计算机辅助审计实践与思考

计算机辅助审计实践与思考

近年来，襄樊市审计局加大机建设与步伐，在计算机辅助审计方面进行了有益探索，先后在、财政、、农林水、行政事业等行业38个单位尝试进行计算机辅助审计，取得了较好成效。在审计数据采集与、软件开发与应用等方面有了一些初步的经验和体会。　　一、计算机辅助审计的主要步骤　　（1）可行性分析。主要是调查了解被审单位信息的治理现状，看其计算机使用水平能否满足审计项目的方案要求（质量、时限等），从而确定是否采用计算机辅助审计。　　（2）审前预备。主要是配备相应的电脑和熟悉计算机应用的审计职员，选择符合财政部规定、适用性强的审计软件。制定审计方案、下发审计通知书等；　　（3）现场审计。主要包括数据采集和数据分析两个环节。数据采集就是应用一定的，对被审单位的数据信息进行迁移，按审计方案的要求以及财务治理的基本原理进行整理；数据分析就是应用相关审计软件对采集到的数据进行分类、筛选、回并、统计和分析判定，从中查找被审单位财务治理中的疑点线索，发现违纪违规，汇总相关数据，以满足审计报告的需求。　　（4）审计报告。在传统手工审计的基础上，结合计算机辅助审计将采集到的数据，应用计算机进行结论性审计文档的处理，形成审计报告，出具审计决定。审计意见书等，并由此形成被审单位数据库的部分数据。　　二、数据采集的主要方法　　在分析被审单位电子记帐数据的完整性的基础上，确定采用计算机辅助审计，我们主要采取以下方法来进行数据采集。　　第一步：导出被审单位财务治理数据。在实践中主要采取三种方法：　　（一）直接使用被审单位的财务治理软件，将数据导出为通用数据库格式（如：mdb、xls、txt等）。其优点是：适用范围宽、导出数据随审计职员的意愿，因而是审计职员首选也是运用最多的数据导出方法。由于一些著名的财务软件为证实自己的“开放性”、“兼容性”特征，都具备“数据可被第三方软件使用”这一功能，诸如：用友、金碟、远方等，并且版本越高，此项功能越明显。而且从审计情况看，如今不少行政企事业单位大都使用上述软件。　　如在对樊城公循分局的审计中，该单位使用的是用友M8.0财软，我们就直接将其总帐、明细帐分别导成一个通用数据库如 mdb的两张数据表；在对全市民政系统审计中，因该系统使用了用友M7.0，一次只能将总帐、明细帐的一个科目导成一个通用数据库，因此我们就根据需要，天生了多个科目的多个相关数据库。另外有些软件开发商专门设计了特定格式的导出，如：电力系统使用的远方财软4.XX版本，高度自动化设计，财务职员只需输人原始资料，数据汇总、帐表天生等全部由系统自动完成，其操纵程序符合财政部最新颁布的会计制度，审计职员可将其中所有汇总表格和明细帐的查询结果导出为EXCEL格式，利用帐页查询功能，完成电子数据的采集工作。当然一些高端数据库软件，如：使用 SQL Server、DB2等作为数据仓库开发的财软，由于这些服务器真个专业数据库软件本身具有强大的分析、备份和安全恢复等功能，因而客户真个应用软件也就没有必要开发数据导出功能了。　　（二）直接使用被审单位企业（财务）治理软件而产生的备份数据。　　由于几乎所有的企业（财务）治理软件都具有数据的备份和恢复功能。我们完全可以将数据的备份带回，在自己的电脑中进行恢复。这种方法最大的优点是导出的数据最完整（甚至包括软件的　　使用日志、用户权限及密码等），分析起来最方便。由于用户软件本身具有强大的分析和查询功能，因而不需要借助任何第三方的辅助分析软件或数据库软件。但其缺点是必须有一套与被审单位软件一致的能使用的软件，且有多少个审计对象，你就需要预备多少个软件。这类贸易软件由于审计职员只用于辅助审计，不作为生产使用，因而购买起来极不，其来源主要是通过以下方式获得：一是使用演示版软件，由于相当多的演示版软件与标准版软件仅在表证的打印上有区别，因而使用演示版软件没有题目。二是使用软加密方式的软件。相当多的软件是通过正当用户名和系列号来限制使用的，我们可以用被审单位软件的用户名和序列号在自己的电脑在进行安装软件，再将备份的数据恢复进来就可使用了（如：远方财软）。三是使用“光盘市场”版软件，光盘市场提供的版本相近的经过解密的软件，如：用友、金碟、交易等大腕软件，基本上都可以使用。四是与软件公司协商，支付少量用度，借用软件公司同版本号的正版软件和限次软件。　　（三）直接将用户软件的原始数据库表导出。　　就是使用专业数据库，如：SQL Server等，直接使用专业库的治理工具将数据导出。这种方法的特点是对审计职员的计算机技能提出了较高要求。主要表现在：l、软件的开发者为减少数据的冗余而采用了关系表，用户采用了这些表在自己的电脑中分析时需自行定义关系。2.这些表一般都为原始数据，审计职员要得到自己的记录集需自建查询集（视图）。3、这些表多为或拼音组成的字段（为了适应更多的开发工具）且有很多认证字段，完全搞清楚还费点周折。但是假如将上面题目都搞清楚了，使用通用数据库软件和专门的辅助审计软件分析起来还是比较方便的。　　第二步、导出数据迁移　　一般情况下，将数据导出后必须存进审计职员的电脑中，置于审计职员自己定义的某一目录下。这一点，要视实际情况的不同，分别采取不同的对策，从审计实践看，不过乎有以下王种情况：　　（一）若数据文件总量在SM以下，通常采用压缩软件如： winzip等将数据压缩成几张盘，将数据带走。　　（二）若数据文件总量在SM以上，如采用压盘方法由于盘片较多，恢复成功的风险较高，因而一般采用外置硬盘的方法，将数据在不压缩状态下直接导进自己的硬盘。　　外置硬盘有打印机接口的外置硬盘和USB接口的外置硬盘。USB接口的硬盘支持热插拔，打印机接口的硬盘支持老一些的电脑，外置硬盘通常由外置硬盘盒加普通硬盘组成，这是一种最经济最方便的数据迁移的方法。　　（三）若审计职员随身携带有笔记本电脑（带以太网卡）且被审单位也组建了局域网，可直接采用电脑与电脑对拷的实现。这里也有两种方法：　　1、笔记本电脑与数据源电脑直接对持。审计职员需自己制作一条线（将普通的网络跳线12. 36对调），将两台电脑配成对等网，在数据源电脑中将自己需要的数据目录设置“共享”后，拷进笔记本电脑。　　2.网络下载。审计职员将自己的笔记本电脑接进被审单位的网络，找一个被审单位空闲的PJ45信息接口，配置好网络获取一个正当网络帐户，进进网络后，将数据源电脑中的数据持出。　　三、如何进行数据　　在审计工作中，我们大都要使用通用的或专门的软件分析数据。由于通用的数据库软件具有极其强大的分析功能，使用起来也特别方便灵活。若审计职员很熟悉诸如：Foxpro、access、SQLServer或SQL语句之一种，基本上就可以不依靠任何辅审软件独立开展机辅助审计了。以我局对湖北化纤团体审计为例，我们直接将被审单位的数据采集回来后，导进access2000，利用access2000中的可视化的查询分析器对数据进行筛选，得出所需要的数据。但是现阶段不少审计职员并不熟悉专业数据库软件的使用，尽管诸如 access、 foxpro、SQLserver等使用起来都很方便轻易，但对相当多的审计职员来说仍有一定困难，这样就可结合使用相对而言更易使用的一些软件，诸如：南京特派办的《审计数据采集分析软件》等。　　从实际情况看，我们主要是采取以下几种方法进行数据分析的：　　一是利用被审单位软件的自身查询功能，发现不正常的分录。主要通过查看明细帐、记帐凭证，审查会计科目的对应关系，发现不正常的会计分录。如：“实收资本”科目一般对应“现金”、“银行存款”或者是“存货”等资产类科目，如在查询中发现，有的对应科目却是“应付款‘、”其他应付款“等科目，就可将这种不正常的会计事项作为审计重点，经调阅有关的原始凭证和调查相关往来单位，发现该单位虚列股本、转移国有资本、化公为私等；　　二是利用被审单位软件数据转换功能，结合《审计数据采集分析软件》的查询、筛选等功能，发现违规支出。以“用度”审计为例，首先将把被审单位数据库中“治理用度”、“经营用度”和“财务用度”明细帐打开，将数据转换成EXCEL格式，通过《审计数据采集软件》进行查询摘要、筛选数据，经调阅有关的原始凭证和审计相关单位，发现用度中违规支出题目。　　三是利用分类汇总、规划求解和拖动复制柄等功能，发现收进分歧规等题目。比如审查债权债务，湖北化纤团体涉及的往来单位共有1938个，往来款总额数亿元，若一个审计职员用人工查账法，按帐龄分析其发生的现状，摸清其真实正当情况，需要一个星期。但运用计算机辅助审计，在EXCEL表格中，按照“单位”、“帐龄”等检索条件，一个小时之内查出三年以上不良资产1000多万元，往来单位1360个；二年至三年往来单位269个，金额3000多万元；又如在今年的电力行业审计中，在审查电价标准方面，我们首先将被审计单位用电量数据库采集过来，存为EXCEL电子表，用电总量中分居民生活电量、农民排灌电量、优惠　　电量等，通过对电价、二次综合加价等电量收费分类汇总，再把每项价格的收取标准编制计算公式，相同公式单元格，用复制桶进行复制后，使用规划求解模拟计算出二次综合加价、三峡基金、电源基金等每项的收取总额，再与进帐收进核对，以此查出违价收进题目。　　四是利用帐套功能，发现收进不进帐等题目。这一点主要体现在行业性、系统性的审计中。尽管其中某些单位使用的财务系统版本不同，但只要我们使用高版本软件，就可把多单位电子数据，同一到一台电脑中，通过选择帐套功能，调阅不同单位的电子帐。如在某单位审计时，我们发现该单位通过“内部往来”科目上交总公司治理费。捉住这一疑点，我们立即点往了总公司的帐款，结果在总公司帐目中，未查到该笔收进，经与被审单位查实，收进确实未进帐，以此为线索牵出了该单位设置帐外帐，私设“小金库”50多万元的题目。

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