办公自动化对现代文秘的影响研究论文
【摘 要】推行办公自动化，是提高行政工作效率和管理水平的重要手段。办公自动化对开展办公室秘书工作无疑具有积极作用，但任何东西都是一把双刃剑，在享受办公自动化为秘书工作带来高效与便捷的同时，它的消极影响同样值得我们反思，并找出相应的解决策略。
【关键词】办公自动化；积极作用；消极影响；解决策略
中图分类号：TP31 文献标识码：A 文章编号：1006-0278（2013）07-066-01
一、办公自动化概述
（一）办公自动化
办公自动化（Office Automation，简称 OA）是一项综合性技术，利用计算机、通信和自动控制等技术与设备，实现办公业务的自动化。现代办公自动化系统是由计算机、通信网络和自动化办公设备以及相应的软件所组成的人机信息处理系统。
（二）办公自动化系统的主要功能
1.文字处理。2.数据处理。3.资料处理。4.行政事务处理。5.网络通信。6.其他，如信息管理、辅助决策、专家系统等功能。
二、办公自动化对现代文秘工作产生的积极作用
（一）有利于提高现代文秘办理公文的效率
传递、办理公文是文秘的常规工作。应用办公自动化后，办公室秘书人员可以在第一时间将收到的文件扫描，通过办公自动化系统分别或同时发送给不同的领导批阅。领导可以随时随地对文件进行浏览、批示，即使领导在外出差、开会，也能充分利用网络处理各种大小事务，不会影响工作进展，极大地提高了工作效率。
（二）方便文件归档、查阅，信息资源共享更为便捷
秘书在工作中经常需要查阅大量文件资料，有时甚至需要看多年前的文件。传统的方式基本是将资料以纸质档案的形式存储，秘书人员每次查阅都要花费大量时间去查找翻阅所需文件。应用办公自动化后，除了纸质存档之外，秘书人员也可以直接在计算机上对文件进行电子归档，方便自己以及其他秘书人员日后查阅，提高秘书人员的工作质量和效率，同时也使得信息资源共享更为便捷。
（三）有利于办公室秘书人员之间的协同合作
办公室工作涉及到多个环节，通常需要多个办公室秘书之间相互协作才能完成。比如紧急通知或文件，需要多个秘书人员共同处理，传统的办公模式效率太低，浪费的时间也比较多。应用办公自动化后，可以直接在办公自动化系统上进行文件的群发和共享，以最快的时间内传递到相关部门和人员，为秘书工作的及时性提供有力保证。
三、办公自动化对现代文秘工作产生的消极影响
（一）工作的保密性难度加大
办公自动化系统的特点就是数据共享。而共享度越高，保密工作就越做。随着网络技术飞速发展，各种先进技术加入到现代窃密活动中，办公自动化系统保密技术防范工作稍微不到位，就可能造成办公自动化系统被攻击、入侵，信息被修改，甚至造成泄密。此外，文秘工作上的疏忽也可能造成泄密，如用存储介质，废弃的打印纸等资料都可能留有秘密信息资料，计算机报修、报废时硬盘中含有涉密数据和信息，这些如没有妥善处理，就会造成泄密。
（二）过分依赖办公自动化容易使文秘工作陷入被动状态
办公自动化的应用使文秘工作越来越离不开计算机和网络平台，如果平时没有养成备份文件资料的良好习惯，计算机一旦发生故障或遭受病毒攻击，或者是遇到停电、计算机或网络发生故障等，将会严重影响正常工作的开展。此外，许多资料可以从网络轻松下载、拷贝，会诱导文秘人员养成惰性，这不但降低秘书工作的积极性和主动性，也会使自身的创造性思维得不到良好的发展，也不利于自身发展。
（三）办公自动化对文秘人员的身体健康带来危害
办公自动化是借助计算机、复印机、打印机等自动化办公设备来实现的。这些先进的办公设备虽然操作便捷，效率高，但是给文秘带来的负面影响也是不容忽视的，这些设备往往辐射性强，长时间接触会导致各种疾病，造成身体上的危害。同时，办公室文秘因工作的特殊性会长时间保持坐姿，也难免会产生颈椎病等职业病，对身体健康带来危害。
四、解决策略
（一）做好保密工作，维护办公自动化系统的安全
维护办公自动化系统安全是文秘的责任，文秘资料员要加强办公自动化系统安全技术方面的工作，在计算机上安装杀毒软件并及时更新病毒库，建立安全预警机制，减少网络入侵的威胁；在数据库、物理设备、服务器的数据上采取必要的`保护措施。此外，文秘资料员要及时了解办公自动化设备方面窃密与反窃密的情况，增强保密意识，积极参加有关保密技能的教育培训活动，熟练掌握、运用各种办公自动化设备，提高做好办公自动化中保密工作的自觉性和技术水平，防止泄密事件的发生。
（二）合理应用办公自动化系统，避免过分依赖
文秘人员要转变观念，积极学习先进的办公自动化技术，不断提高办公自动化操作水平，以适应新时期办公自动化的要求。同时，文秘人员要合理应用办公自动化系统，避免过分依赖。文秘资料员要养成务实的工作作风，掌握第一手材料，把传统工作环节和先进的自动化手段相结合，真正提高工作效率。
（三）加强体育锻炼，养成良好的生活习惯
体育锻炼对身体健康的重要性我们不言而喻，加强体育锻炼不仅有助
于我们形成强健的体格，让我们有更充沛的精力投入到办公室的文秘工作中，还有助于我们缓解工作压力，将乐观积极的工作态度带到办公室中。文秘人员可以充分利用倒茶的几分钟舒展自己的身体，避免长时间端坐，也可以利用上下班的时间，尽量爬楼梯，不乘坐电梯，达到锻炼的目的，总之，方法很多，关键是要有锻炼的意识。
（四）强化学习意识，提升自身能力
办公自动化是一个高效的人机交互系统，在这个系统中，具有现代思想和技能的人始终是活动的主体。作为秘书工作人员，不仅要积极参加办公自动化方面的培训，掌握一定的计算机软硬件知识。还要学习秘书工作的业务知识在实际工作中加以运用，更要加强办公自动化理论学习，接触尽可能多的新技术，完善自己的知识结构。秘书工作错综复杂，千头万绪，秘书人员不仅要掌握电脑、传真机、复印机等现代办公手段，尤其要掌握计算机信息处理技术和网络技术，熟练使用办公自动化软件 （如 Word、Excel等），以适应新环境对高校秘书的新要求，充分发挥文秘职能。
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