浅析计算机技术在档案管理中的应用

时间：2024-08-12 16:31:31 计算机应用毕业论文我要投稿

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浅析计算机技术在档案管理中的应用

　　随着全球化进程的不断加快，计算机技术逐渐被应用于各个领域，以下是小编搜集整理的一篇探究计算机技术在档案管理应用的论文范文，供大家阅读参考。

　　【摘　要】　随着社会的不断发展，管理模式的不断变化，档案的管理有了日新月异的变化，计算机在档案管理中的应用将一改传统管理的种种弊端，延长了档案保管的年限，大大提高了档案管理水平及工作效率，并能充分挖掘档案的潜在价值，使档案信息资源能尽快地、最大限度地转化为生产力，联合行动营造出可观的经济效益和社会效益。有效发挥了计算机技术的重要性。

　　【关键词】　档案管理;计算机技术;优越性

　　一、计算机技术在档案管理中作用分析

　　(一)加快档案管理数字化建设进程

　　信息化时代的到来，不仅加快的社会发展的进程，而且使人类社会各个领域的工作方式也发生了根本性变化。随着全球化进程的不断加快，计算机技术逐渐被应用于各个领域，学校档案管理也不例外。从实践来看，档案作为学校的主要信息资源，也正在向着数字化方向快速发展。据笔者所知，办公自动化(Office Automation，简称OA)系统可以使学校档案管理更加现代化，这主要表现在四个方面：第一，办公自动化能实现档案信息资源的共享。利用OA系统对档案信息进行处理后，档案的管理升级为体系管理;第二，档案管理效率大大提高。OA系统强大的信息处理能力使文件资料的收集、分类、储存、统计以及查阅等都变得快捷、方便;第三，档案资料的安全性与传递速度提高。利用OA系统，能够避免传统信息管理过程中的种种弊端，通过网络传递更加安全、快速;第四，电子文件的保存比较稳定。比较于纸质文件的保存寿命而言，电子文件可以通过邮箱、U盘以及硬盘等保存，受环境影响较小，保存比较稳定。因此，充分利用现代计算机技术，加快档案管理数字化建设进程势在必行。

　　(二)建立和完善档案资料信息保障体系

　　建立和完善档案资料信息保障体系，应做好两方面的工作：第一，档案信息存储时，要加强档案资料信息安全及计算机网络安全使用意识，采取有效的措施和管理技术，认真安全管理工作，加强对档案管理系统的实时监控;同时还要对办公设备安装杀毒软件，以免计算机出现木马和中毒问题;第二，档案信息利用时，要坚持利用与保密并重的管理原则，必要时对相关内容设置访问权限。只有通过加强以上具体环节的管理，建立和完善档案资料信息保障体系，才能为学校档案管理工作的正常运行保驾护航。

　　二、计算机技术在档案资源管理中的应用

　　计算机作为高科技的产物，其优越性已在许多领域得到了充分的证明：极大的贮存量便是一个突出的特点，一张小小的软盘便可存储近70万个汉字;高速的运算速度使得随时调阅其中的任何内容都游刃有余;灵敏的识别判断能力使检索查阅变得更加方便。从目前计算机所具备的功能来看，利用计算机进行档案管理至少可以从以下几个方面显示其优越性：

　　(一)提供自动检索，节省查阅时间

　　档案检索是计算机最简单的功能开发，一方面可以节约时间，另一方面可以进行多内容检索。比如我校业务档案利用，原来只能根据时间和姓氏笔划对案卷逐一调阅查找，利用计算机检索，则可根据利用者提供的时间、案由、姓名、字号、档号等等进行检索，查阅者只要知道其中一项或二项内容，便可比较迅速地调阅所需的案卷。

　　(二)有利于特殊载体档案的保管及应用

　　由于照片档案的特殊性，在过去用传统手法从事照片档案的征集、保管、整理、利用工作的过程中，一直存在着某些难题。比如，人们在查阅利用照片档案时，往往并非按内容需要一对一地调用照片。关于同一主题、同一事件有时会有很多照片，选用照片除了考虑照片的主题内容外，还要考虑照片的艺术水平、具体画面，经常需要调用不同的照片以供挑选。这在手工操作条件下就比较麻烦。现在，运用计算机技术将照片档案扫描进计算机或刻入光盘，再复制相纸照片，以此取代传统的洗印照片、翻拍，不仅可以保证复制出的相纸照片画面质量和精度不受影响，而且避免了传统冲洗过程中感光效果容易产生偏差的麻烦，还能长年不变质不褪色，便于调阅、检索，十分快捷。

　　(三)有利于档案的保管，延长档案寿命

　　由于计算机作为检索工具，使得查找案卷变逐一查找为单一查找，减少了人与案卷的接触，从而减缓了化学、物理、生物因素对案卷的侵蚀，延长了案卷的寿命，减少了案卷修复工作量。如果对案卷内容缩微保管，则可在计算机内直接打印、调阅，从根本上避免人与档案的接触。

　　(四)有利于资源共享

　　档案作为一种信息资源，其价值已逐渐为人们所重视，但封闭、原始的管理模式，使得该资源的利用受到禁锢，而利用计算机技术，就能够使档案信息资源在文化、经济等领域的利用更方便，更广泛。

　　总之，计算机技术在档案管理信息化是必然的，只有更好的发挥计算机技术管理的优越性，才能把档案管理做得更好、才能更好地发挥档案的价值。

　　参考文献：

　　[1]陈丹.学校档案管理基础工作与档案管理现代化[J].黑龙江科技信息.2011:30.

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　　[3]陈凯侠.以信息化建设推进学校档案管理现代化进程[J].中国成人教育.2008(02).

　　[4]靖春花.浅谈学校档案管理存在的问题与对策[J].兰台世界.2011:z1.

　　[5]郭晓光.传统忧患意识对现代学校档案管理的启示[J].兰台世界.2009.16.

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