浅议运用计算机管理会计档案

浅议运用计算机管理会计档案

【摘要】随着计算机在会计领域的普及和应用，计算机成为会计工作发展的方向。为了适应会计工作规范化、现代化的客观要求，运用计算机管理会计档案管理成为会计工作发展的一个新的研究课题。
【关键词】计算机   会计档案
        随着我国计算机技术的不断发展，如何做好运用计算机管理会计档案工作，以使其发挥更好的作用。根据本单位工作的实践，将如何做好会计档案的管理工作，谈谈个人的看法。
        一、运用计算机管理会计档案的特点
        传统的会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专用材料，是记录和反映经济业务的重要史料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性、不得随意篡改。单位实行会计软件以后，由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成，随之而使会计档案赋予了许多新的特点。运用计算机管理会计档案具有以下一些显著特点：
        1、运用计算机管理会计档案不仅保留了传统意义上的会计档案，而且还包括存储在计算机硬盘中的数据及其他磁性介质或光盘存储的数据。即会计档案存储的范围和领域扩大了。
        2、传统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用，才具有生命力。即会计档案的调用需要一定的软、硬件环境。 
        3、运用计算机管理会计档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张，更主要的是磁性介质或光盘。即会计档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更重要的是磁性介质或光盘。 
        4、运用计算机管理会计档案具有易遭破坏，难留痕迹的特点，同时他们又受载体的质量、存放环境、存储信息的有效期等条件的影响，即对会计档案的安全性、完整性要求更高。 
        5、实行运用计算机管理会计档案的时间越长，会计档案与财务软件的版本数越多，即会计档案更需要科学地管理。
        二、如何做好运用计算机管理会计档案工作
        为了更有效地做好运用计算机管理会计档案工作，我们必须根据计算机管理会计档案的特点，分别做好会计档案的收集、管理与保存、利用等方面的工作。

     1、计算机管理会计档案的收集。所谓计算机管理会计档案的收集是指在一定的时间间隔内(如一个会计年度)，把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上，从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内，在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。 
        除了备份之外，还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等；计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统；财务软件的编程语言、数据库系统类型；财务软件的系统名称、版本号；财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计软件系统相配套的各种说明书及使用手册。 
        2、计算机管理会计档案的保存。由于计算机管理会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份，并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名，并贴上写保护，存放在两个不同的地点，以防止地震或火灾等意外情况引起整个电算化会计系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场，注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案，还应定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质的损坏，而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。 
        此外，还应注意计算机管理会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同，这就有可能产生会计档案不能被调阅或者产生某些预料外的错误。因此，笔者建议计算机管理会计档案除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应版本的会计软件系统版本，二者的一致性是非常必要的。显然，其收集与管理工作也是比较艰巨的。
        3、计算机管理会计档案的利用。即会计档案的调阅。在长期开展会计电算化的过程中，随着软件系统的不断升级，我们所调阅的会计档案会有下述两种情况:(l)所调阅的会计档案的版本号与当前会计软件系统版本号一致，此时只需将您所需调阅的档案通过计算机软件系统中的档案调阅（或数据恢复）功能进行调阅即可；(2)所调阅的会计档案的版本号与当前会计软件系统版本号不一致，此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的计算机系统，然后再进行调阅。 
        三、运用计算机会计档案的整理与再利用  
        运用计算机整理会计档案有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。通过整理可以利用历年的数据对本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析，从而为单位决策者提供可靠的决策依据，另外还可以得出本单位、本部门的过去、现在与将来的发展情况与发展趋势，使决策者在遵循市场经济规律的前提下，制定出适合自身发展的行为规范，改善经营管理、提高经济效益。我们还可以利用计算机会计档案的数据设计出一些有利于管理与决策的数据模型，建立一整套比较完善的决策支持系统，以实现电算化会计档案的再利用。
        实行计算机管理会计档案之后，除了日常的事务外，我们还应对整个计算机系统的安全性、稳定性做一定的工作，如计算机病毒的防范等问题。做好了以上工作，我们有理由相信运用计算机管理会计档案的工作一定会更好。

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