客户档案治理与企业坏账风险控制初探

时间：2023-03-24 01:23:08 企业管理毕业论文我要投稿

相关推荐

客户档案治理与企业坏账风险控制初探

摘要：客户档案治理是信用治理和档案部分的基础性工作，在企业坏账风险控制和治理的各个环节有着广泛的用途。企业客户档案主要包括基础性原始资料和标准的企业资信调查报告。建立企业客户档案应遵循集中、动态和分类治理的原则；在治理模式上应根据企业规模因地制宜，重视客户档案数据库的建设和治理。
关键词：客户档案；坏账风险；治理

我国已全面进进买方市场，信用交易也已成为市场主流的交易形式。信用交易给企业带来巨大商机的同时也是一把“双刃剑”，处理不当就会形成大量的应收账款和巨额坏账，直接到企业的生存与。客户档案的建设治理是加强企业应收账款治理和防范企业坏账风险的重要工作，是解决我国企业普遍面临坏账危机的有效措施之一。本文围绕企业客户档案的涵义和内容、客户档案的治理原则和模式、以及客户档案在企业坏账风险控制中的进行初步探讨。
一、客户档案的涵义与内容
客户档案是企业在与客户交往过程中所形成的客户信息资料、企业自行制作的客户信用报告，以及对订购的客户资信报告进行分析和加工后，全面反映企业客户资信状况的综合性档案材料。建立合格的客户档案是企业信用治理的出发点，属于企业信用治理和档案部分的基础性工作。客户档案的内容比较复杂，既包括标准的企业资信调查报告，又包括形成终极报告的基础性原始资料和数据。
1、客户档案原始资料。客户档案原始资料是客户档案的基础内容，常见的客户档案原始资料主要有：交易过程中的合同、谈判记录、可行性报告和报审及批准文件；客户的法人营业执照、营业执照、事业法人营业执照的副本复印件；客户履约能力证实资料复印件；客户的法定代表人或合同承办人的职务资格证实、个人身份证实、先容信、授权委托书的原件或复印件；客户担保人的担保能力和主体资格证实资料的复印件；双方签订或履行合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听材料；签证、公证等文书材料；合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议；标的的验收记录；交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。在对客户档案资料进行保管分析的过程中，各类原始资料的保管和整理是最基本的工作。由于在交易过程中逐渐形成的客户档案原始资料是非常多的，为了避免今后的纠纷，这些书面的原始档案资料应该被完好的保存起来，切实防范企业与客户经济往来中发生的合同风险、风险和信用风险。
2、客户资信调查报告。客户资信调查报告是客户档案的核心内容，它是对客户档案原始资料进行整理和分析基础上形成的综合反映客户资信情况的档案材料。从资信调查报告的形成过程和主要用途来看，它是由企业资信调查职员撰写的一种反映客户信用动因和信用能力的综合报告，是具体记录客户资信信息的载体。资信调查报告的主要内容有：被调查公司的概况；股东及治理层情况；财务状况；银行信用；付款记录；经营情况；实地调查结果；关联企业及关联方交易情况；公共记录；媒体表露及评语；对客户公司的总体评价；给予客户的授信建议等。此外，资信调查报告还可以包括经过分析得到的分类种别、交易的趋势、客户的购买模式和偏好特征等内容。企业资信调查报告的格式没有严格的规定，在实践中可以根据企业的具体情况选择不同的格式，通常在撰写过程中可以专业资信调查机构的标准报告来进行。
二、客户档案的治理原则
实践证实，建立企业客户档案应遵循集中、动态和分类治理的原则，进行治理。长期以来，客户档案在我国企业治理实践中没有得到应有的重视，客户资料分散化，数据信息更新缓慢、滞后，缺乏恰当的客户分类等十分突出。这些不利因素限制了客户档案在企业应收账款治理和坏账风险控制方面发挥应有的作用，使企业大量本可避免坏账损失成为现实。
1、集中治理。企业客户资料分散化通常有两种情况，一是分散在业务职员手中，二是分散在企业各个部分。假如是第一种情况，就可能导致客户是业务职员的客户而不是企业的客户，由于企业的治理层并不熟悉每一个客户，所以当业务职员离开企业后，客户及业务也随之离往，给公司造成重大的经济损失。现实生活中，这种案例屡见不鲜，如某公司的销售职员由于某种原因离职或者集体离职，同时将把握的客户资料和关系带给公司的竞争对手，将造成该公司销售额在短时间内巨幅下滑。更严重的还有，假如业务职员带走了销售合同和发货单据，就会使某些客户拖欠的账款变成坏账，无法追回。再加上企业长期支付业务职员的工资和维护客户的用度，损失不可低估。假如是客户资料分散在各个部分的情况，固然可以杜尽个人把握企业客户资源的题目，但也会引出部分之间、部分与整个企业之间平衡利益关系的题目。在实践中，具体表现在多个部分与同一客户交易，结果可能是不同的部分为了赢得订单而提供一个比一个更优惠的信用条件。部分的利益保住了，但企业的整体利益遭受的损害，同样的情况还可以发生的总公司和分公司之间。因此，针对客户资料分散化的题目，企业惟一的解决办法就是对客户档案进行集中治理。集中治理客户档案后，公司可以进行同一授信，全面跟踪，及时抑制可能出现的题目。在集中治理的模式下，企业仍然要留意加强信用治理部分的工作职员的职业道德，使其意识到客户档案是企业的特殊资产，也是企业贸易秘密的重要内容。
2、动态治理。所谓动态治理，是指对于客户档案信息要不断进行更新。这是由于客户本身的情况是在不断变化的。就客户的资信报告来讲，它是一份即期的客户档案，有效期一般在三个月到一年。超出这个时间，就要对客户进行新的调查。同时对客户档案实施动态治理的另一个目的是，随着客户的财务、经营、人事变动情况，定期调整对客户的授信额度。信用治理部分的授信应该按客户协议进行，一般以年度为单位确定本期授信的有效期。当客户的基本情况发生变化，信用额度也要随之进行调整。长期积累客户信息也非常关键，通过完整的记录可以看到客户发展趋势，更好地对客户的发展潜力进行分析。此外，历史积累数据是进行统计分析的基础，可以帮助挤掉客户财务报表的部分“水分”，提供相对比较正确的猜测基础。总之，客户档案不是静态的，而是一个动态变化的集成过程。
3、分类治理。对客户档案进行恰当的分类，主要是基于客户对企业的重要性和客户档案治理用度进行考虑。企业客户规模的大小不一，对企业销售额的贡献程度也相应不同，理应区别对待；另一方面进行客户档案治理也要考虑到本钱效益原则，尽量使有限的资源发挥最大的经济效用。考虑客户对企业的重要性因素，信用治理部分可以将客户分成普通客户的核心客户。划分的标准是企业与客户的年均匀交易额，同时要考虑与客户交往的时间是非。核心客户与企业的交易量大，是利润的主要来源，统计数据显示，国有企业80%以上的销售额来自这类客户，假如该类客户出现风险，对企业所造成的损失将是巨大的，对该类客户的治理尤为重要。一旦将某客户划进到核心客户范围，对其档案进行治理的复杂程度就会进步，对应的档案治理用度也会有所进步。用度进步的主要原因在于，对核心客户要进行深层次的资信调查，同时要保证信息的及时更新。所以对于经费预算相对困难的企业，应该在短期内控制企业核心客户的总数。对于核心客户的重点治理并不意味着对普通客户的治理可以放松。普通客户数目多、交易额小，应用群体分析和评分控制更为简便、有效。值得留意的是，企业有一些多年保持生意来往的中小客户，尽管企业与它们的年交易额并不高，也要给予必要的关注，不能因其是老客户，并且交易额不大而忽视对它们的风险防范。
三、客户档案的治理模式
一般来说，客户档案资料的收集、处理、评价的成果都具体体现在标准版式的企业资信调查报告中，它构成合格的客户档案中核心的。对于企业的客户档案治理工作，一个合格的最简单的客户档案就是一份普通版本的客户企业资信调查报告，换言之，客户档案库的数据平台就是普通版本的企业资信调查报告，客户档案就是在此基础上建立的。客户档案资料的建立和维护随着企业阶段的不同，其操纵方式和总体架构也会随之不同。比较常见的客户档案治理模式主要有两种。
1、简单的客户档案治理。大多数处于低级阶段的小规模企业，企业的营业额总体比较小，并且企业的客户量不是很大，因此就是将一些客户档案形成电子化文档资料，通过WORD、EXCEL等办公自动化软件进行简单的编辑、统计等操纵。这种治理模式的优点是本钱比较低，对治理职员的技术水平要求不高；缺点是对于客户资料的效果不是很好，资料整合和再利用的可能性不是很大。
2、客户档案数据库治理。企业发展到一定程度，客户的数目有一定的规模，必须建立客户档案库才能更好地对客户进行治理。在实际操纵中，客户档案数据库的建设采用两种模式，一种是单独的客户信用档案数据库的建设；另一种是融合在企业的信息化治理系统中，其中的某一部分是客户信用档案数据库。企业数据库建设的条件是有一位练习有素的信用治理经理主持和做出公道的预算，在预算答应的条件下，也可以聘用信用治理专家到企业帮助建立客户档案和对企业档案职员进行培训。与企业的客户档案建设预算额相关的因素很多，主要包括企业的总客户数、核心客户数、国内外客户比例、机治理系统的水平、企业本地市场扩张速度、并购计划、海外发展计划等。它们都与企业客户档案数据库的预算成正比例变化关系。在国内，根据目前征信产品的价格和经验数据可以预估客户档案数据库建设的投资规模。此外，在客户档案数据库的建设过程中，要充分数据挖掘技术，根据企业客户档案的特点建立公道的数据挖掘分析模型和挖掘，从大量客户档案原始资料中通过数据选择和检测，揭示出隐含的具有潜伏价值的信息，
四、客户档案在企业坏账风险控制中的应用
企业的应收账款治理和坏账风险控制已经从单纯的事后控制发展到事前、事中、事后控制相结合的全过程控制和治理模式，从业务性质上看，坏账风险控制涵盖了企业客户开发、商务谈判、授信治理、核算和诉讼的众多方面。而客户档案在企业坏账风险控制的每一个环节都有着广泛的应用。
1、通过企业客户档案的建立，可以选择和维护重要客户并识别高风险客户。在客户档案缺失的情况下，客户信息资料主要是把握在业务员手中，公司各级治理者缺乏形成正确决策所需的足够信息和客户档案材料，因此在一些重要客户的开发和选择上犹豫未定，而对于一些信用较差的客户或交易价值不大的客户却由于业务职员的盲目开发，为日后形成坏账危机埋下了隐患。通过客户档案的建立和完善，企业治理层有了对客户进行正确判定的基础，经过对客户审慎的观察和分析，降低因开发和选择客户不善而造成的坏账风险。
2、通过企业客户档案，可以帮助企业在商务谈判中获得成功。完善的客户档案通常记录有被调查客户的弱点和优点，这些内容可以帮助企业决定同客户打交道时的姿态和制订谈判时的策略。比如从标准企业资信调查报告中，企业可以检索到被调查企业的主要企业治理职员的个人。这项信息可以被用于帮助谈判职员处理好同客户的感情。例如，某外贸公司向美国出口产品时，从企业档案中提取了该美国公司的资信调查报告，在报告中发现该美国公司的总经理毕业于匹兹堡大学，于是公司调来一位同样毕业于该大学的留学回国在本企业服务的部分经理参加接待美国客人。由于是校友的关系，加之这位留学经理的良好发挥，在加深双方信任和理解方面起到积极作用，使合同顺利签字，应收账款的回收也极为顺利。企业还能利用客户档案了解一些企业***公司关系的族谱信息，发掘老客户的生意潜力，追踪客户企业股东投资关系。
3、通过企业客户档案，可以了解被调查客户的实力和财务、信用状况，以便企业做出是否授信以及授信额度大小的决策。从标准的企业资信调查报告中，可以看到客户的经营和财务状况变化的情况，这些信息对于销售部分会很有帮助。假如从调查的报告上发现被调查客户的经济状况不佳，或有不良的信用记录，或处于严重的经济纠纷之中，则可以判定与该客户交易的坏账风险较大，企业则可视情况提供其较低的信用额度，或要求其支付大额定金，或改变付款方式进行现金交易。对于信用记录优良、财务状况良好、销售渠道畅通的客户，企业则可以提供较高的信用额度，并与之建立良好的贸易关系，以扩大双方合作的规模和层次。
4、客户档案可以为企业公道地评价应收账款的可回收性，正确计提坏账预备金提供依据。现行企业会计制度答应企业在公道评价应收账款可回收程度的基础上，自行确定坏账预备的计提比例，计提坏账预备金，以增强企业应对未来发生坏账损失的风险抵御能力。坏账预备计提金额过高或过低，都会企业当期利润的大小，进而影响企业会计信息的真实性，严重的甚至会影响报表使用者的正确决策。完善健全的客户档案是企业对客户应收账款可回收程度进行正确判定的基础和依据，是企业对坏账损失进行正确的估计和核算的重要条件条件。
5、客户档案还是解决经济纠纷和法律诉讼的重要证据。我国还处于转型时期，市场经济还不成熟、不发达，企业在与客户交易的过程中很轻易遭遇不良信用，随之发生的经济纠纷甚至法律诉讼也就难以避免。客户档案原始资料中的谈判记录、授权委托书、担保性文件、交易合同、履约过程中的往来电报和信函、标的的验收记录等，都是解决经济纠纷的重要工具，也是进行法律诉讼中的重要证据。在对客户档案资料进行保管分析的过程中，对原始书面档案资料的保管和整理是最基本的工作，是企业避免经济纠纷和应对法律诉讼不可或缺的重要环节。
：
1、布赖恩

【客户档案治理与企业坏账风险控制初探】相关文章：

基于战略治理的企业环境风险研究08-28

内部控制审计评价初探06-03

信用衍生品化解中小企业融资信用风险初探06-01

企业财务风险管理及控制策略论文07-24

浅谈内部审计风险控制（精选7篇）04-26

工程经济管理风险及防范措施初探论文04-29