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电算化下企业会计档案治理题目、成因及对策研究
摘 要：随着电算化的实行，由此产生的很多机读数据与文件赋予了会计档案治理很多新的特点，同时也产生了新的。笔者经过几年的会计电算化实践与，具体了电算化会计下企业档案治理的新特点，剖析了会计电算化现实工作中会计档案治理存在的题目，经过成因，提出一系列基于电算化的企业档案治理题目解决方案。 关键词：会计电算化；会计档案治理 一、背景简述 机在会计领域的普及和，使得企事业单位的会计核算系统越来越多地被计算机所取代，会计电算化成为会计工作的方向，成为促进会计基础工作规范化和化的一种重要手段。为适应会计工作规范化、现代化的客观要求，伴随着电算化会计产生的与传统形式的会计档案既相互配合，又密切联系的全新的电算化会计档案治理成为会计工作发展的一个新的研究课题。 二、会计电算化下会计档案治理新特点 要了解电算化下会计档案治理的新特点，首先要明白会计电算化是什么。国内外对会计电算化定义可一般表述为：以计算机为主确当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称，是用电子计算机代替人工记账、算账、报账，以及部分替换人脑完成对会计信息的分析、猜测、决策的过程。通过对电算化会计的明确定义，笔者结合电算化应用的硬件基础以及电算化规范，总结出以下几点电算化会计档案治理的新特点： （1）会计档案的载体本身发生了变化。根据1999年1月1日起施行的《会计档案治理办法》规定，采用电子计算机进行会计核算的单位，不仅要电子会计数据，而且应当保存打印出的纸质会计档案，这就使得电算化会计档案拥有了双重的会计档案载体，即传统意义上的会计档案与包括存储在计算机硬盘中的会计数据、以其他磁性介质或光盘存储的会计数据等形式在内的电子会计档案。 （2）载体本身性质带来的新的特点。由于不具备传统会计档案的直观可视性，电算化下的电子会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可视；电子档案易被修改；电子档案的保存，受到载体本身的质量、存放环境、存储信息有效期等因素的。 （3）电算化操纵流程及电算化信息系统维护要求带来的会计档案涉及范围的新特点。在传统的手工操纵条件下，从原始凭证的制作到会计报表的编制，都是靠人工完成的，因而具有保存价值的档案资料仅指那些反映业务的会计凭证、会计账簿、会计报表及有关的附属资料。实行会计电算化以后，所有的会计核算业务都是通过计算机来完成的。由于计算机是一种特殊的操纵工具，财务职员首先需要设计能被计算机识读的程序文件、数据结构文件以及各种代码，然后才能借助计算机进行会计核算。处理。由于这些程序文件、数据结构文件以及各种代码既是使电算化会计信息系统能够运行的条件条件，又是保证电算化会计信息系统正常运转的故障维护查询资料，因而这些资料固然不是会计核算活动的产物，没有具体的数据和表格，但是由于没有它们的支持，整个会计核算过程就无法进行，所以必须作为电算化会计档案的特殊部分予以保存。 （4）电算化会计系统对职员的素质与系统安全操纵提出了新需要。电算化会计档案治理要求所从事职员不仅要熟悉会计核算工作的各项专门，还必须同时把握必要的计算机操纵和维护知识；而对系统安全性，则更由于与计算机本身的原因而进步，同时也对个人安全操纵使用提出了新的需要。 三、会计电算化下档案治理存在的题目及成因分析 结合电算化下档案治理的新特点，作者回纳实际电算化会计档案治理存在的一些题目： （1）会计档案载体：电算化会计虽已实施，但由于实施时间不长，财会职员和单位领导对会计电算档案的组成不甚了解，缺乏治理会计档案的经验，很多单位只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上回档保存，从而影响会计档案的完整性。 （2）会计载体本身性质带来的题目：电算化会计档案需在一定的系统内才可视，因此目前很多企业由于没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用；《会计档案治理办法》第十二条规定：采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案，并对保存期限作了规定，但目前由于一些单位受条件限制，没有配备激光打印机或喷墨打印机，还在使用老的针式打印机，致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限；没有按照国家档案局规定的库房治理制度标准，建立专门的电算化会计档案保护制度；未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，未实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据因此损坏或丢失。 （3）会计档案治理制度不完善：由于电算化会计档案更易在不知觉的情况下被修改，因此在没有及时修订单位的会计档案治理制度，没有制定相应的会计电算档案保管职员职责情况下，会计档案的人为破坏和损坏现象在所难免。 （4）缺乏必要的计算机维护、网络安全人才：众所周知，电算化下的档案治理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的题目，但目前一般单位都仅仅对以前的会计职员进行一定的培训，然后就往操纵系统，在一定层面上而言，会计职员仅学会了操纵，而治理与维护对他们而言就非常陌生，由此导致的结果与损失也非同小可。 有果必有因，笔者根据自己企业的实际电算化会计操纵与规范要求，对以上题目发生的原因作出以下可能的判定； （1）对电算化本身理解的偏差：很多的会计职员，仅仅将电算化看成自动运算做帐的工具，而忘记了它本身所应包含的治理会计、猜测、决策等功能，从而心理上缺乏对会计电算化档案治理的重视。 （2）尚未引起有关部分的重视：不论是档案治理部分还是档案形成部分，对回档工作重视不够，档案部分缺乏必要的措施及相应的业务指导，造成档案形成部分交什么、交多少都任其的状况，严重妨碍了文件、数据的回档。 （3）缺乏明确的规章制度：由于没有完善的、针对电子文件的制度规范，电算化会计档案的回档工作处于无序状态。回档时仍然沿袭手工治理时的老做法，只回档纸质文件，而且是将原来用手工记录的账簿、报表，改成了用机打印出来的账簿、报表。 四、如何改善电算化下的会计档案治理 （1）完善硬件设施建设 提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库；配备具有高清楚度打印能力的激光或喷墨打印机，以它们作为输出纸质会计档案的工具：选用功能符合本单位实际业务的电算化会计软件，最好是具有档案治理辅助功能的电算化软件；强化系统的安全防护功能，如有联网，留意进行定期的补丁维护，避免因电脑安全或安全，导致会计档案泄密或被人为恶意修改。 （2）完善电算化下会计档案治理各项制度 a、建立电算化会计档案的回档制度：会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管；会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保存副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出，并按照有关税务、审计等治理部分的要求，及时打印输出有关账簿、报表。 b、建立电算化会计档案的保管制度：根据国家档案局的标准，建立电算化会计档案保管制度：选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘分离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作；按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号，标明时间和文件，制作档案治理文件卡片。 c、建立严格的借用手续制度：查阅会计档案，需经财务部分负责人批准，按照档案治理的有关规定，办理借阅手续；外单位查阅本部分会计档案，要有单位先容信，并经主管领导、财务部分负责人批准。 d、建立电算化档案定期备份制度：电算会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质，并设立备查登记簿，提供备份时间、数目、保管方式等备份细节信息；同时由于磁性介质的特殊性，治理职员必须对这些会计电算档案进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。 e、建立电算化软件内的会计档案治理多用户、分权限调用制度。对电算化会计档案的各项内容要规定不同的使用权限。普通数据，可较大范围共享；涉及单位机密的数据，仅供一定需要的职员使用；而设计原程序文件、数据结构文件等，则只有主管职员或程序开发职员才能使用。通过这样设置，保证电子档案的安全性，减少人为修改的可能。 （3）进步会计部分职员素质，完善职员配置结构 由于电算化会计，不仅仅是要实现传统会计的功能，更有其他利用计算机高速度计算、分析能力的功能，所以必须相应增加专业人才，加强对电子档案的治理，为提供更有效的会计信息打好基础；同时电算化软件维护及系统安全的要求较高，这也需要会计部分相应增加一定数目的电脑高级人才，维护日常运作，开发更公道、高效的软件。 （4）进步思想重视程度。实现会计电算化的企业单位，有关领导应当高度熟悉对电算化会计档案资料进行化治理的重要性，并督促有关制度的建立。现今不少实现会计电算化的企业单位，对会计档案资料的治理仍局限于手工治理阶段的经验，因此，应当进一步进步电算化会计档案治理者的素质，把磁性介质档案资料的治理落到实处。 五、电算化下会计档案治理展看 电算化会计档案作为会计档案的一部分，它与传统形式的会计档案相互配合、密切联系。假如说传统形式的会计档案是电算化会计档案的基础，那么电算化会计档案就是电算化独特的个性，它代表着未来会计规范化、化的方向，因此要充分发挥电算化会计的强大功能，必须做好电算化会计档案治理这一基础会计工作。 ： 1.张前，《电算化环境对会计档案的及治理要求》，《财会》，2001年第10期 2.李新惠，《电算化会计档案应留意的》，《档案治理》，2002年5月 3.郭利萍，《电算化会计档案制度的建立》，《档案治理》，2002年5月 4.部莉君、赵伟，（会计电算化对会计的相关影响），《现代审计与会计》，2001年第12期 5.支华，《会计电算化下的会计档案治理工作》，《财务与会计》， 2002年9月 6.马玉昆，《浅谈会计档案的治理》，《技术》，2002年第l期 7.张晶，《实行会计电算化后的会计档案治理之我见》，《工会财会》，2002年10月 8.周卫珍，《谈会计电算化后会计档案的变革》，《山东档案》，2002年4月【电算化下企业会计档案治理题目、成因及对策研究】相关文章：
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