电算化会计下科目性质设置对编制会计分录和报表的影响

电算化会计下科目性质设置对编制会计分录和报表的影响

   编制分录是会计的日常工作，会计分录编制的正确、规范与否直接影响该帐户业务发生的真实情况，最终影响会计信息的质量。手工方式下，会计人员可以编制各种会计分录，虽然有些不符合规范，但记账人员可以根据会计分录分析后再登记账簿，期末根据各帐户的余额分析编制报表，而电算化方式下，会计分录怎么做它就怎么记，机器不会象手工方式那样先分析后记账，因此会计分录编制的质量高低在很大程度上影响报表的编制，尤其是损益类科目会计分录的编制。但会计分录要根据科目的属性来编制，这样才能做到既满足编制报表的需要，又符合会计制度规定和会计处理规范，所以在做一些重要业务的会计分录时，首先要设置好所涉及科目的属性，然后再根据业务内容编制会计分录，下面就以费用和收入的业务处理为例来说明科目属性的设置对编制分录和报表的影响。

　　电算化方式下会计分录的编制方式与手工编制大部分是相同的，但有部分会计分录的编制与手工方式存在一定的差异，需要对以前手工编制方式进行一定的修改才能满足电算化的需要。例如：人事部李某退回差旅费800元，手工会计分录如下：

　　借：现金 　　　　　　　　　 800
　　　　贷：费用—差旅费 　　　800

　　手工方式下，期间费用类帐户一般是借方分析式多栏账，平时发生的各项业务登记到借方，只有到月底时从总账贷方转出，出现贷方发生额，明细账仍然用红字从借方转出。对于上面这笔业务，记账人员在记账时就会用红字（但分录金额本身是贷方蓝字）登记到“管理费用-差旅费”账户的借方，从而造成账证不一致，但不影响会计报表的编制，而化方式下仍然这样编制的话，软件在记账时会直接登记到“管理费用-差旅费”账户的贷方，这样就影响报表从“管理费用”账户的取数，因为报表取数一般是从期间费用类账户的借方取数，如果等到月底所有损益类科目结平并记账以后，这时仍然从借方取数的话，很显然就不正确了。如果在手工账和电算化并行期间，手工账仍然将此笔业务用红字记到“管理费用-差旅费”的借方，而机内账将这笔业务记到“管理费用-差旅费”账户的贷方，这样就会造成“管理费用-差旅费”手工账的借贷方发生额与机内账不一致。因此，电算化下对此类业务的处理仍然象手工那样的话，会严重影响会计报表的编制和电算化的运用效率。为了不影响报表的编制，适应电算化的会计处理的特点，会计人员要改变这类业务的处理方法，就不会出现以上问题，下面就上面的例子先介绍几种普通处理方法：

　　第一种、借贷红字法：

　　借：管理费用—差旅费 　　　 800（红字）
　　　　贷：现金           　　　　800（红字）

　　这种方法旨在将费用类平时发生的贷方发生额用借方红字编写，这与手工方式方下登记费用贷方发生额时用红字登记的方向一致。这样编制虽然满足了报表对费用的取数要求，但不能反应“现金”账户的真实业务情况，且该种做法的前提是该单位采用的记账凭证格式是通用记账凭证格式。如果该单位的记账凭证分为收、付、转三类，这笔业务本身就是是收款业务，但这张凭证填写的却是付款业务，这就让人费解。如果该单位是先做手工凭证，然后再按照电算化要求将手工凭证输入机内，手工编制仍然按照正常方式编制，电算化凭证按照上面第一种方法编制，这样就会造成手工凭证与机内凭证不一致，再说该单位实行电算化以后，出于对货币资金的重视，仍然要求出纳人员每天手工登记现金和存款明细账，是根据手工凭证是用蓝字登记到借方，还是根据机内凭证用红字登记到贷方呢？如果用蓝字登记到借方，就会导致现金手工账与机内账不一致，如果用红字登记到贷方，表示现金的减少，红字就更让人难以理解。因此，电算化方式下此类凭证的编制方法仍然有不妥之处。

　　第二种、借方红字法

　　用红字冲减费用支出数，用蓝字借记现金增加数，处理如下：

　　借：管理费用—差旅费  　　800
　　借：现金             　　 800

　　手工方式下这种做法虽然不符合借贷法记账原则，但可以过账。电算化方式下，有的软件为了方便客户的应用要求，可以将软件设置为会计分录只有借方或贷方，只要分录金额不为零，所有分录金额汇总为零，就可以保存和过账，这既违背了借贷记账法的记账规则，仅有借方或贷方，也违背了部[财会字（1994）第27号]文件《会计核算软件基本功能规范》的第十五条第四款的规定，即违背了在输入记账凭证过程中，会计核算软件必须提供以下提示功能：“正在输入的记账凭证有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，应予提示并拒绝执行”。

　　这种做法虽然解决了会计报表对费用的取数要求和现金的登记管理要求，但很大程度上不符合会计处理规范，因此这种做法也有欠妥之处。

　　第三种、过渡科目法

　　以上两种处理方法在一定程度上满足了会计报表的编制要求，但会计处理方式上都有欠妥和不规范之处，为了既满足会计报表的编制要求又符合会计处理规范要求，下面就用过渡法来处理，过渡科目可以任意设置，但月底必须要结平，具体处理如下：

　　①　借：现金               800
　　　　　　贷：过渡科目         800

　　②借：管理费用—差旅费   　800
       　 贷：过渡科目     　    800（红字）

　　这样处理虽能满足报表的编制和会计处理规范要求，但是如果每月此类业务较多的话，每笔业务需要分两次做，这就显得非常麻烦。

　　采用以上三种处理方法虽然解决了报表编制问题，却带来了其他一些问题。第一种方法不能反映“现金”账户业务的真实情况，虽然余额一致，但机内账不能凭借贷发生额来反映其收支情况；第二种方法不符合借贷记账法的记账原则；第三种方法需要引用过渡科目，无形中增加了工作量，平时处理时要非常细心，而且月底时要检查过渡科目是否结平，如果损益类科目都有这种情况的话，就显得烦琐。

　　以上三种方法是对费用类账户特殊业务的处理方式，下面以收入类科目为例进行说明，例如，发生销售退回业务一笔，货款10000元，税款1700，符合会计处理规范的分录编制如下：

　　借：主营业务收入—A产品             　10000
　　　　应交税金—应交增值税—销项税额     1700
　　　　贷：银行存款                        　 11700

　　会计报表对收入取数一般是取贷方发生额，如果电算化分录仍然这样做的话，就会个报表取数带来困难，为方便电算化报表取数，会计分录如果采用以上三种方法的话，对编制报表没有问题，但同样会引起其他问题，如果采用第一种方法，“银行存款”就会出现借方发生额，这又会出现象第一个例子里的“现金”业务处理问题。无论采用上面哪一种方法都会出现“主营业务收入-A产品”和“应交税金-应交增值税-销项税额”贷方发生额，这就违反了《企业会计制度（2001）》中销售退回业务的会计处理规定，规范的会计处理应该就是上面的处理。

　　从以上两个例子可以看出，为了便于报表从费用和收入类账户取数，平时发生的业务全部记入一方，这就淹没了有些业务的真实情况，纯粹是为了编制报表，不能准确的记录原始数据，如果按照会计制度规定，销售退回时会计处理应将收入和税金记入借方，这样月底或年末就可以根据借方发生额或借方累计额得出销售退回情况，原始数据可以直接取得。而为了电算化编制报表的要求，对有些业务进行了不规范处理，将费用类业务全部记入借方，收入类业务全部记入贷方，这就造月费用的发生和冲减，本月销售的实现和退回全部混合在一方，如果要销售的退回和费用的冲减情况，只有查阅机内凭证或打印出的凭证，如果是统计全年的发生额就显得麻了烦。

　上面的处理方法不是在会计处理规范方面，就是在会 计报表编制上出现问题，下面就介绍一种新的方法来解决这样的问题，即通过设置费用或收入科目的性质来控制分录的编制，从而满足会计报表的编制。

　　现在有些软件在账务处理方面提供了科目的栏目功能，设置栏目的科目只能是明细科目，栏目的特点和好处是：栏目不记录余额，只记发生额，结转时可以直接从上级结转，对于需要结转的科目非常方便；平时发生业务时必须要从明细科目走，可以记入借方或贷方，但不能从总帐走，只有月底结转才能从总帐相反方向走。

　　以下科目可以设置为栏目：①明细科目不需要核算余额，只考察发生额（包括本月发生额和本年累计发生额）；②下级科目设为栏目的科目可以从总帐直接结转，所以对于那些每月需要结平的科目可设为栏目，如损益类科目。这样会计分录才可以按照规范来处理了，反映业务的真实情况。

　　一般情况下会计科目的性质都是普通科目，即如果该科目下设明细科目，平时发生业务必须要核算到最明细，否则凭证保存不了，月末需要结平的科目在月底结转是必须从每个明细科目结转，将每个明细科目结平。那费用来说，管理费用下设很多明细科目，月末结转时必须要将每个明细科目结平，如月末结转时就必须象下面这样做：

　　借：本年利润               
　　　　贷：管理费用—工资
　　　　　　　　　　—招待费
　　　　　　　　　　—差旅费
　　　　　　　　　　—办公费

　　由于管理费用、营业费用、主营业务收入等科目下的明细科目较多，即使将其设为每个月自动结转，在打印时也会很麻烦，每笔分录凭证很多。如果将管理费用下的明细科目设为借方栏目，所有的问题都可以解决了，如上面的差旅费退回问题电算化会计分录就可以沿用手工方式。

　　借：现金          　      800
　　　　贷：管理费用—差旅费 　 800

　　月末结转时，就可以将借贷差额直接从贷方总帐转出，分录如下：

　　借：本年利润  
　　　　贷：管理费用

　　同样上面的销售退回业务就可以按照会计规范来做，分录如下：

　　借：主营业务收入—A产品              　10000
    　　应交税金—应交增值税—销项税额     1700
　　　　贷：存款                         11700

　　同样月末结转时，可以从借方总帐直接转出贷借差额。

　　将损益类科目的明细科目设为栏目性质，以上出现的分录编制问题就可以迎韧而解了，会计报表取数就不必拘泥于一方，借方或贷方，可以按照科目的属性取明细科目的借贷差额或贷借差额，而且可以根据科目的借贷发生额，直接取得需要的各种数据，如“主营业务收入-A产品”的借方发生额反映的是销售退回金额，贷方发生额是本月实现的销售额，本月A产品的销售净额就是贷借差额，本月销售净额就是所有明细科目的总贷借差额。由于月末结转时从借方总帐转出借贷差额，所有的明细科目只用来登记借方或贷方发生额，不记结转额和余额，因此可以根据要求直接各个明细科目的借方或贷方取数，这样编制报表就非常方便。实际应用中可以根据管理要求将损益类或多栏账科目设为栏目，如营业费用或应付福利费，就可以解决诸如上面为了编制报表而出现的分录处理问题，需要注意的是科目设为栏目时，平时发生的业务必须核算到最明细，因为栏目在登记明细账的同时必然登记总帐，但平时业务发生记入总帐就不会登记明细账了，所以只有到月底时才从总帐结转，否则就会造成总帐和明细账不平衡，因此在平时审核时就要注意设为栏目科目的会计分录处理是否正确，月底结转前要核对明细发生额与总帐发生额是否一致，只有总帐与明细栏目发生额一致才能保证报表取数正确。用户可以根据软件提供的功能和要求进行设置，如果软件有该项功能，本人建议使用栏目来满足会计分录和报表的编制，本公司使用该项功能以很长时间且效果良好。

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