信息传输技术在办公自动化中的应用的
摘要:计算机技术的蓬勃发展,给办公环境带来了一场深刻的革命,现代计算机信息传输技术的发展,又使办公环境向着现代化办公大楼的目标—智能大厦(大厦内有:办公自动化系统OA;通信自动化系统CA;大楼自动化管理系统BA。具有这三种功能的大楼,统称为3A智能大厦。)迈进了一步,无纸化办公时代已经来临。笔者在国内面向公众服务的ISP(Internet Sverver Provider即互联网络服务商)出现前后,就信息传输在办公自动化中的应用作过一些偿试,得到一些经验,在此抛砖引玉,以便与水利水电工程地质计算机应用技术协作网的专家及本刊读者进行交流。
关键词:计算机 信息传输 办公自动化 应用
计算机技术的蓬勃发展,给办公环境带来了一场深刻的革命,现代计算机信息传输技术的发展,又使办公环境向着现代化办公大楼的目标—智能大厦(大厦内有:办公自动化系统OA;通信自动化系统CA;大楼自动化管理系统BA。具有这三种功能的大楼,统称为3A智能大厦。)迈进了一步,无纸化办公时代已经来临。笔者在国内面向公众服务的ISP(Internet Sverver Provider即互联网络服务商)出现前后,就信息传输在办公自动化中的应用作过一些偿试,得到一些经验,在此抛砖引玉,以便与水利水电工程地质计算机应用技术协作网的专家及本刊读者进行交流。
1、享受ISP提供的Internet服务是信息传输的简单有效途经
现代社会正在进入信息时代,人们对信息的需求日益增强,特别是计算机技术和通讯技术的有机结合,促进了现代信息技术的发展,从而对社会的信息需求又起到了支持和推动作用。Internet 就是这种技术的典型代表,它从根本上解决了分散数据库的集中检索。在国外,利用计算机网络提供信息服务的市场发展十分迅速,尤其近几年,以HTML语言为基础的WWW技术的广泛应用,使信息服务进入前所未有的发展热潮,并朝着多媒体方向发展。在我国,1987年9月22日,由北京计算机应用研究所建立的我国第一个Internet电子邮件节点,向全世界发出了第一封自北京的电子邮件,1994年5月,我国实现了和Internet 的TCP/IP连接,从而开通了Internet 的全功能服务,多个全国范围的计算机信息网络项目相继启动,使Internet 在我国得以迅猛发展。目前,全国各大中城市都已有多家面向公众服务的ISP,如北京的Chinanet、China Online、CERnet、InfoHighway Space,上海的公共信息网(又称“上海热线”),广州的“视聆通”等,向公众提供了诸如信息查询、电子邮件、综合信息服务等多项业务。用户只要有一台电脑,配一内置或外置Modem(或Fax/Modem),并拥有一条市内电话线,就可以到你认为合适的ISP处办理入网手续,享受Internet服务。不同的ISP提供的查询、浏览、E-mail等功能的使用方法,大同小异,可参看相应的ISP提供的用户手册,不再赘述。通过网上实践,在选择ISP 时注意以下问题就可以了。
(1) 服务器中继线,中继线少会使用户在登录时等的很不耐烦;
(2) 服务费,各ISP收取的服务费标准及计费方法都有不同,可择优选取;
(3) 缴费方便与否,缴费方式及缴费网点的远近也是选择ISP的重要因素。
2、没有入网条件,如何实现远距离信息传输
Internet 在中国的发展虽然迅速,但仍属刚刚起步,与发达国家相比仍有较大差距。国内面向公众服务的ISP多集中在大中城市,网络覆盖面受到限制,而水利行业的特点是广大水利工作者都在中小城镇,甚至穷乡避壤,短期内根本不可能享受到Internet服务。另外,有的地方即使有ISP,面对其高昂的费用、繁琐的入网和缴费手续、不良的服务质量,全行业贫困的水利工作者,特别是处于基层的广大地质勘测人员,也只能是望而却步。在这种情况下,能否实现远距离信息传输呢? 笔者通过实践回答是:在安装了FAX/MODEM的计算机上应用必要的通讯软件,可以进行远距离信息传输,而且可以做到传输速度快、操作方法简便。
2.1 远距离信息传输的含义
笔者所介绍的信息传输的含义,主要是指一台计算机向远程的另一台计算机或传真机发送传真、一台计算机接收远程计算机或传真机发送的传真、两台计算机之间屏幕对话及两台计算机之间实现文件传输即EDI(Electronic Data Interchange 电子数据交换)技术。
2.2 远距离信息传输的必要硬件
信息传输双方都必须有一台计算机、一个内置或外置FAX/MODEM、一条电话线,如要用传真机收发传真,还要有一部传真机。
2.3 远距离信息传输通讯软件
目前市场上通讯软件很多,当你购买FAX/MODEM时,商家就会附一份通讯软件。笔者曾试用过多种软件,也淘汰了不少软件,例如,为使用中文版通讯软件,用了高级远程通信软件(Xcom version 4.12),由于其操作系统是基于DOS,结果显然是被淘汰了。WINFAX、QuickLink等软件,或因界面不友善、或因配置太繁杂、或因操作不简炼、或因功能不齐全,均弃之不用了。后安装了BitWare for Windows Version 3.24 F/D ,经使用虽为英文软件,但综合感觉良好。现将该软件介绍给读者,以促使计算机在办公自动化中更广泛的得以应用。
3、通讯软件BitWare for Windows Version 3.24 F/D 简介
BitWare for Windows Version(简称BWV) 3.24 F/D 是美国CHEYENNE公司1995年推出的基于WINDOWS操作系统的远程通讯软件。经笔者实践,其最大特点是对计算机设备要求不高,远程通信功能较全,使用方法简便,用户界面友好。
3.1 BWV 3.24 F/D 的运行环境
笔者认为在能运行WINDOWS 操作系统的计算机上均可满足该软件的运行要求,经在不同档次的计算机上测试,在486/33 计算机上配传输速率为2400波特率的MODEM,已可满足文件传输要求。该软件可在中英文WINDOWS3.X、WINDOWS95系统下运行。
3.2 BWV 3.24 F/D的安装
BWV 3.24 F/D的安装非常简单,只需运行安装盘上的SETUP.EXE程序,即可依据其提供的安装向导进行安装。
3.3 BWV 3.24 F/D的主要功能
该软件主要有三大功能:发送传真、接收传真和EDI功能。
3.3.1发送传真功能
1)用WINDOWS应用程序(例如WORD、EXCEL)直接发送传真,方法非常简单,就象打印文本一样。
2)BITWARE 直接发送传真,将传真文件直接由BITWARE发送。
3)发送简短信息,例如传真封面。
4)发送一组传真。例如要将传真发给不同的接收者,可在电话薄中将接收者定义为一组,用此功能可依次给每一接收者自动发送传真。
5)以传真文件格式存储文件,以便将来转发、重发或浏览、打印等。
6)其它如传真预览、打印功能等。
3.3.2接收传真功能
1)自动接收传真:将BITWARE置于接收传真状态后,继续你在其它WINDOWS应用程序的工作,当有传真来时,可自动接收传真。
2)拔出电话来接收传真:如果有一电话接在FAX/MODEM上,就可自己拔出电话并用手动接收功能来接收传真。这种功能貌似多余,但在以下几种情况下还不得不用此功能。
1.接收传真前需要与发送者交谈;
2.对方电话是由接线生接转的分机;
3.接收来自“后台传真”服务的传真。
3)自动向前传真功能:例如你在A处办公,因事到B处,当有传真至A处时,A处的BITWARE接到传真,可在设定的等待时间过后,自动将传真发往设定的B处。
4)自动接收和分页打印功能:BITWARE有两种方式提醒你已收到一封传真,一种是悬卦式文字框,另一种是声音提示,并自动将收到的传真按A4纸分页打印出来。
3.3.3 EDI功能
EDI技术是BWV 3.24 F/D 最实用的功能,也是在未入网的情况下实现远程文件交换的一种有效而简单的方法,它传输的文件可以是电子数据表格、WOERD或其它格式文本,甚至是应用程序。利用BWV 3.24 F/D 实现远程文件传输主要有以下几种方法:
方法1.两台计算机之间实现远距离文件传输
1)与远程计算机建立连接。单击“TELEPHONE BOOK”,选择想呼叫的远程计算机的号码后,单击“DIAL”即开始呼叫远程计算机,自动应答后,即建立连接,此后双方可用键盘“对话”,当在屏幕上看到对方输入的信息后,说明已建立连接。
2)接收方准备接收文件。单击“RECEIVE FILE”后出现传输协议选择X-Modem、Y-Modem、Z-Modem等,建议选择Z-Modem。
3)发送方准备发送文件。单击“SEND FILE”后出现传输协议选择X-Modem、Y-Modem、Z-Modem等,建议选择Z-Modem后单击“OK”,出现传送文件选择,选择传送文件所在的驱动器、目录、文件(可选择多个文件)后单击“SEND”,即出现文件传输状态对话框,显示传输一个或多个文件的过程,选择“CANCEL”可终止传输。
方法2、以主机模式实现远距离文件传输
用BWV 3.24 F/D 设置为主机模式后,在离开计算机后,如果有远程计算机呼叫时,机器可自动建立连接,远程计算机可以显示“欢迎信息”并要求输入口令(如果在主机模式上设置了要求输入口令的话),此后,远程计算机可以对主机进行UPLOAD(发送文件)或DAWNLOAD(接收文件),发送或接收的文件只能在 BFPRO\XFER目录下。
注意:如果BWV 3.24 F/D 的接收管理器的应答设置为数据传输模式,当有呼叫时,你不必设为主机模式,接收管理器会自动以主机模式应答,不过此时,接收管理器不能接收传真和语音信息。
设置为主机模式的方法非常简单,只需单击“HOST”,出现自动应答对话框。此后可以使用其它WINDOWS应用程序(通讯程序除外)。
BWV 3.24 F/D在电子数据交换方面还有其它一些功能,例如:两台用电缆线直接连接而不是用电话线连接的计算机,用BWV 3.24 F/D 可进行数据交换,具有传输速度快、抗“燥音”干扰强两大优点。它还可以与不同的在线服务网络建立连接进行文件信息交换、设置为屏幕对话模式进行信息交流等等。
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