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利用Excel执行审计分析程序
[摘 要] 程序需要在处理大量数据基础上进行比较分析,Excel软件则为执行分析程序提供了有力的工具。本文主要从财务报表整体和账户两个层面,先容如何利用Excel执行横向、纵向、比率和趋势分析程序,以期对审计实务职员高效执行审计分析程序有所帮助。[关键词] 分析程序;Excel
[中图分类号] F239.1[标识码]B[文章编号] 1673-0194(2006)01-0044-03
分析程序又称分析性复核,是审计职员常用的重要审计程序(或审计技术)之一。根据信息对称性的特点,财务数据之间、非财务数据之间以及财务数据与非财务数据之间均存在一定的内在联系,审计职员通过分析数据之间的关系,找出其中的异常波动或不一致作为进一步审计的重点,此乃分析程序的原理所在。审计职员之所以广泛运用分析程序,原因有二:一是师事务所面临着、和竞争的压力,需要降低审计用度;二是运用此方法可以进步审计质量。在手工操纵下,执行分析程序需要审计职员处理大量数据,并要从中找出相关信息的异常或不一致,这对审计职员的职业能力提出严重挑战。本文借助Excel的强大数据和图表功能来执行审计分析程序,旨在帮助审计职员迅速而又正确地分析相关财务信息,找出审计风险之所在,为进一步审计指明方向。
一、分析程序原理
分析程序是指审计职员通过不同财务数据之间、以及财务数据与非财务数据之间的内在关系,对财务信息作出评价。分析程序还包括调查与其他相关信息不一致或与预期数据严重偏离的波动和关系。
1.执行分析程序的目的 分析程序在财务报表审计的三个阶段都可以运用,但在每个阶段运用所起到的作用有所不同。在审计计划阶段,执行分析程序可以帮助注册会计师确定其他审计程序的性质、时间及范围。即通过该程序了解、确认被审单位是否存在异常或意外的信息波动,以便找出潜伏的错报风险领域,进而确定相应的审计重点和进一步的审计程序。在审计实施阶段,分析程序可直接作为一种实质性测试程序,以收集与账户余额和各类交易相关的特殊认定的证据。在审计报告阶段,分析程序用于对被审单位会计报表的整体公道性做最后的复核。按照注册会计师协会2004年10月和2005年7月两次发布的风险导向审计准则的征求意见稿的规定,审计职员在了解被审计单位及其环境并评估重大错报风险时应当实施分析程序,从而有助于识别异常的交易或事项,以及对财务报表和审计产生的金额、比率和趋势,并对这些异常或未预期到的关系在识别重大错报风险时应予以考虑。
2.执行分析程序常用的方法 执行分析程序常用的方法有比较分析法、比率分析法和趋势分析法三种。
比较分析法是通过对某一报表项目与既定标准的比较,以获取审计证据的一种技术方法。具体的比较包括本期实际数与计划数比较,本期实际数与预算数的比较,本期实际数与同业标准数之间的比较等。
比率分析法是通过对报表中某一项目同与其相关的另一项目相比所得的值进行分析,以获取审计证据的一种技术方法。
趋势分析法是通过对连续若干期某一报表项目的变动金额及其百分比的计算,分析该项目的增减变动方向和幅度,以获取有关审计证据的一种技术方法。
无论是对财务报表整体执行分析程序,还是对账户或交易执行分析程序,以上三种方法经常被结合使用。
3.执行分析程序的步骤 分析程序在审计各个阶段运用的步骤也有所不同,但在审计计划阶段的应用中尤为完整。在计划阶段,有效使用分析性复核程序,必须系统地执行以下步骤:
(1)确定将要执行的计算及比较:审计职员根据分析目标及获取的相关资料,确定执行何种类型的计算及比较。常用的计算及比较包括尽对额比较、结构比率分析、相关比率分析和趋势分析。
(2)估计期看值(确定基准值):审计职员可以根据各种不同来源的数据估计期看值。估计期看值常用方式包括:根据预算或猜测估计期看值、根据被审计单位以前年度的会计信息估计期看值、根据会计要素之间的关系估计期看值、根据同行业资料估计期看值等。
(3)执行计算及比较:审计职员按照公式对被审单位相关数据进行处理,并把处理结果与期看值对比,确定差异或变动幅度。
(4)分析数据及确认重大差异:分析的主要目的是确认是否有异常或意外的波动。由于重大差异和意外波动是错报风险增加的信号,因此,注册会计师必须对重大的差异或波动进行调查。
(5)调查重大的非预期差异:对重大的非预期差异,审计职员必须进行调查,包括向被审计单位询问、检查交易凭证等。
(6)确定对审计计划的影响:不能公道解释的重大差异通常被视为错报风险增加的信号,审计职员通常会计划更具体的测试。执行分析性复核程序可指出高风险领域所在,使审计更具有效率和效果。
二、Excel在执行程序中的具体
1.财务报表整体分析程序 借助Excel执行审计分析程序首先应从被审单位的账务处理系统中将有关数据导进到指定的Excel文件,然后借助Excel程序强大的数据处理功能执行审计分析程序。将财务报表数据导出过程如下(以浪潮国强财务软件为例):进进账务处理系统的“报表治理系统”界面,在“报表”下拉菜单中选择“导出”功能,并指定保存的文件名、位置及Excel类型,见图1。
审计职员应通过对财务报表项目的横向、纵向和比率分析,综合观察和对比,确定重大或异常差异。
(1)利用Excel对财务报表进行横向分析:财务报表横向分析是将报表项目当年数与上年数进行比较,求出其增减数额及比率,以观察变化动态,寻找异常变动项目。以利润表横向分析为例,见图2。
(2)利用Excel对财务报表进行纵向趋势分析:财务报表纵向分析是每一报表项目占资产总额、负债及所有者权益总额、主营业务收进发生额的百分比,与上年同口径百分比比较,并观察和分析结构比例的动态变化,查找异常变动项目。以资产负债表纵向趋势分析为例,见图3。
(3)利用Excel执行财务比率分析:财务比率分析是根据财务报表项目数据计算出具有依存关系的项目之间的比率,并通过不同期间比率的变化(或与同行业均匀值比较)来观察和分析报表项目的变动,查找异常变动项目。图4列示了常用的财务比率计算及分析过程。
图4中2004年各项财务比率计算如下:
D5=资产负债表纵向分析!D6/资产负债表纵向分析!D11;
D6= (资产负债表纵向分析!D6-26244)/资产负债表纵向分析!D11,26244为2004年末存货余额;
D7=资产负债表纵向分析!D13/资产负债表纵向分析!D10;
D8=资产负债表纵向分析!D13/资产负债表纵向分析!D15;
D9=(利润表横向分析!D19 利润表横向分析!D13)/利润表横向分析!D13;
D10=利润表横向分析!D7/26244;
D11=利润表横向分析!D6/28370,28370为2004年末应收账款余额;
D12=利润表横向分析!D6/资产负债表纵向分析!D10;
D13=利润表横向分析!D19/利润表横向分析!D6;
D14=利润表横向分析!D21/资产负债表纵向分析!D10;
D15=利润表横向分析!D21/资产负债表纵向分析!D15。
说明:图4中2003年各项财务比率计算与2004年类似。另外,为简化计算,在各项资产余额变化不大情况下,本例中财务比率的分母为资产均匀余额的,均采用年末余额来计算。
2.账户或交易分析程序
在审计实施阶段,审计职员常执行分析程序,以证实账户或交易认定的恰当性。资产账户、负债账户收进账户以及用度账户广泛应用到分析程序,下面以毛利率分析为例来先容分析程序在主营业务收进账户审计中的应用,有关计算和趋势分析见图5。
三、分析程序结果的运用
执行分析程序计算分析得到的异常波动,往往是重大错报风险之所在,特别是被审计单位不能做出公道解释的重大差异,审计职员应将涉及项目作为重点审计项目,必要时应当调整原定的审计程序或追加更为具体的实质性测试程序,以收集到更加充分适当的审计证据,从而降低审计风险、实现审计目的。如在前面的例子中,通过利润表横向分析、财务比率分析和毛利率分析,可以发现该公司主营业务收进无论是全年发生额还是12月份的发生额明显异常,因此主营业务收进的真实性成为审计职员需要重点审计的目标。审计职员通过计算分析被审单位“经营现金流进量/主营业务收进”指标发现,被审年度该项指标较以前年度明显偏小,而审计职员对有关应收款项发询证函也没得到回函。审计职员又进一步检查业务交易的合同和凭证,结果发现,该公司未能提供交易合同,而相关凭证上也没有授权交易职员的签章。终极,主营业务收进虚构的***被证实。
Excel软件详尽的数表处理功能为审计职员执行分析程序,特别是处理繁杂的数据计算与分析提供了有力的工具。审计实务职员借助Excel软件能够更加高效的获取强有力的审计证据,为降低审计风险、进步审计质量提供了公道基础。笔者衷心希看审计实务职员能够充分利用现有的计算机技术执行审计程序,并开发出功能更为齐全和实用的计算机审计软件,以推动我国审计事业的。
主要
[1] 张继勋. 基于会计信息质量判定的分析性复核[J].
财会通讯,2003,(11).
[2] 刘明辉.审计[M].大连:东北财经大学出版社,2004
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