浅谈电算化会计内部控制

时间：2023-02-27 10:48:16 会计毕业论文我要投稿

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浅谈电算化会计内部控制

摘要机的，给财务核算工作带来了深刻的变革，同时也给单位的内部控制制度的设置带来了前所未有的。通过对手工与电算化会计内部控制的比较，就如何建立健全电算化会计内部控制制度，从制度控制和程序控制两方面进行了探讨。
　　关键词财务指标会计电算化内部控制
　　
1 引言
会计电算化是应用计算机技术来完成原来传统手工完成的会计工作，与手工作业相比具有运算速度快、存储容量大、检索查询快捷、数据计算正确等特点，可以减少重复性、机械性地劳动，进步工作效率。但是，实现会计电算化也为各单位的内部控制带来了很多新题目，对原有内部控制制度造成极大冲击，使其在新的环境下显得落后于形势。和建立电算化会计信息系统的内部控制题目就十分重要和紧迫。
2 关于手工会计的内部控制
在手工会计系统中，业务的发生，应取得和填制原始凭证，会计职员对原始凭证审核无误后，根据原始凭证编制记账凭证，再根据记账凭证登记各种账簿，期末根据账簿和其他资料编制会计报表，每一步都有文字记录，都有经手人签字，都有直接的责任人，因此，手工会计的内部控制一般都从以下三个方面实施：
（1）会计职员的岗位责任制。手工会计的财务部分按经济业务的性质和各种会计工作的岗位分工，分成若干不同的智能组，如出纳组、资金组、本钱组、往来组等，这种分工使得各智能组成员只能负责一个特定业务领域的治理与核算工作，并接受有关职员的稽核，在这种组织形式下，各岗位和不同的会计职员均有特定的工作范围，职员之间不得越权，在会计主管的监视和指挥下，形成比较严密的会计内部控制网，因而不易出现错误和发生舞弊行为，即使是发生错误，也可以通过核对会计记录，在明确责任后能够及时得到纠正。
（2）经济业务的授权、审批及复核。手工会计的组织机构中，应分别确定治理者的授权范围及执行人的权限与责任，任何经济业务的发生，都是经过有关经手人、证实人签字，经主管职员的审批，并由另外一个到多人进行复核，以预防和及时发现业务发生时所产生的错误或舞弊行为。
（3）账簿体系的相互牵制。在手工会计中，凭证、账簿、报表按一定的程度分别由不同的职员记录、登记和编制，且定期对实物资产进行盘点和对银行存款和往来账项进行核对，要求做到账证核对、账账核对、账表核对、账实核对，并保证其相符。这样，对各种资产治理与核算的相关职员无形中增加了控制功能，此外，会计主管和各职能组负责人随时可以通过审查凭证、账簿和报表，观察经济业务的公道正当性。
3 关于电算会计的内部控制
在电算会计下，会计业务同一由计算机完成，一定程度上减少了数据的差错，但会计工具、会计信息的载体发生了根本变化，通讯代替了凭证和数据的传递。因此，有些手工会计的内部控制已难以发挥作用，产生了新的电算会计内部控制，电算会计的内部控制包括两方面：
（1）程序控制。这是指依靠计算机程序（软件）对会计核算进行内部控制，以实现系统地自我保护。这种自我保护的内部控制往往比通过各种治理制度实现的控制更为有效，主要包括：输进控制，保证输进到计算机中的会计数据都经过了严格的审核，并且所有的会计信息都是正确的。它还包括原始凭证错误的拒尽输进、更正和再输进；输出控制，输出控制最重要的目标是保证各种输出结果的正确性、真实性、完整性，保证输出的接触职员仅限于经过授权的职员。
（2）制度控制。制度控制一般是以治理制度的形式实施的，即由主管部分制定一系列的规章制度，监视会计部分实行，以保证会计软件的正常、安全运行，免遭外界干扰破坏。主要包括：组织和人事治理制度、操纵治理制度、文档治理制度、机房治理制度、系统开发和维护制度等。但这些制度都不是一成不变的，应根据实际情况及时加以修改、完善。
4 分析比较手工会计与电算会计内部控制，建立健全电算化系统治理的内部制度
电算会计的内部控制与手工会计的内部控制相比，由于电算会计仍用复式记账法，其内部控制的目的没有变，过往的一些行之有效、的治理制度和控制方法依然没有变。但是，在手工会计中，会计职员的分工和岗位责任制，其凭证、账簿、报表都是由不同的职员审核和登记的，不经授权的人想要浏览全部信息是比较困难的；电算化后，由于功能和知识高度集中，导致职能集中，原来手工操纵中不宜合并的岗位，在电算会计中可以合并，某些会计职员既可以从事数据的输进处理，又可以负责数据的输出报送，他们可能在数据的来源的相互关系、如何处理、分配及输出的使用等方面具有具体的知识，也熟悉内部控制的缺陷，这就可能使他们在未批准的情况下直接对使用中的程序和数据库进行修改和操纵处理，加大了出现错误与弊真个风险。
加强手工中职员的职责分工，不同的账簿由不同的职员登记，互相牵制，几个人同时出现同样错误的可能性是很小的，在对账过程中会发现记录数据的错误；而电算会计的所有数据都来源于记账凭证，只要一次输进或转进，系统就会一气呵成，自动进行多项工作，固然不存在账证、账账、账表不相符的情况，可一旦出错，将引发会计凭证、账簿甚至报表的一系列错误。另外，手工会计存储数据主要是用纸质材料，电算会计中数据文件的存储介质大多是磁性材料，存储在上面的数据文件只有经过相应的设备方可阅读，其直观性较差，并且修改、擦除和复制均不会留下痕迹。
此外，磁性介质在受热、受潮或强电磁场等的下，都会造成会计信息的丢失。手工会计在纸质材料上记录数据，每一步都有文字记录，包括经手人、审核人、负责人都要签字，出现差错轻易追查，电算化后集中于电脑系统，追查责任困难。这些导致系统不安全的因素必须在系统设计和治理制度上加以控制，随着电算会计的越来越普及，为保证会计信息的质量，应从以下几方面加强控制：
（1）严格机构和职员的治理与控制。会计核算软件投进正式使用后,对原有会计机构必须做相应调整,对各类职员制定岗位责任制度，会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位，基本会计岗位可包括会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案治理等工作岗位；电算化会计岗位包括直接治理、操纵、维修机及会计软件系统等工作岗位，机构调整必须同组织控制相结合，以实现职权分离，有效地限制和及时发现错误或违法行为。
（2）严格系统操纵环境治理和控制系统。操纵环境包括系统操纵过程以及系统的维护，操纵过程控制主要通过制订一套完整而严格的操纵规定来实现，操纵规程应明确职责，操纵程序和留意事项，并形成一套电算化系统文件。如规定交***手续和登记运行日志，规定数据备份及机器的使用规范，规定软盘专用以防病毒感染。系统维护包括硬件维护和软件维护，硬件维护主要包括:定期进行检查并做好记录；在系统运行过程中出现硬件故障要及时进行故障并做好记录。而软件维护包括正确性维护、适应性维护、完善性维护3种。
（3）建立计算机房治理制度。具体措施包括:对进进机房内的职员进行严格审查；保证机房设备安全的措施，如机房防火规定等；保证计算机正常运行措施，如机房防潮、防磁及恒温等方面的规定等；会计数据和会计软件安全保密的措施，如数据备份规定及不准在计算机上玩电脑游戏等规定；修改会计核算软件的审批和监视制度，如规定会计核算软件的修改需报经单位总会计师批准等。
（4）建立健全的档案治理制度。这里的档案主要是指打印输出的各种账簿、报表、凭证、存储会计数据和程序的软盘及其他存储介质。系统开发运行中的各种文档及其他会计资料的功能是负责系统内各类文档资料的存档、安全保管和保密工作，而档案治理一般通过制定与实施档案治理制度来实现，一般包括:存档的手续必须有会计主管和系统治理员的签章才能存档保管；各种安全保证措施，如备份软盘应贴上保护标签应存放在安全、洁净、防潮的地方；采用磁性介质保存会计档案要定期进行检查和定期复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。
随着技术的逐渐成熟与完善，会计信息系统的内部控制体系将发生深刻的变化。只有清楚地意识到这些变化，建立完善的内部控制制度，才能适应制度建设和全球化对会计核算的新要求，建立完备的、崭新的会计体系。

1 杨先顺.会计电算化[M].北京：出版社，2002
2 钟爱军.会计电算化教程[M].北京：出版社，2004

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