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加强高职教务档案管理工作的几点思考的论文
【摘要】教务档案工作是高职院校教务管理工作的重要组成部分，本人结合高职院校档案管理的建设，探讨了教务档案管理中存在的问题及对策，使之能更好地为高职院校教学服务。
【关键词】教学档案管理服务
高校教务档案是学校在开展教学过程中形成的具有保存价值的各种材料的历史纪录，记录了教学过程的每个方面和各个环节，反映了高校的整体规模、教学质量和办学水平。目前，高职院校的教学档案已在教学管理、教学研究等项目工作中发挥了重要作用，但也存在不少问题，应当认真解决，以适应高等职业教育发展的需要。
一提高教务档案管理建设的认识
要利用好教务档案，就要做好教务档案的收集、整理和归档工作。教务档案不只是资料的贮存、历史的记录，它也是一种重要的信息资源。主动、充分地开发教务档案的信息资源，服务于教育教学工作，是每位教务工作者应有的职责，也是档案管理的一项重要内容。所以，做好档案管理的建设工作要注意以下几点：
1．保障档案的及时收集、整理和归档工作
教务档案资料管理不仅是量大、繁琐的事务性工作，而且还有大量的技术性工作，特别是教学资料的收集和管理更是如此。因此，作为教务管理人员，不仅要增强档案管理意识，而且要让档案归档者明白档案的重要性，让他们主动收集、整理、及时上交应归档的资料，这样在档案形成的最初阶段，其质量就能得到保障。
2．保障人员的素质
教务档案管理人员的素质、业务水平的高低也直接影响到高校档案工作能否得到繁荣与发展。所以，教务档案管理人员要有强烈的事业心和高度的历史责任感，要有实事求是的精神和严谨的工作作风。随着知识经济的发展，教务档案管理人员也要与时俱进，不断创新。
3．保障教务档案更好地服务于教育教学工作
教务档案不只是资料的贮存、历史的记录，也是一种重要的信息资源。主动、充分地开发教务档案的信息资源，服务于教育教学工作是每位教务工作者应有的职责，也是档案管理工作的一项重要内容。
第一，高校教务档案具有特定的信息参考价值。领导在作出科学的决策之前，需要了解上级部门的有关文件，了解学校的教学质量状况、教学管理历史过程中的各项措施效果，掌握教师的教学、科研以及学生的学习情况等，都要参考过去的档案记载。
第二，高校教务档案具有检查、评估功能。上级主管部门对高校教学工作的指导和管理的方式有多种，其中非常重要的一种方式，即对高校教学工作进行检查、评估验收。学校教学运行机制是否良好，教学管理水平如何，教学质量如何，在教务案中都能真实地得以体现。通过对教务档案中的考试安排、考卷试题、学生的学籍档案、课程设置等分析，可以与其他同等高校进行比较，从而客观地反映出学院的教学水平。教务档案管理工作是上级主管部门对高校教学进行检查、评估验收的一项重要依据。
二当前教务档案工作中存在的问题
1．档案资料不齐全
档案形成的初期是由系部上交的资料，他们虽然做了大量的工作，但由于对教学档案意识的薄弱，所以有相当一部分资料比较分散或没有记录，从而导致档案资料不齐全。
2．档案工作人员业务素质不高
档案工作人员的主动性不强，业务素质有待提高，缺乏责任心，对工作敷衍了事，也容易使资料收集不全，影响到后续工作的开展。
3．档案管理没形成数字化管理
社会正步入计算机和网络的时代，作为原生信息的教务档案的管理，也要与时俱进，实行数字化管理。以前，教务档案都是纸质文档，存放占用空间大，且不易长期保存，档案管理也主要依靠手工，工作效率低下，信息化管理手段明显滞后，这样既不便于对档案的利用，师生进行查找、检索费时费力，也不能做到很好地为师生服务。因此，我们要利用现有教学管理软件，逐步将纸质档案电子化，做成统一、有效的存储格式，将纸质档案与电子档案并行管理，为教务工作提供有力的支持。
三加强高职教务档案管理措施
随着学院的不断发展、建设，各种管理的日趋规范化要求我们必须改变目前学校教务档案管理的方式。要提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行。为此，我们必须从提高对档案管理工作重要性的认识，培养高素质的档案管理人员入手，以此促进教务档案管理工作的规范化与科学化。
1．树立良好的管理工作观念
档案管理人员首先要充分认识到自己工作的重要性。其次要明确档案的作用在于它的实用性。档案管理部门要和教学部门加强沟通协调，档案管理人员应及时向教学部门提供教学档案的归档范围，定期到教学部门了解检查教学档案的收集情况，宣传档案业务知识，主动参与管理活动，及时为教学工作服务，为深化学校的各项改革提供信息，使档案管理部门真正成为教学工作的信息咨询部门。
2．建立档案管理体制，落实教学档案管理责任制
我校根据教学管理的实际情况，确立了三级管理体系，全校教务档案分为学校、教务处和系（部）三级，并规定了相应的档案管理范围，学院的档案室负责全院的规章制度、教学评估、课程建设、专业设置等方面的文件，全校汇总资料等宏观资料应由院级档案管理机构负责；各教学系（部）只保管上述同本部门有关的教学档案以及课程档案、学生考试试卷、毕业论文等数量较大又比较微观的资料；教务处的档案资料保管范围则介于两者之间，作为教学的具体组织者和综合管理部门，既要保管宏观资料，也要保管比较微观的资料。例如：教师的记分册、点名册、试卷分析由各系保管，教务处只保管相应的检查记录，这份检查记录既反映了当时全校的填写情况，又避免了大量的微观材料占据宝贵的存储空间。同时，教务处应根据自己的教学管理范围，制定相应的档案管理制度。例如：各系（部）根据教务档案管理流程收集、整理、汇总与之有关的档案资料，并在每学期结束前报给教务处，以便从制度上保证教务档案长期有效的收集和保存。
3．提高教务档案管理人员的素质
档案管理人员是档案规范化管理的具体实施者，目前，学校档案管理队伍中大多是兼职档案员，如果不对其加强培训，必然影响档案的收集和整理的质量。档案工作的现代化，首先要树立先进的管理思想，学习科学的管理理论，继而采用与之相适应的组织机构、管理方法、整理手段，以达到预期的工作目的。为了适应现代化的档案管理工作，档案工作人员要结合工作实际需要和未来的发展趋势，不断拓宽知识面，学习技术，学习相关领域的知识，积极参与档案学术交流研究，开阔视野，增长技能，提高自身的素质以适应档案管理最新发展的动态。
4．加强校际间档案管理的交流
现在有不少高校在教务档案的管理方面，积累了丰富的经验，我们应该积极走出校门，向别人学习借鉴，“他山之石，可以攻玉”。因此，应密切同其他院校的业务交流和学习，通过交流，一方面可以互相学习彼此间的教务档案管理经验与方法；另一方面又可以促进相互学术水平的提高，以此改进和提高我们的档案管理水平。
总之，教务档案工作是学校整个教学管理工作的重要组成部分，要充分利用教务档案，认真地为教学服务，对于加强教学管理、提高教学质量、开展教学研究，有着非常积极的意义。
参考文献
［1］易洁、谢金.高职院校应当进一步加强教务档案管理［j］.湖南大众传媒职业技术学院学报，2008（2）
［2］刘秀贤.高校教务档案管理的建设与发展［j］.考试周刊，2008
［3］吴玉霞.做好教务档案工作为高校教学服务［j］.宁波高等专科学校学报，2003（2）
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