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浅析新文书档案保管期限对档案安全的影响及对策
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新文书档案保管期限表施行后对机关档案室的影响首先,加重了机关单位档案用房和装具的压力,增加了档案管理费用。目前,大部分机关单位办公条件都不太好,办公用房比较拥挤,能够按规定做到档案库房、办公、查阅室三分开的单位很少。而新《规定》的施行,机关单位原来保管10年或20年就可以向综合档案馆移交的文书档案,必须在本单位保管30年,到期后经鉴定不能销毁的档案还必须继续保存。有些单位领导不了解档案工作,即使经鉴定档案已经没有保存价值了,也不敢销毁。这就出现了档案保管的有期而无限、鉴定而不销毁的问题,使保管条件本来就脆弱的部份机关单位档案室雪上加霜,保管档案成为机关单位的沉重负担。
反之,有的单位迫于库存压力,把保管期限未满的档案销毁,势必会给国家造成损失。从永久、长期、短期档案划分的比例来看,永久档案的比例约占归档文件的10%至20%,长期档案的比例约占30%至40%,短期档案的比例约占50%至60%。按新方法划分保管期限后,永久档案比例有所提高,但大概也只占20%至30%左右,70%以上的档案是30年和10年期保管。为保管这些档案,各单位每年投入的设备购置经费是一个不小的数目!另外,档案室的容量有限,即使有能力购置档案柜,也没有地方放置。有的单位档案门类和数量较多,更显得地方狭小。其次,归档文件保管期限划分不准,直接威胁档案的生命。在归档时,划分文件保管期限是档案工作的第一步,关系到机关文件档案的存毁。档案人员素质如何,将直接关系档案的生命。
虽然新《规定》明确将机关单位制定档案保管期限表由备案制改为审批制,但在具体操作时仍然不可避免出现理解上的偏差。一方面,新《规定》的条款仍然比较粗,适用于普遍问题,在理解上因各人知识层面和积累的经验不同,存在个人认识上的偏差。另一方面,目前档案行政管理部门尤其是市州县级档案部门,由于编制所限,没有专门负责保管期限审批的部门或人员,一般由业务指导科负责。而该科室人手较少,职责较多,短期内无法深入每个单位具体了解其工作职能,对具体业务也不可能了解透彻,因此在审批时难以保证完全正确。再次,机关档案人员流动性较大,整体素质不高,直接威胁档案的生命。在文件归档时,机关档案人员囿于认识水平、专业知识和实践经验的限制,很难准确判定档案第二价值,从而可能使那些具有重要第二价值的文件被忽视,甚至造成有些珍贵档案被销毁,给国家和社会造成损失。第三、机关档案室保管保护条件较差,危及档案寿命。
从档案技术保护上来说,影响档案寿命的因素主要包括两方面,一是档案制成材料自身好坏的原因,另一方面是档案保管的环境条件。档案的制成材料是档案员事先无法控制的,只能从改善档案保护条件方面尽量延长档案寿命。在档案保护的环境条件中,温湿度的控制是最重要的工作之一。将档案库房的温湿度控制在标准范围之内,可以有效地抑制其它破坏档案制成材料的因素发挥作用。但事实上,连综合档案馆都很难达到的目标,机关档案室又如何实现得了呢!有的单位由于没有专门的档案室或者档案室存贮空间不够,把档案柜分别放置于办公室,这样工作人员和档案共处一室,温度、湿度自然无法控制。档案防虫防霉药片也因气味难闻而不放,导致有害生物感染档案。尤其是新型载体档案对档案保存环境要求很高,如照片档案、录音磁带、录像带、光盘等,在高温高湿和不清洁的环境中更容易损毁。加之,近年受全球气候变暖的影响,气温普遍上升,对档案库房温度的控制又是一大考验。事实上,很多单位档案室未采取任何有效保护档案的防护措施。档案在机关档案室得不到有效保护,受到损坏,即使将来移交到档案馆,也不可能恢复其原有状态。
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