论Ｗｏｒｄ中替换命令的妙用

论Ｗｏｒｄ中替换命令的妙用

摘要： 随着字处理软件Word的使用范围的加大，人们对它的某些操作只了解其表面含义，并没有将其扩展开来，如替换命令，仅知道用它来替换文字，但对其很多应用人们还不怎么了解，如在替换字符格式、段落标记、分页符、换行和其他项目等方面还不怎么熟悉。本人结合多年来对Word2000的教学，谈一谈Word中替换命令的一些妙用。

关键词：Word 替换 妙用

　　随着计算机技术的迅猛发展，计算机在各个领域的应用逐渐得到推广，相应地许多应用软件的使用也得到进一步的推广，其中应用软件office就是目前流行最广的办公集成软件，而其组件之一的Word在字处理方面应用就更广，在目前有80%～90%的人都在使用它。在文字处理方面，人们对Word稍微有所了解，但了解得不怎么透彻，如替换命令，很多人只了解其表面，仅仅知道用它来查找和替换文字，但对其更深层次的应用人们还不怎么了解，如在替换字符的格式、段落标记、分页符、换行、空格和其他项目等方面还不怎么熟悉。本人结合多年来对Word2000的教学，谈一谈Word中替换命令的几点妙用。
　　一、修改字符中的某些错误
　　众所周知，Word是目前使用最广的一款字处理软件，人们在用它进行操作的过程中或多或少会犯下某些错误，其中常见的错误是字符本身的输入错误、字符格式或段落格式的错误等。出现上述错误该怎么办吗？对一篇长文章来说，这时如果对着屏幕一个个地查找并改正的话，将费时费力，有时甚至还可能改错。针对此情况，我们并没有必要一个一个地找，一个一个地改，因为Word已经为我们提供了功能强大的查找与替换功能，使用它不仅可修改错误，还可大大提高编辑工作的效率。下面以将文中的所有“西方”替换为“西欧”，且字符格式设为黑体、五号、加粗、倾斜、阴影为例来谈一谈如何利用它来完成解决此种问题。
　　先选中要进行替换的文本，然后单击菜单栏中的“编辑”→“替换”命令，打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”框中，输入“西方”，在“替换为”框中输入“西欧”。如果扩展的替换选项看不见，可单击“高级”按钮，选中替换框中“西欧”，单击“格式”按钮，从下拉列表选择“字体”命令，然后在弹出的“字符”对话框中，选择字体为“黑体”，字号为“五号”，字形为“加粗、倾斜”，效果列表选中“阴影”。若要全部修改可直接单击“全部替换”按钮，在弹出的提示框中，若单击“确定”按钮，则完成修改操作，若单击标题栏右面的“关闭”（即“×”）按钮，返回“替换”对话框；若要逐个修改，可单击“替换”按钮，重复多次，也完成多个错误的修改（注意一般不提倡使用“全部替换”命令进行替换命令）。最后单击“关闭”按钮，这样就可完成对上述问题的相关操作。至于其它类似错误的修改与上述操作相似。
　　二、删除文字间多余的字符或符号
　　在实际生活中经常遇到这样的问题：如从Internet网下载一篇文章其保存为Word文档后，会发现在文档的字符间有很多个无用的字符或符号，特别是特殊符号，其中特殊符号最多的是空格符、手动换行符“↓”（即软回车符）和段落标记“ ”（即硬回车符），有时多得甚至在每两个字符间均含有一个多余字符或符号（其中空格符占的比例较大）或在每一行后有一个手动换行符或段落标记，这样就不仅影响了文档的美观，并可能浪费了磁盘空间。该如何将其删除呢？通常人们就直接用删除键（即DEL键）或退格键（即BackSpace键）将多余的字符或符号一个一个地慢慢删除，但对一篇长文章来说，这样虽然可将字符或符号全部删除，但费时费力，有时甚至还可能删错。有没有更快的方法呢？回答是肯定，我们可用Word中替换命令来完成。下面以删除多余的空格符为例介绍一下该方面的具体操作。
　　先选中要进行替换的文本，然后单击菜单栏中的“编辑”→“替换”命令，在打开的对话框的“查找内容”框中，单击“特殊字符”按钮，在弹出的菜单中选择“空白区域”项或直接输入“^w”，在“替换为”框中不输入任何内容，再单击“全部替换”按钮，在弹出的提示框中，若单击“确定”按钮，则完成多余字符的删除，若单击标题栏右面的“关闭”（即“×”）按钮，返回“替换”对话框；也可使用“替换”按钮，逐个将其删除，最后单击“关闭”按钮，这样就可将多余的空格删除掉。至于其他字符或符号的删除与上述操作相似。
　　三、特殊符号间的更换
　　Word中的特殊符号很多，除了前面涉及的空格区域、段落标记、手动换行符外，还制表符、手动换页符、分节符、不间断空格、分节符、分栏符等。若在文章中要实现它们间的相互更换，该如何操作呢？例如:从Internet网下载一篇文章将其保存为Word文档后，会发现在文章中本来应该分段的，却分成了行（即句号后有一个软回车符）。如何将分行操作转变成分段操作呢，其实质就是将软回车符“↓”转变成硬回车符“”。方法有很多种，人们常用是直接用删除键（DEL键）或退格键（BackSpace键）将软回车符一个一个删除，再一个一个按Enter键加入硬回车符，这样做起来虽然可将软回车符改变成硬回车符，但对一篇长文章来费时费力，有时甚至还可能改错。有没有更快更好的方法呢？回答是肯定，我们也可用Word中替换命令来完成。下面以将软回车符转变成硬回车符为例介绍一下Word中替换这方面的妙用。
　　先选中要进行替换的文本，然后单击菜单栏中的“编辑” →“替换”命令，在打开的对话框的“查找内容”框中，单击“特殊字符”按钮，在弹出的菜单中选择“手动换行符”项或直接输入“^l”，在“替换为”框中选择“段落标记”或直接输入“^p”，再单击“全部替换”按钮，若单击“确定”按钮，则对特殊字符的更换，若单击标题栏右面的“关闭”（即“×”）按钮，返回“替换”对话框，也可使用“替换”按钮，逐个修改。最后单击“关闭”按钮，完成此方面的操作。其它特殊符号的更换与上述操作相似。
　　四、利用替换进行分行或分段
　　例如：将下列诗《将进酒》按每行一句排列。
　　君不见黄河之水天上来，奔流到海不复回。君不见高堂明镜悲白发，朝如青丝暮成雪。人生得意须尽欢，莫使金樽空对月。天生我材必有用，千金散尽还复来。 烹羊宰牛且为乐，会须一饮三百杯。岑夫子，丹邱生，将进酒，杯莫停。与君歌一曲，请君为我倾耳听。钟鼓馔玉不足贵，但愿长醉不愿醒。古来圣贤皆寂寞，惟有饮者留其名。陈王昔时宴平乐，斗酒十千恣欢谑。主人何为言少钱，径须沽取对君酌。五花马，千金裘。呼儿将出换美酒，与尔同销万古愁。
　　碰到这种情况，可能有的人可能会采取以下方式：将插入点定位于每个句号后，再同时按下Shift Enter键插入一个软回车符来完成。但有的人分辨不清什么是分行或分段，就直接在句号后按Enter键插入段落标记（即硬回车符），这样操作是彻底错误，他们把分行看作是分段，严重违背了题目的意思，是不可行的。做此题时首先要分辨清楚，什么是分行、什么是分段，两者是怎么区分的。分行和分段的区分关键在于特殊符号是软回车符还是段落标记，若是段落标记说明它是分段，否则就是分行。用直接插入软回车符的方法给诗文分行虽可进行，但

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