探析企业销售与收款的内部控制

探析企业销售与收款的内部控制

　　摘要：会计电算化的应用，对内部控制产生了深远的影响，对内部控制制度提出了新的要求，手工会计下所采用的内部控制制度已不适应电算化会计的需要。会计电算化的实施，大大提高了会计信息处理的速度和准确性，能为用户提供及时、准确的会计信息，是会计事业发展史无前例的飞跃。但这个飞跃也给审计工作带来很大的影响。

　　关键词：电算化；会计信息系统；内部控制；控制活动

　　当企业产品在市场竞争激烈的条件下，要实现其经营目标，销售业务的关键作用越来越明显。扩大市场占有率、提高销售额是降低成本的主要途径。所有的投资战略分析以及企业的年度财务计划无不从确定市场销售预测开始。企业运营管理者都非常清楚，没有销售就没有生产经营，销售是企业运营的龙头。因此，所有企业无不对销售和市场开发给予极大的关注。当然，挑战、机遇和风险并存，销售与收款已经成为企业管理中非常复杂而且比较难控制的业务环节，其发生风险的几率也在不断增加。

　　一、企业销售与收款的风险

　　在制造行业中，销售与收款是企业经营活动非常重要的工作，其基本包括6个环节——市场推广、销售合同谈判和签订、客户服务、发货、开具发票确认应收账款、收款。销售与收款环节中，收款是最后一个环节，体现前面环节的成果，如果前面各环节出现舞弊风险，将会给收款环节留下很大的财产损失风险。同时销售业务质量的高低完全可以体现在应收账款的变化上，从财务上看，会计科目应收账款的借方反映销售额的多少，贷方反映货款回收的多少，余额则反映没回收的货款还有多少，所以如果销售与收款的风险发生了，最终会体现为企业的财务风险。

　　企业为了在竞争中赢得主动，抓住商机，除了要提高产品质量、改善售后服务外，还要运用赊销方式来扩大销售，只要有赊销就必定有应收账款。在当今中国，商品与劳务的赊销、赊供已成为经济发展中的一个基本特征。而商品、劳务赊销的结果，一方面扩大了企业产品的销路，增加了产品销售收入，提高企业竞争能力和经济效益，另一方面又形成了一定的应收账款，增加了企业经营风险。随着这一销售方式的普遍运用，不少企业应收账款占总资产及流动资产的比重居高不下，严重影响了资金周转，甚至产生大量的呆坏账，给企业带来极大的财产损失。因此，企业必须采取措施，制定合理有效的管理办法，加强销售与收款中各环节的风险管理，特别是做好应收账款的事先预防、事中监督和事后回收等管理工作，以保证应收账款的合理占用水平和收款安全，降低财产损失带来的财务风险。

　　企业销售与收款业务是企业的重要工作，笔者在某公司了解到，年销售3亿多元，应收账款平均余额在1.4亿元，已经核销的坏死账累计2200万元，账面还有呆账2100万元，2年以上账龄的应收账款占总应收的16％。企业在市场扩张过程中，怎样控制收款风险，怎样平衡占领市场和赊销风险的关系是应该考虑的问题。

　　二、销售与收款风险控制的方法探讨

　　1、职能分离法

　　职能分离法适用于预防企业所有业务环节的舞弊风险，销售一收款循环也不例外。很多企业中，销售一收款循环过程一直由销售部独立负责，这种独家控制销售一收款业务的好处是能够提高工作效率。但是，同时也增加了潜在的风险。比如销售人员出卖企业信息资料，侵吞市场推广费，自己开公司销售本企业和竞争对手的产品，参与制造仿冒本企业产品，贪腐挪用销售货款以及滥用公关交际费用等等。为了预防这些问题，企业可将销售一收款业务循环中的业务环节进行拆分。例如，将前期的市场拓展和销售合同签订、客户信用评估以及售后服务进行分割；销售人员的业务主要集中在市场拓展和销售合同签订；客户服务由质量管理部负责；信用评估则由独立的信用管理部或财务部信用管理人员负责；销售发货则由物流部组织安排；销售人员催款，而货款回收则由财务部为主负责办理。

　　2、建立客户信用评估和控制机制

　　在签订销售合同以及办理销售发货的业务环节中，一个非常重要的控制环节就是客户信用评估。过去由于企业对客户信用评估不重视，为了占领市场盲目扩大客户源，为日后销售收款埋下了巨大的隐患。一些销售业务人员更是利用企业信用管理的漏洞，冒险向不该发货的“特殊客户”大量发货，导致企业出现巨额的坏账损失。这就是业务人员舞弊活动的后果。为此，规模到了一定程度的成熟企业纷纷建立了客户信用评估控制程序，并建立了独立于销售部门的信用管理部。当销售业务人员和客户谈判签订销售合同前，必须事先经过信用管理部门的调查和风险评估。销售部门提出的赊销额度，事先也必须获得信用管理部门的审核并经过主管副总或总经理的批准。当销售业务人员向物流部提出发货申请前，必须经过信用管理部的核查，确保发货额度控制在已经批准的赊销限额之内。信用管理部门有权根据客户的资信情况和过去的付款情况拒绝或批准销售发货申请。

　　信用评估部门须了解客户信息，建立客户档案，对客户资料实行动态管理，及时更新，为评定客户的信用等级提供依据，依此确定采用不同的销售方式。

　　国际大公司实践证明，有效的信用控制可以极大地预防销售业务中应收账款的安全风险。

　　3、建立客户访问和应收账款对账制度

　　作为控制和预防销售舞弊风险的重要政策，企业可以制定内控和内审人员对客户进行访问的制度。企业高层领导可定期或不定期访问客户，内控人员也应当在对被审计单位的客户进行随机抽查访问，可以直接了解客户对被审计企业销售业务人员的看法，以及对公司客户服务水平的反馈意见；企业的财务部应收账款主管人员以及信用部人员也应当对客户定期进行对账。达到对本企业销售业务人员遵守企业规定起到监督作用。

　　4、制定严格的销售收款政策

　　保证销售货款安全、及时足额返回企业是一项重要工作。财务部是应收账款和收款业务的主体。企业应当明确规定禁止销售业务人员收取现金货款，同时尽可能要求客户直接向公司指定账户汇款支付销售货款。对于一些临时需要支付现金或承兑汇票的客户，则应当制定程序要求客户或销售业务人员提前向公司财务部主管和其销售主管报告具体的付款时间、付款数额、付款方式以及携带转账的安全措施。预防相关业务人员内外勾结实施贪腐、挪用、截留等舞弊行为。企业内控人员、财务主管以及销售业务主管应当定期对销售回款进行监督检查，抽查核对与客户的往来账务，预防舞弊行为的发生。

　　5、建立应收账款分析、催收和预警制度

　　企业要建立应收账款账龄分析制度和逾期应收账款催收制度。销售部门负责应收账款的催收，财务部门有权督促销售部门加紧催收。应收账款超过2年会失去诉讼时效，企业应按季度分析账龄，建立风险预警程序，向货款清收部门预警接近诉讼时效的应收账款，以及时采取财产保全、法律诉讼等措施，对催收无效的逾期应收账款通过法律程序予以解决，最低程度降低应收账款形成坏账的风险。

　　6、建立确认制度

　　建立确认制度。要求销售人员做到，及时取得客户的收货确认函和收到发票确认函，销售部门负责专门整理和保存，避免对方恶意拖欠或货物丢失，造成公司损失。

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