探讨应对会计电算化中问题的措施
1财务会计人员参与会计电算化软件的开发
单位可单独选派一名会计人员参加电算化软件设计的全过程,掌握一定的源代码。该相关会计人员不进行会计业务处理,主要负责与会计主管人员勾通,了解软件使用过程中需要完善的事项,积极地与软件工程师协调,把会计语言翻译成编程语言。这样,主管会计人员就可以随时根据新业务、新情况调整报表之间的勾稽关系。尤其是在软件系统升级和执行新会计准则的情况下,更为便捷。一方面,软件的设计会与实务相一致,另一方面也可以节省一大笔软件升级费用。
2建立与会计电算化相适应的制衡体系
为了保证会计资料真实、完整,防止恶意违法违纪行为的.发生,企业会计电算化必须有明确的职责分工,严格执行不相容职务相分离的制衡原则。系统管理员或账套主管在业务授权时,不能违背制衡原则随意授权。电算化的制衡体系不能完全照搬手工记账法下的原则,应该根据业务性质进行甄别。如:财务报表公式的修改与记账相分离。不过,设计制衡原则在风险承担的基础上,有时也要充分考虑成本效益原则。
3完善系统初始化修改控制程序
由于系统初始化数据量非常大,工作量可想而知。一旦某一个环节出现差错,大部分初始化工作都要从头再来。因为目前的电算化软件在程序设计上采用的是“树” 形结构,类似于电路中的“串联”结构,一个环节出现问题,其他环节都会受影响。为了完善系统初始化修改程序,在设计电算化程序时,采用类似于“并联”结构的方式,每个环节都相对独立,出现差错时可以只针对这个环节进行修改,这样可以大大降低差错修改的工作量。
4保证电子数据安全,严格执行“异地双备份”制度
保证电子数据的安全、完整是电算化管理的第一要务。由于电子信息性质的特殊性,其安全、完整性受到的威胁非常大。为此,企业应当建立起完善的电子数据管理制度。其内定以少应包括以下几个方面:
⑴严格进行业务授权,建立电算化制衡体系。
⑵操作员定期修改操作密码,防止密码外漏导致财务数据被恶意篡改。
⑶禁止电算化系统服务器和客户端电脑外接INTERNET网,每个工工作日使用正版杀毒软件进行全盘杀毒。使用其他存储介质拷贝数据时,必须先行杀毒。
⑷至少每个月备份一次财务数据,并异地存储。根据财政部的相关规定,财务电子数据应异地双备份,即:不能单纯的备份到系统所在电脑上,应备份到其他电脑或其他存储介质上,以防止系统电脑崩溃数据丢失。实践中困扰会计电算化实务工作者的问题有很多,不仅局限于上面列举的。同样,本文提出的应对措施也只是常见而有效果的解决办法。随着会计电算化的深入应用,工作中会遇到更多的新问题,需要实务工作者认真研究并提出切实可行的解决办法,为实现会计电算化的日臻完善而努力。
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