计算机在教学档案管理

有关计算机在教学档案管理

　　一、充分认识利用计算机进行教学档案管理的重要意义教学档案主要包括学校师资配备、专业设置、教学计划、教学大纲、教材审订、学科基地建设、学术研讨、科研成果评定、教学经验总结、论文专着出版、教案、教师进修深造和教学观摩活动，以及各种教学实验设备、电教视听节目、教学课件的开发制作，以及各专业生源情况、招生条件和现状等，内容十分浩繁庞杂。

　　通过教学档案能及时准确地掌握学校教育、教学工作的动态，为领导决策、部署学校工作和制定教学计划提供可靠依据，充当“参谋”与“助手”，服务于教学;对外也可通过教学档案资料的雄厚储备，展示学校师资实力，广泛宣传学校，提高学校的知名度。如果没有完整齐全的教学档案，将给学校教学、科研和教学基地、重点实验室、学科专业的建设造成难以弥补的缺陷和损失。科学地、系统地管理好教师在教学、科研实践过程中所形成的各种不同载体的教学档案，对教师探索总结教学规律和经验，提高教学水平和教育质量，促进学术研讨，起着非常重要的推动作用。

　　教学档案管理作为学校教学管理的基本环节，在整个学校管理中具有重要意义，其管理是否系统、规范和科学直接影响学校教学管理的质量。当前，教学档案的管理，特别是利用计算机进行教学档案管理，是学校教学管理工作的一大盲区，亟待重视与加强。

　　计算机是一种先进的信息管理工具，它准确的记忆、高速的运算和巨大的贮存量以及完备的功能是人无法比拟的。随着教育手段现代化和档案管理的科学化，计算机已经广泛应用，多媒体在教育教学管理中蕴藏的巨大潜能已张显无遗。通过计算机辅助管理教学档案，就能够实现量化、优化管理，事半功倍，促进教学管理的科学化和高效化。在档案管理工作自身现代化的同时，教学档案难管理这一难题也就迎刃而解，从而实现档案管理和教学这二者的相长与双赢。因此，利用计算机来解决教学档案管理中存在的难题，不失为一种有效的途径，而且，其开发利用的前景十分广阔，极具前瞻性和推广价值。

　　二、编制教学档案检索是利用计算机进行教学档案管理的重点教学档案管理是学校用科学的原则和方法管理教学档案，为学校教育教学活动服务。利用计算机进行教学档案管理的重点是编制教学档案检索。

　　编制教学档案检索是创建教学档案的关键。

　　创建教学档案，要向计算机系统大量的输入经过规范化处理的教学档案数据，其关键是编制科学合理的检索。

　　要摸索出一套办法和规律，逐步地建立有本校特色的教学档案检索体系，这是教学档案管理工作一项非常重要、艰巨和长期的任务。编制教学档案检索客观上要求有计划、有步骤，事先要列出周详的、具体的计划和预案，强调逻辑性、严密性、划一性，明确先编什么，后编什么，并要做到心中有数。只有这样，才能为后续工作打好基础。如果编制教学档案检索工作做不好，就会给以后的查找和使用带来困难，即便你的教学档案资料再详实，检索查找不出来，就毫无利用价值可言。

　　编制教学档案检索的具体方法。

　　编制教学档案检索，一般以学期为单位。首先要对本学期形成的各种载体的教学资料及时进行收集、整理，并依据分类大纲进行分类、组卷及拟写案卷标题;然后在计算机上建立该工程数据库，将案卷的分类号、案卷标题、卷内目录等逐一输入计算机;在全部案卷输入完毕后，可以根据自己的需要分别打印输出案卷目录、卷内目录、全引目录、案卷卡片、文件卡片等。打印出的各种目录要字迹工整、清晰，还可用计算机对目录进行修改。如果将案卷目录、卷内目录、全引目录等装订成册，就成了检索工具。当用户需要查找时，我们就可直接利用计算机进行检索。先确定某一任务，然后根据用户的要求分别按照主题词、关键字、案卷标题等进行检索，也可用任意组合查询的方法查找档案。

　　譬如，我们将我校教师情况按所担任的学科逐一进行分类，同时也将其学历，年龄、性别、参加工作时间、职称、教龄、毕业院校、调入本单位的时间、家庭电话、家庭地址等个人信息输入电脑，然后再将其在教学实践过程中产生的有价值的各种教学资料按文字、图表、实物、声像等逐项编目，力求做到清晰、完整;并从教学能力、备课授课和作业批改情况、差生辅导情况、教学态度以及获奖情况等方面充实资料。这就从教师这一纵向角度将教学档案编串起来，只要点击某位教师姓名，其教学等情况就会立即显现在电脑屏幕上，一目了然。另外，再从教学档案内容分类横向编目，查找起来也是轻而易举，十分方便实用。而且，这两种编目在内容上也是相互兼容的。

　　编制教学档案检索，其周期性较长，因此，建立教学档案，编制出适合本校需要的检索工具并非一朝一夕所能完成的，它是一项费时费力的工程。其前期需要做大量的案头准备工作，任务繁重，工作艰巨，要求责任心强，还要有奉献与敬业精神。

　　检索工具的使用频率高、范围广、标准高、要求高，在编制时应力求科学性。编制教学档案检索必须纳入学校档案工作规范化、标准化的轨道。随着档案利用工作的深入开展，校际之间、同行之间的交流，甚至跨省区、跨行业之间的协作也会日益频繁，这就要求本单位的教学档案要与兄弟学校的教学档案具有兼容性，以便实现联网与资源交换、资源共享，从而适应当今信息化社会对档案利用的需求。

　　三、利用计算机加强教学档案管理的措施.建立健全教学档案的管理制度。加强教学档案的管理必须依赖一系列管理制度的健全和完善。学校要根据档案专业主管机关的规定，结合学校特点和教育科研管理发展状况，制定切实可行的办法。

　　为了维护教学档案的完整性，做好档案的收集工作，要制定《教学文件材料形成和归档的试行规定》，明确教学管理文件材料的归档范围、归档要求，加强对教学文件材料形成、积累、整理、归档工作的检查、协助和指导。为了维护教学档案的系统性，做好档案的整理工作，要制定《教学档案分类编号试行方案》，对教学档案进行科学的分类和系统排列，保持教学档案的有机联系。为了实现教学档案的有效利用，要逐步制定有关制度，采取有效方式，提供各种服务。

　　教学档案管理要渗透教学管理的全过程。加强教学档案管理，应把此项工作纳入教学管理的轨道，与教学的计划管理、过程管理和成果管理紧密结合起来，使教学管理工作和教学档案管理工作形成相互促进、相得益彰的良性循环，从而提高教学的效率。

　　加强教学档案管理队伍建设。现代管理理论认为，在组织资源中，人是最关键、最重要、最活跃的因素。同理，要搞好教学档案管理工作也必须有一支结构合理、素质精良的管理队伍，特别是利用计算机进行教学档案管理的人员。学校首先要从事业发展的需要出发，注重选拔那些富有使命感、奉献精神和敬业精神，热心教学，具有管理能力和一定计算机基础的人从事教学档案管理工作。其次，要有计划、有步骤地组织有关教学档案管理与计算机的知识讲座和辅导培训，召开专题研讨会，以提高有关人员的专业理论和技术水平，正确指导实践工作。再次，由于档案管理是一项默默无闻、服务性很强的工作，一方面学校领导要关心、理解教学档案管理人员的工作，在评优、职务晋升等方面给予倾斜，以保证人员的稳定;另一方面，教学档案管理人员也应树立明确的服务思想，满足教学工作的需要。

　　注重提高教学档案的利用价值，为教学及教学管理提供方便、快捷的服务。

　　教学档案要为教学提供智力支持。运用计算机对教学档案进行科学管理，要注意定期征集归档、建档，并要不断完善、健全和刷新教学档案，科学地更新检索工具，合理开发利用现有教学档案，不断挖掘档案信息资源，扩大利用服务范围，提高教学档案的利用效益，为教学活动提供智力支持。这就要求教学档案人员熟悉学校各专业设置和学科特点，掌握相当的文字档案管理经验，并储备丰富的专业知识，尤其是电脑技能。

　　教学档案的优化管理，主要是以满足学校教学工作对教学档案的利用为目的。在研究教学档案内容的基础上，对教学档案信息进行系统化整理或加工，使之更好地服务于教学，服务于教师的教书育人。毋庸多言，尽管创建教学档案需要平时潜心钻研和日积月累，但它绝非简单的资料汇编或教学个案的堆砌。其内容应是一个有机的整体，应是对所有教师教学资料的科学整合，其本身的集纳性和逻辑性不言而喻。它应该成为教师教学的好帮手，并尽可能地为教学提供服务。

　　建立基于计算机网络织的教学档案服务网，利用计算机创建教学档案，可快速传递信息资源，并能实现管理者与使用者、使用者与使用者之间的信息互动。教师可以利用教学档案服务网来交流教学信息，了解各专业学科的最新动态，对比新旧教材的优劣，通晓教学大纲、教学计划的变动，获知最新教学成果;同时也可交流教学经验，反馈教学意见及建议，探讨教学改革，整合教学方案，还可征集大家对教学档案管理工作的意见，以期日后改进。总之，充分利用计算机创建教学档案，一定要为学校教学活动提供第一手的、丰富的、新的资料，让教学档案服务网实现有机传动，让教学档案活起来。

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