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浅论电算化会计系统中核心部分的业务处理方法
论文关键词：填制凭证；登记帐簿；编制报表 论文摘要：“填制凭证”、“登记帐簿”、“编制报表”仍然是电算化会计系统业务处理的核心。电算化会计仍然是以形成“凭证”、“帐簿”、“报表”;等会计档案资料为主要任务形式。1 电算化会计系统中的“填制凭证”及“登记帐簿”的处理方法
在电算化会计系统中，会计凭证包括原始凭证和记帐凭证，对这两类凭证的处理方法，在各个会计核算软件中有所不同。
记帐凭证是根据审核无误的原始凭证登记的，有的会计核算软件是要求财会职员手工填制好记帐凭证，再由操纵职员输进电子计算机；有的会计核算软件是要求财会职员根据原始凭证，直接在计算机屏幕上填制记帐凭证；有的会计软件是要求财会职员直接将原始凭证输进电子计算机，由计算机根据输进的原始凭证数据自动编制记帐凭证。前两种方法比较接近，区别只在一个是输进已经手工写好的记帐凭证，一个是边输进边做记帐凭证，但都是把所有的记帐凭证输进电子计算机。而最后一种方法与前两种有很大的差别，是由计算机来做记帐凭证。
登记会算帐簿一般分两个步骤进行，首先是由计算机根据会计凭证自动登记机内帐簿，其次是把机内会算帐簿打印输出。
2 电算化会计系统中的“填制凭证”及“登记帐簿”的特点
2．1 凭证中各数据项根据类型、范围和勾稽关系进行有效控制。如会计分录中的会计科目必须在设置的会计科目表中已经存在，并且是最底层的明细科目；根据当前科目的属性确定是否具有某些项目，如往来单位、结算单据号码等；借贷方金额必须相等才能保存；事先确定的借方或贷方必有或必无科目、非法对应科目等；编号可以自动连续；日期可以限制顺序等。
2．2 键盘操纵较之手工处理的“笔误”更轻易发生“误操纵”，因而“;凭证填制”在操纵功能上分为“填制”、“修改”、“删除”等步骤，以进行正确性控制。
2．3 填好的凭证同样需要“审核”，电算化系统的审核可在程序中再次检验凭证的正确性。
2．4 “登记帐簿”之前可以“汇总”，而不是必须汇总；电算化系统可根据需要随时对任意范围的凭证进行汇总，汇总速度较快且正确；计算机不会因疏漏出现总帐与明细帐登记结果不一致的情况，当然在记帐之前则不必进行“试算平衡”。
2．5 “登记帐簿”只是凭证数据的确认过程，而不是抄写或复制过程。这一简单的过程明确了“工作底稿”与正式会计档案之间的界限，具有非常重要的意义。
3 电算化会计 “填制凭证”内容的输进方法
3．1 业务摘要输进
凭证输进中有很多常用会计词汇，而不少会计软件提供了用户级的词汇库，可将常用词汇预先存储起来，并配以自定义的代码，输进凭证时调用自定义词汇，可进步输进速度。如金蝶软件提供两种快速复制摘要的功能，在下一行中按“……”可复制上一条摘要，按“//”可复制第一条摘要。同时，系统还设计了摘要库，在录进凭证过程中，当光标定位于摘要栏时，按F7或单击「获取」按钮，即可调出凭证摘要库。选择所需的摘要即可，在这个窗口中，您还可以新增、删除或引进摘要。
3.2 科目代码输进
很多会计软件的科目代码表都能模糊快速定位，会计职员记不正确的科目多为明细科目，其所属总账科目或上级科目一般较明确，输进此类科目时，只输进到其上级科目的代码，由于系统只能接受最明细的科目，此时将打开科目代码表，并指向刚输进的上级科目，所要查找的明细科目应就在四周，省往多余的翻页查找操纵。会计科目获取按F7或用鼠标单击窗口中的「获取」按钮，可调出会计科目代码。
3.3业务金额输进
在输进完多贷或多借的分录后，输进一贷或一借分录的金额时可参照合计栏中的金额输进，省往人工计算合计的麻烦，像用友(安易)等大多数商品软件还提供了自动获取金额的功能键。如金蝶软件对已录进的金额转换方向，按“空格”键即可；若要输进负金额，在录进数字后再输进“-”号即可；金额借贷自动平衡---“CTR F7”；凭证保存---F8。
3.4会计分录编制
会计分录尽可能细。在编制记账凭证时，应尽可能地具体，甚至可以每张原始凭证编制一条分录，摘要也应具体说明。冲减收进或用度以红字或负数反映。在输进收进和用度类科目的记账凭证时，假如发生额的方向与该类科目余额方向相反，如冲减收进或用度，应将金额以红字或负数方式输进到与该类科目的余额相同的方向，收进类为贷方，用度类为借方。 会计分录是记帐的直接依据，根据会计分录登记帐簿时，会计实务要求做到帐证相符。传统的手工会计方式下某些会计分录是经过人们大脑的分析，采用相反的颜色登记到帐户相反的方向中往的。会计上，期间用度类帐户一般是借方分析多栏式明细帐，平时发生的各项业务登记到借方，只有到结转用度帐户时，才从贷方转出，出现贷方发生额。例如：“坏帐预备”是按照“应收帐款”期末借方余额的一定比例提取的，若“坏帐预备”期末贷方余额大于按照“应收帐款”期末借方余额的一定比例提取时，就要将其差额冲减“治理用度”，传统手工会计分录如下：
借：坏帐预备×××
贷：治理用度×××
会计职员根据这个会计分录登记“治理用度”明细帐时，由于“治理用度”是借方分析式多栏帐且平时不出现贷方发生额，会计职员必须经过大脑分析，用红字（分录本身是蓝字）登记到“治理用度”相应明细帐户的借方，从而造成帐证方向不一致。而在电算化会计中，计算机记帐不可能象人脑那样分析，它会尽不犹豫地登记到“治理用度”相应明细帐户的贷方，从而造成手工与机器登记的治理用度借贷方发生额不等（借方手工大，贷方手工为零），影响会计报表编制的正确性（计算机自动编表一般是用“治理用度”帐户的借方发生额编表，而不用借贷方发生额差额，即净发生额编表）。究其原因，是传统会计不规范处理所致。会计职员应适应这种变化，将会计分录变换成如下分录，就不会出现上述题目。
借：治理用度×××（红字）
贷：坏帐预备×××（红字）
实务中，还有一种编制会计分录的做法也需要加以规范。例如：某采购员出差借款4000元，采购回来报销，差旅费及补助等共支出3200元。假设借款时已作其他应收款处理，该采购员所花的用度记进“治理用度”。传统会计实务通常编制一张收款凭证作如下会计分录：
借：现金800
贷：其他应收款-××4000
这治理用度－3200
这样在计算机帐务系统中，若定义的凭证类型是收、付、转形式，以收款凭证录进该凭证，又会产生上述同样的题目，正确的做法是编制两张记帐凭证：一张收款凭证（800）和一张转帐凭证（3200），会计分录如下：
借：现金800
贷：其他应收款800
借：治理用度3200
贷：其他应收款3200
3.5 改错更正
发生错账，假如是当月的未登记账凭证，可直接修改，假如是已登账甚至以前月份的记账凭证，可冲销错误凭证，然后重新填制正确的记账凭证。有不少会计核算软件还提供反记账、反结账的功能，反结账功能可将会计期间推前，然后将未结账的记账凭证用反记账功能返回到未记账状态，再加以修改。
4 编制会计报表
编制会计报表工作，在通用会计软件中都是由计算机自动进行的，一般都有一个可由用户自定义报表的报表天生功能模块，它可以定义报表的格式和数据来源等内容，这样无论报表如何变化也都可以适应。《规范》规定：“会计报表之间、会计报表各项目之间，凡有对应关系的数字，应该相互一致。本期会计报表与上期会计报表之间有关的数字应当相互衔接”，多数会计报表软件都具备按照这一规定自动进行核对的功能。
编制会计报表，是会计工作中的重要组成部分，也是阶段性地完成会计核算任务的标识性工作。在电算化会计系统中，更给这一传统工作任务赋予了新的活力。
在会计核算软件中，编制会计报表分为两个步骤。第一步是设计阶段，有两方面的设计任务，一是“会计报表格式设计”;，二是“数据来源定义”；第二步是使用阶段，在一定会计期间，即可自动天生当期会计报表的结果。设计完成的会计报表可以长期使用。天生会计报表的过程快速正确，可以进行正确性检验和审核。会计报表之间随时可以横向或纵向的汇总或比较分析。
由于会计报表软件带来的方便性，较之传统会计方法，可以编制更多、更具体的会计报表，为治理提供更及时、更有用的会计信息。
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