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基于工作流的信息管理系统研究
摘要：工作流技术是计算机支持的协同工作(CSCW)研究领域新出现的一门学科它是实现企业业务过程建模，过程管理与集成，最终实现业务过程自动化的核心技术。基于自定义业务流程的工作流技术的研究对于企业的业务流程重组和协同工作技术的发展具有十分重要的意义。
关键字：办公自动化系统，工作流，LotusDomino/Notes
The research of information management system based on work flow technology
Abstract
Workflow Technology is a new subject in Computer Support Cooperative Work (CSCW) field, it is the key technology that realizes enterprise’s business process modeling, manages, integrates, and finally realizes automation of the business process. The research of work flow technology based on customize process has very important meaning to the recompose of enterprise's business process and the development of the CSCW technology.
Keywords：Office automation system (OAS), Workflow, Lotus domino/notes
一、工作流技术及信息管理系统概述
随着各种技术的产生和发展，办公自动化的内容不断更新，逐渐丰富。当计算机技术、通信技术、管理科学和行为科学融入办公自动化领域后，逐渐形成了办公自动化系统的概念。办公自动化系统是一种人机系统，指在办公事务中引入现代化的管理方法，科技手段和各种辅助工具，是部分办公活动物化于人以外的设备中，人和计算机组成的办公信息系统。
工作流的概念起源于生产组织和办公自动化领域，它是针对日常工作中具有独立程序的活动而提出的一个概念。提出的目的是通过将工作分解为定义良好的任务、角色，按照一定的规则和过程来执行这些任务并对它们进行监控，达到提高办事效率、降低工作成本、提高企业竞争力的目的。实际上，自从进入工业化时代以来有关过程的组织管理与流程的优化工作就一直在进行，它是企业管理的主要研究内容之一。只不过在没有引入计算机信息系统的支持以前，这些工作都是由人工来完成的。工作流技术一出现马上就得到广泛的重视和研究。
根据WFMC的定义，所谓工作流就是一类能够完全或者部分由计算机自动执行的业务过程，在此过程中，文档、信息或任务按照预定的规则传递，企业人员、应用软件互相之间协调工作，以实现企业业务流程所要达到的整体目标。在工作流定义的基础上，WFMC给出了关于工作流管理系统的定义，工作流管理系统是一个软件系统，它完成工作流的定义和管理，并按照预先定义好的工作逻辑完成工作流实例的执行。
IBM-Almaden研究中心给出的定义为：工作流是经营过程的一种计算机化的表示模型，定义了完成整个过程所需用的各种参数。这些参数包括对过程中每一步骤的定义、步骤间的执行顺序、条件以及数据流的建立、每一步骤的执行者及每个活动所需的应用程序。
另外，Georgakopoulo和Peoplesoft等公司也给出了工作流的定义。
虽然不同的公司和研究机构给出了不同的工作流定义，但总体来说，只是表述方式略有不同。基本上可以认为，工作流是经营过程的计算机实现，而工作流管理系统则是这一实现的软件环境。
二、基于工作流技术的信息管理系统与传统信息管理系统的比较
工作流管理系统与企业传统信息系统相比有很多的优势,主要表现在:
2.1降低劳动强度,提高企业经营效率,以便集中精力处理核心业务企业在没有应用工作流管理系统之前,通常只是运行简单的基于数据库的管理信息系统"在那个时候员工必须在不同的窗口中查询,寻找自己所需的信息以及要完成的任务,复杂且耗时,而运行了工作流管理系统之后只需要查看自己电脑桌面上的任务表就能够对自己收到待完成的任务一目了然,简单!清晰!省时"对于高层的管理人员来说无疑更有效率,因为其需审查的工作文件类型复杂且多样,这样节省的时间就可以集中精力处理对企业的发展更为重要的核心事务"
2.2缩短运营周期,减少人为差错,从而提高劳动生产率传统的信息系统其实并没有全面实现机上作业,某种程度上只是加强了数据处理的能力,对于业务流程没有实现简化的功效"而工作流系统大多是通过邮件传递消息,用数据库存储信息(如Novel和FileNet合作开发的Ensemble系统),因此不需要人工传递文件与通知事务"待完成的工作信息会自动地进入下一个执行者"这样就很好地避免了由于公文或文件太多而被丢弃或延期处理的情况,从而减轻了工作强度,缩短了运营周期,显著提高了工作效率"
2.3新员工可以迅速适应系统,易学易会易用
传统的企业信息系统通常是基于数据库开发的一个独立系统,所以对于计算机操作不是很熟悉的新员工来说培训工作是在所难免的"而工作流管理系统大多通过类似邮件系统来对消息和文件等进行传递,所以只要会上网查收电子邮件,都可以很快适应系统投入工作,从而大大减少了培训人员的工作量和时间,这对企业用户和开发商都是很有利的"
2.4可以实现对文件!消息及任务的轻易追踪,从而易于发现流程瓶颈,为实现企业的BP(BusinessProcessReengineering)提供可能传统企业信息系统并没有完全实现业务流程自动化,并且各个子系统之间通常只是通过数据库相联系"而工作流管理系统实现了企业经营过程的流程化,使用它可以轻易追踪到公文传送到哪个环节以及在每个阶段的响应时间等,以便于领导决策层对业务流程进行分析"分析流程就可以发现,如为什么订单被延迟处理?哪个部门对业务的响应平均比其他的部门慢?为什么货物被发送到错误的地方等,从而可有的放矢地对流程进行优化"而传统的方式因为个人通常会太过于接近流程,或者有私己的利益和安排,以至于限制了流程的高效完成142"
2.5随时随地办公,实现事务处理/零响应0
工作流管理系统较传统的信息系统来说,由于其支持基于邮件的离线处理能力,可以通过WWW来实现任务协作(如ActionTechnologies公司的AtionWorksMetro系统),从而实现了所谓的移动办公和处理/零响应0"即使企业中的任何一位员工出差在外,只需要用随身带的笔记本电脑或PDA连上Internet就可以批阅公文文件,再通过电子签名技术保证其真实性和有效性,并及时传回公司的系统中,进入处理队列等待后续操作,从而不会因为一个环节的员工出差而影响整个业务的完成时间,也省去了以往的大量交接工作"
2.6灵活地更改任何流程而无需改变系统的其他部分 论文网在线
传统的企业信息系统如果某一个环节不能适应新的发展要求,就必须由开发商派专人来修改应用程序代码,有可能要改变整个系统的结构"而基于工作流管理系统的解决方法其优势就是工作流程描述清晰,并分离于应用程序代码"这就意味着一个工作流管理系统可以被快速地应用于支持一个新型的企业业务或过程"并且当整个进程发生改变时工作流程也相对容易被修改162"
三、系统框架结构设计
在框架中，把一个OA系统分成系统结构和组成单元组织两部分进行设计，本章将详细介绍这两部分的设计过程。
3.1概述 
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