加强电算化会计内部控制的探讨

加强电算化会计内部控制的探讨

加强电算化会计内部控制的探讨

　　摘要：会计电算化的应用，对内部控制产生了深远的影响，提出了新的要求，文章就加强电算化会计信息系统内部控制问题进行初步探讨。

　　关键词：加强　电算化　内部控制

　　随着经济的发展，企业的内部控制日益重要，特别是内部会计控制。财政部近年来陆续出台了一系列有关会计控制规范，这说明内部会计控制在企业管理中的地位，已得到了重视，随着会计电算化的普及应用，对内部控制制度提出了新的要求，同时也带来了新的问题和挑战。如何加强电算化会计的内部控制已成为亟待解决的问题。

　　一、会计电算化给内部控制提出了新的要求

　　1.控制操作人员的职能，是会计电算化对内部控制提出的新要求之一。授权，批准控制是一种常见的基础的内部控制。在手工会计系统中，对于一项经济业务的每一环节，都要经过某些相应权限人员的审核和签章。但会计电算化后，职能划分发生了巨大变化。因为业务处理全部都是以电算化系统为主，因而电算化功能的高度集中导致了职责的集中；特别是会计人员的职能开始从核算型向管理型转移。某些人既可从事数据的输入，又可负责数据的输出和报送。因此，如果不加强内部控制，就会使某些计算机操作员直接对使用中的程序和数据进行修改，操纵处理结果，从而加大了出现错误和舞弊的风险。

　　2.确保原始数据操作的准确度，是会计电算化对内部控制提出的新要求之二。在电算化会计中，电子计算机输出的数据是在程序控制之下，对输入的数据自动进行加工处理，并储存于磁性介质上。所有记账、分析及编制会计报表等工作均在计算机程序的控制之下自动进行。然而，电脑中的原始数据必须是由人工事先进行审核和输入计算机的，一旦原始数据在输入中发生错误，计算机无法识别，只会将错就错地进行各种计算工作。因而自动处理数据的准确性，完全依赖原始数据输入的准确性，正因为会计电算化的这一固有弱点，所以对内部控制提出一些新的具体要求：一切数据的处理方法和过程都必须规范化，并保持准确性和相对稳定性，这样才能保证会计信息质量的真实性、完整性和准确性。

　　3.避免会计档案无纸化和电脑操作无形化带来的风险，是会计电算化对内部控制提出的新要求之三。在手工方式下，信息以账、证、表等形式存储在不同的纸质上，增、删、改了的凭证或会计账册都可以从各自的笔迹和印章上分清责任。但实行了电算化后，有形记录较传统手工会计系统大为减少，凭证、经济业务事项的说明和账簿等大多要依赖计算机方可录入、阅读或查询，在电算化会计下，数据的载体不同了。信息来源于数据和程序，并且从一开始就存储在各种磁性介质上。有些业务或处理结果可能不被打印出来，只有依靠电子计算机才能阅读这些数据。如果缺乏适当的内部控制，那么未经批准擅自改动数据的可能性就明显增大，而且数据改动后可不留下任何痕迹。

　　二、会计电算化的应用对内部会计控制的影响

　　会计电算化使传统的会计系统、组织机构、会计核算形式及内部控制制度发生很大变化，其中对内部控制制度的影响最为明显。

　　首先在传统的手工会计工作环境下，内部控制的原则是职务相分离，职权不相容，不同的工作人员在各自确定的工作区域内工作。各司其职依照相应的制度进行严格监督，也就是说手工会计系统中，内部控制的方式，主要是人员的内部牵制制度，但在电算化会计信息系统下，这一制度的重要性下降，甚至得不到遵循。内部控制的形式已由原来的制度控制变为制度和程序软件控制。

　　其次，随着电子商务、网上交易等的推行。每一项交易发生时，有关该项交易的信息由相关人员直接输入计算机并由计算机自动记录，原来在核算过程中进行的各种有必要核对审核的工作，有相当的部分变为计算机自动完成了，这些程序化的内部控制的有效性取决于应用程序，如果程序发生差错或不起作用，就会使失效控制长期不被发现，从而使系统在特定方面发生错误或违规行为的可能性增大。

　　由于上述影响，原有的内部控制制度已不能适应电算化系统的要求。因此，进一步完善企业内部控制制度已刻不容缓。计算机会计系统的内部控制是一个范围大，控制程序复杂的综合性控制，要尽量使会计电算化运行的每一个过程都处于严密控制之中。

　　三、如何加强会计电算化条件下的内部控制制度

　　建立健全一整套电算化模式下的规章制度，形成良好的内控环境必须从以下几个方面进行。

　　（一）管理控制

　　管理控制是指企业建立起一整套内部控制制度，以加强和完善对计算机会计系统的各部门和人员的管理和控制。管理控制包括组织机构的设置、责任划分、监督管理、档案管理等。

　　1.组织结构控制。在手工会计系统中，企业的财务部门一般主要从组织形式和组织程序上实行岗位控制，其中，组织形式控制是通过财务部门按经济业务性质分为几个不同的职能组来实现相互牵制和相互监督的控制作用；而组织程序，则是通过账账核对、账证核对、账实核对以及会计主管对凭证、账簿和报表的审核制度来实现处理的合理性与合法性。在电算化会计信息系统下，尽管会计系统运作的主要原则没有改，但在实现了会计电算化后，应对原有的组织机构进行适当的调整，以适应计算机系统的要求。

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