关于外交语言在商务谈判中的礼貌功用探析
论文摘要：外交语言以其重礼、圆滑、缓冲、模糊、幽默等礼貌特性，彰显出其他类型语言无法比拟的礼貌优势。在商务谈判语境下，应有意识地运用外交语言，充分发挥其在营造友好融洽的谈判氛围、维护谈判对象的尊严和颜面、礼貌处理谈判分歧或谈判僵局、建立良好的人际关系等方面的礼貌功用，以提高谈判的效果，增加谈判成功的机会。
论文关键词：商务谈判;外交语言;礼貌功用;礼貌策略
一、外交语言在商务谈判中的礼貌优势
商务谈判是经贸合作双方为达成某种经济贸易而进行的协商洽谈活动，也是买卖双方基于维护己方利益最大化或弥补双方利益差距目的而进行沟通、协调的一种言语行为过程。在交际过程中，保持双方的友好关系，在言语行为中渗透尊重对方，保护对方自尊心的礼貌信息，是信息交流得以顺利进行的必要条件。
为了解决谈判过程中既要保护自身利益又要顾及和维护对方面子这一矛盾，取得谈判的成功，谈判双方都必须讲求使用谈判语言的策略技巧，尤其重视针对不同的谈判对象、话题、目的和时间，灵活、巧妙地运用礼貌语言，并采取必要的礼貌策略。在商务谈判中，常用的四种谈判语言有外交语言、商业法律语言、文学语言和军事语言。从语言对谈判的显性影响和表达效果看，外交语言以其重礼、圆滑、模糊、缓冲、幽默的特性，显现了其在讲究礼貌礼节、维护谈判双方颜面，减少言语摩擦，协调人际关系，拉近情感距离、保持友好关系等方面的礼貌优势，因而在商务谈判过程中被广泛运用，彰显出鲜明的礼貌语言功能。
二、外交语言礼貌功用的具体表现形式
(一)运用外交语言创设轻松和谐的会谈氛围
谈判双方初次会谈，一般都要作一番必要的相互介绍，说一些寒暄语客套话，以创造良好的谈判氛围、促进双方相互靠拢，这时以综合运用文学和外交语言最为适宜。在这里，典型的外交语言表述形式有“很荣幸能与您共同谈判该项目。”“有关日程悉听贵方方便。”“不论有何困难，我想我们双方应本着平等互利的原则来解决。”“愿我们的工作能为扩大双方合作做出贡献。”在介绍的时候如果用带有浓郁文学、外交色彩的语言这样说：“我们是小公司，结识的是大朋友。”“过去已有良好的合作关系，愿我们共同写下更辉煌的一页。”等，定会给人以强烈的感染力，同时可为后面的正式谈判奠定友好和谐的氛围和良好的谈判基础。会谈结束，不管谈判结果如何，都应当使用外交语言送客，以继续维持良好的谈判气氛，做到善始善终，也能体现“买卖不成仁义在”的宽广胸襟及良好的素质修养。尤其是对未能成交的谈判，在送客性的讨论中，不管对方持何种态度，始终应以外交语言相待。以礼貌婉转的语言相劝、相勉，体谅对方因没有成功的沮丧心情、牢骚和意见，让对方感受到友情、尊严和信义。
(二)运用外交语言维护谈判对象的尊严
商务谈判的全过程采用哪种类型的语言，要依据“有的放矢”、“对症下药”的原则和不同类型语言的特性决定。从谈判对象的角度考虑，基于外交语言具有注重礼节、维护面子、联络感情、拉近距离等礼貌特性，故其适用于所有谈判对象，无论身份、性格、态度、年龄和性别差异，也不分高职与低职、性格内向与外向、态度友好与一般、年岁老中青、男性和女性的细化差别，区别仅在于是主要作用还是辅助作用，或者是交织综合运用。
如果是位高、内向、友好的年长谈判者，这类谈判对手多立足于促成谈判成交，且修养较好，故其谈吐讲究，举止礼貌，充分表现出其个人素质，也烘托出其地位和形象。对此自当有相应的回报方显同等的诚意，故一般均以外交语言为基础。对于位高、傲慢的年长对手，由于其资历、个人修养的反差会给年轻的对手带来一定的麻烦。对待这类谈判者可用外交——军事——外交的语言结构，即敬在先，以从道义上赢得在座者的支持，回击在后，以挫其锐气，将其按到平等的座位上谈判，再辅之以礼，以给其下台阶的.“梯子”，为谈判创造良好的氛围。位高、外向的年长谈判对手性格爽直，喜欢快节奏，对此宜以军事语言为主，但仍应以柔和的外交语言缓和刚硬的军事语言，以防止谈判不适时的僵硬或破裂。对于位低、年轻、内向的谈判对手，宜用外交——文学语言结构来表达思想，以使对方感到受尊重，从而鼓起谈判的信心。自尊心和安全感会使其感到你的亲善，把你当朋友。而有职位、年轻、外向的谈判对手多为进攻型谈判手，宜用外交语言和商业语言表达思想。这是因为外交语言能表达对对方的尊敬，又能为自己保留余地;商业语言使议题直入业务要害，使防守处在稳健、利害明确的地位。面对条件相当的同龄谈判对手，宜运用外交和商业法律语言。因为双方的背景、阅历，不必多问即可了解，使用相互敬重、礼貌周全的外交语言，会加速人际关系的融合。面对异性谈判对手，宜多用外交语言和商业法律语言。因为外交语言比较容易处理异性之间的各种差异，也能使彼此处在一定距离的合适位置。在以外交语言调整双方的谈判关系之后，再运用商业法律语言谈公事，谈交易。在这里，外交语言和商业法律语言的交织运用，既能保持异性谈判双方的友好距离，又能有效地进行谈判工作。
总之，外交语言能维护谈判对象自尊的礼貌特性，使其覆盖了所有的谈判对象，也贯穿于谈判的全过程。
(三)运用外交语言礼貌处理谈判分歧和谈判僵局
谈判过程中，如果出现谈判分歧或谈判僵局这些特殊情况时，局面一般都会很尴尬，谈判的气氛也会很紧张，严重的话有可能导致谈判破裂。外交语言在处理这种局势时，能充分运用其圆滑、缓冲、模糊、幽默的礼貌特性，发挥其调节谈判气氛、解除心理压力的润滑功效。外交语言的重礼性不仅讲究说话的对象与身份，还特别注意说话的时机，使听者感到受尊重，是满意感策略必不可少的辅助手段。外交语言的圆滑性具有“太极”的功效，柔中带刚，从不把话说死，在处理谈判分歧或缓解僵局时会假设多种可能性，这对谈判极具辅助作用。外交语言缓冲性的表述习惯既具有闪避急冲而来的攻击和压力的功力，也能给自己争取时间另做准备，或留有再行动的余地。因而，外交语言的缓冲性表述方式也十分有利于处理谈判僵局，推动谈判顺利进行。
运用外交语言处理谈判分歧时，其典型的表述方式有：“此事可以考虑。”“我听明白了贵方所述意思，等我方研究后再复贵方。”“请恕我不能直接回答您的要求。我授权有限。我将转达您的意见给有关方面。”“请原谅，我有为难之处，不能满足贵方要求。如果贵方能提出新的意见，我将很乐意去研究。”“您的要求已涉及我方的商业秘密，我无可奉告。”“如果贵方坚持自己都无法论证的观点，死守明显不合理的条件，这将给贵方的形象带来损害。”
而运用外交语言处理谈判中间的僵局或在谈判结束阶段的危机时，其典型的表述方式则为：“既然如此，深表遗憾。”“我们已尽了我方所能尽的努力。若贵方仍持不理解态度，我方也不会强迫您接受我们的观点。”“坚持贵方立场是您的权力，但竞争失败的责任则由您自己负。”“您讲了我所想讲而没有讲出的话。”“我方的谈判大门始终是敞开的。若贵方有新的意见，可以随时与我方联系。”“虽然我们没有取得结果，但所做的工作对于未来的合作是有意义的。”
简而言之，重礼、婉转、缓和、含糊、友好的外交语言可以平缓、调剂产生意见分歧或出现谈判僵局时剑拔弩张的紧张气氛，缓解心理压力，从而为谈判的成功奠定轻松祥和的氛围，确保商务谈判朝着预期的目标发展。
(四)运用外交语言鼓励对方参与谈判内容竞争
由于谈判的目的不同，在选择语言类型方面也有差异。一般而言，谈判的目的可有三类：成交、货比三家和送客。为了成交，谈判用语要依据谈判对象、话题和时间的特征来选择，并应有较强的策略性。假如谈判对手态度好，宜以外交和文学的语言为主进行“软攻”。而为了比价，谈判语言应以外交、文学语言为主，适当配之以军事语言。运用外交、文学语言为的是鼓动对方积极参加竞争，例如：“这对贵方是个机会。我们是把你当朋友才通知贵方的。”“贵方的条件，有优势，也有弱点。如能扬长避短，会有成功的希望。”“虽然贵方后来，但往往后来者居上。”“贵方参加竞争，我们表示欢迎。别人的情况只能总的介绍，不能太细，否则有失信誉。对您的方案我们也会保守秘密。”“我会及时通告贵方信息，以给贵方有改进的机会。”像这些友好、亲切、鼓励的礼貌话语，能有效地激发对方参与竞争的热情和兴趣，从而达到争取多家参与竞争、货比三家的谈判目的。
这里需要说明的是，运用外交语言应注意把握其尺度。使用外交语言不是一味地“示弱”，委曲求全，步步退让，而应是运用外交语言这种礼貌的外在表现形式，去实现既能保持谈判双方的友好关系，又能争取己方利益最大化的谈判目的。
三、结语
综上所述，外交语言以其重礼、圆滑、缓冲、模糊、幽默的礼貌特性，凸显出其他类型语言无法比拟的礼貌优势。在商务谈判语境下，应有意识地运用外交语言，充分发挥其在营造友好融洽的谈判氛围、维护谈判对象的尊严和颜面、礼貌处理谈判分歧或谈判僵局、建立良好的人际关系等方面的礼貌功用，以提高谈判的效果，增加谈判成功的机会。
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