论档案信息资源的开发与利用
【论文关键词】资源；开发；利用
【论文摘要】本文分析了档案信息资源开发中存在的主要问题，探讨了利用档案资源的方法和途径；第一，丰富档案资源的结构，建立起新的档案信息资源体系；第二，加强检索体系建设，建立档案目录中心；第三，推动档案资源开发利用的自动化、网络化建设；第四，拓宽档案信息资源开发利用范围。
档案信息作为一种资源已成为共识,开发档案信息资源服务和谐已成为档案工作的一个中心课题，这是信息时代的要求,也是档案事业发展的必然结果。
一、档案信息资源开发的含义
开发档案信息资源就是要在维护党和国家根本利益的前提下，将馆藏档案信息尽可能挖掘出来、传递出去，发挥其应有的作用。具体地讲，档案信息资源开发是指对档案信息进行加工、整理，并将蕴藏于档案中有价值的、适应社会发展需要的各种知识、信息挖掘出来，最大限度的为广大利用者服务，以提高档案信息利用效率的一种知识信息整序和传递过程。
1、档案信息资源开发对象是馆藏档案中隐含的信息。这里的馆藏档案是集中的，经过加工整序的，处于日常保管状态下的档案。这需要实体提供相应的保障。当然，这也是档案信息资源开发区别于其他开发的根本标志。
2、档案信息资源开发任务是对静态的档案信息进行加工、处理和相应的信息输出，直接满足利用者的.需要。
3、档案信息资源开发性质表现为一种高层次的智力劳动过程。
4、档案信息资源开发系统的整体功能是缩短档案信息的传递时间，广泛迅速、准确地将档案信息传递给利用者，从而最大限度地发挥档案信息的效益和社会效益。
二、档案信息资源开发存在的主要问题
1、馆藏结构单一。据有关资料介绍，现在很多档案馆的馆藏文书档案所占比例偏大，而科技档案、声像档案所占比例偏小。这样的馆藏结构，范围狭窄，档案资源不够丰富。因为社会对档案信息的需求是多方面的，馆藏单一不能满足社会需要的多样性。
2、案卷质量较差。由于原因，过去的档案案卷质量不同程度地存在一些问题，质量不高的案卷自然会影响档案信息开发利用，道理是显而易见的。
3、档案意识薄弱。档案部门一直被认为是冷门单位，一部分档案工作人员安于现状，故步自封，陈旧落后的思想意识和精神状态，严重影响了档案工作的有效开展，阻碍了档案信息的开发和利用。
4、档案人员素质有待提高。档案工作人员应随着社会的发展而不断提高自身的素质。但就目前情况来看，存在着专业知识匮乏、水平较低，素质较差，缺乏创新意识，观念陈旧等问题，严重影响档案管理工作。
三、开发利用档案信息资源的方法和途径
1、丰富并改善档案信息资源的结构，建立档案信息资源体系
档案部门要加强档案的接收和征集工作，扩大档案的接收范围和征集门类，力争建成档案数量充足，内容丰富，结构合理，质量优化并富有特色的档案信息资源体系。第一，从档案室来说，要改变单位档案信息资源的分散，设立综合档案室，集中统一管理本单位的全部档案；第二，从档案馆来说，要坚持馆藏档案数量与质量并重的原则，一方面要合理扩大接收范围，另一方面要对接收档案的质量进行控制；第三，要完善档案补充机制，广泛开展档案征集工作，要想方设法收集散存在社会和手中的档案资料；第四，要改变馆藏结构中文书档案占主体的单一局面，加大对保存在各单位的专门档案的接收力度；还要加强与专业档案馆、、博物馆的联系，掌握馆藏情况，协商征集接收其案卷目录、档案缩微品等，实现馆际交流，资源共享。
2、改进和更新档案利用的方法与技术，加强检索工具体系建设，建立档案目录中心
随着档案数量的增加和现代社会对档案的利用需求，传统的档案利用方式与方法已不适应档案用户的需要和档案信息加工的需要，因此，档案部门必须大力改变和更新档案利用方法，并尽可能地使用现代科学技术，特别是技术和现代缩微技术等。目前，各级档案部门的档案检索工具种类单一、功能不全、检索速度慢、效率低的现象普遍存在，加强检索工具应力求符合规范标准，馆藏性、查找性、性检索工具应配套，并能把馆藏档案的内容特征、形式特点和储存地点揭示出来。各级档案部门应建立档案目录中心，将本地区、本系统保存的档案资料，通过实体分散、目录集中的方法，实现档案资源的共享。
3、积极创造有利条件，推动档案信息资源开发利用的自动化、网络化建设
第一，重视数据库和数字档案资源建设。开展网络档案服务，同时，要把网上档案信息资源的组织和整理放到重要位置，档案数据库和数字档案资源建设越有成效，网络档案服务也就越有保证。第二，构建档案网络管理体系。创造条件加快文档资源管理的网络建设，完善一批内部局域网，加强馆际合作，实现资源共享。第三，保证档案数字化的质量，确保其完整、准确、系统，是网络档案服务的重要保证。
4、转变观念，拓宽档案信息资源开发利用范围
首先必须树立主动服务观念、开放观念、竞争观念、协作观念和观念五种全新的观念；其次是做好以下四个方面的工作：第一，在继续搞好档案信息资源开发利用工作，为机关、团体和企事业单位服务的同时，切实关注普通公民的需要，使档案信息更多的为普通公民所利用；第二，在档案信息的手段上，要打破常规，充分利用档案部门信息开发的优势，通过各种有效的传播手段，扩大档案馆（室）在社会公众中的影响；第三，要注重档案馆（室）新的社会功能的开拓，积极主动地参与到爱国主义、国情等精神文明建设活动中去，不断放大档案信息开发利用工作的社会影响。
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