台是进行学籍学历电子注册的工具，使用一个功能齐全、界面美观、操作方便的信息管理平台是学籍管理人员的强烈愿望。教育部应指派有关部门和人员认真了解各高校在使用学籍学历信息管理平台过程中所碰到的问题，收集意见和建议，针对存在的问题以及用户提出的意见和建议，及时组织有关专家和软件技术人员对现有的学籍学历信息管理平台进行版本的升级和模块的增减。同时对系统集中操作时出现的大拥堵，建议增加WEB服务器以及合理分流下载量等方法来分解。
五是电子图像采集以及网上校对工作，是完成毕业生电子注册的一项重要前提工作，所以保证电子图像采集的准确性是各高校最强的呼声。教育部可通过与新华社沟通，督促新华社工作人员有强烈的工作责任心，杜绝各类低级错误的发生。而学校也通过加强宣传，力求保证每位学生参与电子图像的拍摄。
六是教育厅在学历电子注册前，通过QQ平台先做好宣传工作，要求各高校通过新力电子注册辅助系统自查，然后动用通讯优势先报数据，远程审核。通过之后再报盘，这样既减少外地学校因数据审核不过关而来回跑报送资料的压力，也可缓解报盘时的大拥挤。
电子注册工作是高校加强学籍管理的重要手段，是实现高等教育管理信息化、规范化、透明化的重要措施。要做好这项工作，需要在实践中不断发展与完善，认真抓好电子注册中的几个重要环节，并针对存在的问题及时采取相应的对策，使电子注册在高校学籍管理中真正发挥积极的作用。
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