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浅议医院财务软件特点及应用中若干问题
[论文关键词] 医院 软件 特点 若干问题
[论文摘要]医院应用财务软件给财务工作者带来很多方便,同时也有一些不足。本文针对医院财务软件的特点及在实际应用中的若干问题介绍一些经验并提出个人见解,以期对医院人员使用财务软件时有所帮助。?
随着技术的快速发展,财务软件的运用越来越广泛。医院财务软件在及信息处理中的迅速普及,给我们带来极大的方便和效益。然而,目前我们使用的财务软件仍存在着一些不足。下面笔者对医院财务软件的应用特点及出现的问题进行探讨。
一、医院财务软件应用的特点
众所周知,医院财务软件是医院化系统结构中的核心,其功能的完善程度将直接影
响医院财务信息的质量。随着我国建设的高速发展,医院的财务活动发生了深刻的变化,会计电算化得到长足的发展,财务软件日趋完善。医院财务软件的出现,使日常枯燥的会计核算和程序大大简便,工作量大大减轻。总账、明细账的自动登录,财务报表的自动生成等,这些优点受到了广大财务人员的欢迎。应用财务软件实现了会计电算化,带来了会计史上一场技术革命。与传统的手工会计相比,医院财务软件主要有以下3个方面特点:
1.提高医院会计数据处理的时效性、准确性以及会计核算的水平和质量,减轻会计人员的劳动强度。医院使用财务软件之后,除了原始票据的审核到记账凭证的编制仍需要人工处理之外,会计循环中的记账、算账和报表的编制等均由系统自动实现,凭证一旦录入系统,马上就能在账簿和报表中得到反映,从而能够及时提供会计信息。由于我们业务量较大,过去手工制单需二人以上,且科目汇总易出差错,找错较烦琐,使用财务软件后现由一人制单,录入凭证始末号科目汇总自动完成。其次,由于会计循环中的大量数据处理工作均由计算机自动完成,所以不但能将会计人员从繁杂、单调的事务中解脱出来,而且减少手工会计经常出现的抄写、计算错误,使会计处理的结果更加准确、真实和可靠,从而提高了会计核算水平和质量。
2.提高医院水平,为医院领导制定决策提供快速、准确的依据。医院应用财务软件能够轻松地编制出收入支出明细分析对比表及业务收支分析对比表,使相关人员一目了然地了解医院收入支出各明细同期增、减情况及增、减比例,了解医院财务状况、资金流向等,从而找出医院的主要经济增长点和新的经济突破点,并促使医院充分挖掘内部潜力,积极增收节支,提高了资金使用的效益和经济效益。
3.提高医院经营管理水平,使财务会计管理由事后管理向事先预测、事中控制转变,为实现管理信息化打下良好的基础。虽然财务软件仍然以会计恒等式和会计循环为基础,但已经简化了账簿体系和会计循环,消除了手工会计信息处理的许多技术环节,并由此改善了信息处理的质量,提高了经营管理水平。医院财务软件能实现会计数据的多元分类,随时提供各种分类核算的汇总和明细信息。
二、医院软件应用中出现的若干问题
医院财务软件系统的开发和应用,对实现医院财务信息化、提高医院质量、提升医院财务管理水平产生了深远的影响。然而,在使用财务软件的过程中,仍出现这样或那样的问题。每当财务软件出现问题时,即便是专业人员也不敢轻易去修改。因为,大家都清楚,一旦财务软件出现崩溃,后果不堪设想。本文以用友财务软件为例,介绍一下日常医院财务软件使用中出现的若干问题。
1.已经启用系统情况下,在某科目的下级已有余额的科目中设置二级明细科目,系统不允许或方法麻烦。比如:
科目名称 科目代码?
其他 123
卫生材料 12301 (已有余额)
卫生材料(医用材料处) 1230101
卫生材料(设备处) 1230102
在已设置的下级明细科目卫生材料中,再按科室(设备处、医用材料处)设置二级明细科目,系统不允许,或要等到年末结转之后即在年初才能设置,如果在年中设置已有余额的科目,就必须得对已经录入凭证的相关科目进行修改。此方法太麻烦,不适合业务量较大的用户,给我们科室核算等诸多方面带来很多不利。
2.科目汇总时,如果不输入凭证始末号就无法预览。凭证录入后每一凭证分册不能在同一界面相应地切换,要预览必须每次输入凭证起始号和凭证末尾号,给使用者带来极大不便。为了方便使用,我们不得不单独制作表格把每一分册始末号记录下来,以便预览和对账(因为部分手工账与电脑账同时并用)。
3.在月末进行管理费用分摊时出现手工计算结转系数问题。每月医院要将管理费用的发生数全部分摊给医疗支出和品支出,其中分摊的这两个科目是根据一定结转系数的,医疗支出的结转系数是:医疗人数/(医疗人数+药品人数),药品支出与此类似。这个结转系数如果是固定的,那么无须设置结转系数,只需按照正常的分配来定义;如果人数经常变动,导致分摊的结转系数也经常改变,这时就要不断地去调整和更改设置。由于我们每月医、药人员数有所变动,每次进行手工计算结转系数,再把计算的结转系数输入、保存,然后再生成凭证。使用电脑为何用手工计算呢?是否应该借鉴一下其他软件的优点?
4.进行管理费用分摊后收支结转时结转凭证里出现红字冲分现象(以下简称为冲分现象)。有时结转的凭证中出现多个科目冲分现象。因为管理费用全部分摊给医疗支出和药品支出,即分摊后管理费用分摊给医疗支出加管理费用分摊给药品支出应等于管理费用。例如,某一支出的管理费用为25元,把它进行管理费用分摊、收支结转,当月的结转系数,医疗为0.930 6,药品为0.069 4,那么,经管理费用分摊后生成的凭证为:
经收支结转后生成的凭证为:
费用分摊后出现多分的现象,就是小数点取舍问题,用友软件在收支结转生成的凭证中采用红字冲分的方法进行了管理费用平衡,但支出仍出现多分,这影响了报表的准确性。比如,在会计报表中的收支结余,在报表公式里用收支结余科目中取数与用收入减去支出的方法取数就会出现差分问题。从上面两个凭证中很直观地看到红字冲分只冲掉管理费用中某科目多分部分,未在支出的相关科目里红字冲分,虽然管理费用平衡,但支出多分情况依然存在。以此类推,到了年底就差几角甚至更多。为了避免这种现象,我们进行如下步骤:
第一,管理费用分摊后生成凭证 → 保存、记账 → 收支结转后生成凭证。
第二,检查收支结转生成的凭证有无红字冲分科目,发现有红字冲分科目,先不保存收支结转生成的凭证。
第三,利用反记账、取消审核、取消主管等,对已分摊管理费用凭证相应的多分科目进行修改,使管理费用与分摊后医疗支出加品支出完全相等。
以下凭证为结转之后修改的凭证。
5.账簿不能跨年度查询。在实际工作中财务账簿随时要进行跨年度查询,而用友财务软件只能跨期间查询,若要跨年查询,就必须进行重注册,从而影响了工作效率。
6.报表不能直接跨年引用。用友报表给使用者提供了很多便利条件,只要把公式设定,进行表内计算就能完成完整的报表。但是,所有的报表不能直接跨年引用,如报表公式FS("40302",月,"贷","003",2008,,,)中的2008(年度),跨年引用公式时必须修改报表公式中的年度。另外,报表中不能设置页号,工作表的名称也不能修改。
三、对医院财务软件的几点建议
用友财务软件为财务人员带来很多好处,但有些细节给使用者带来诸多不便。根据笔者多年使用财务软件的经验,本文提出如下建议:
1.某科目已有余额,且要设置下级科目时,那么设置时系统自动把它的上级科目的余额转到下级来,不用修改已录入的凭证。
2.科目汇总预览,可以设置凭证分册,屏幕左侧是所有凭证分记录,右侧是当前分册的凭证汇总表。用鼠标单击每一分册记录时,屏幕右侧就显示出相应的凭证汇总表,凭证分册的格式可以通过相应的功能进行切换。
3.账簿查询中增设年度,不用进行重注册,可以随时查询各年度账簿。
4.费用分摊时系统设置成只要直接输入医疗、品人数,就能生成管理费用分摊凭证。
5.管理费用分摊时设置检查功能,即分摊后医疗支出加药品支出是否等于管理费用,再生成凭证。
6.财务报表中的年度设置成启用年度加1或减1的方法。
以上提到的问题很多使用者可能已遇到过,或个别问题已经解决了。财务软件毕竟是人为设置的,希望软件开发人员应多借鉴其他财务软件的优点,为使用者提供更加完善、简捷、准确的财务软件。
参考文献?
[1] 何静涛,张煜.用友财务软件应用的若干常见问题及其解决方案[J]. 中国管理信息化,2008(14) .
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