试论新建本科院校档案编研工作对策研究

试论新建本科院校档案编研工作对策研究

　　摘要：根据新建本科院校档案编研工作现状，就如何提高认识、加强队伍建设，利用现代信息技术创新编研，加强档案资源建设、注意档案编研与育人功能相结合，提高档案编研水平，开创档案工作新局面提出对策和建议。

　　关键词：新建院校　档案　编研

　　高校档案编研工作是高校档案工作的重要组成部分，是开发档案信息资源的一种重要手段。但是由于各种原因，档案工作总是部门或单位最后受到重视和发展。特别是新建本科院校，由于建立时间短，发展快，要完成各项评估达标检查指标，初期档案工作不受重视也在情理之中，第一轮教学工作水平评估结束后，新建本科院校开始认识到学校档案工作的重要性，特别是教育部 27号令的颁发，档案工作有了较大的发展，新建本科院校纷纷建立档案馆，档案工作逐步走入正轨。但是作为档案工作的一个重要部分，档案编研工作的进展状况却不令人满意。档案的开发利用还处于低级阶段，必须加大档案编研工作的力度，彻底改变新建本科院校档案编研工作严重滞后的局面，促进档案管理整体水平的提高，更好地发挥档案信息服务的作用。开展高校档案编研工作，充分挖掘档案资料的使用价值，是提高高校档案管理水平的重要手段。

　　一、新建本科院校档案编研工作现状

　　(一)对档案编研的重要性认识不足，重视程度不够

　　主要表现在领导对档案工作重视不够，学校领导把主要精力放在了教学科研和学校事业发展上面，档案工作没有受到应有的重视。认为档案馆能够把档案收起来，保存好，利用时找得到就行了。即或建立了档案馆，在人员配备、经费投入、工作场馆安排上，也只能基本维持开展档案的收集和利用工作，对档案编研工作所需要的人力物力等还不能够很好地满足。档案馆工作人员对档案编研的重要性认识也不到位，由于本身工作任务重，档案人员平时只能忙于档案的收集、整理、组卷、录入等日常管理工作，没有更多的精力投入编研，也就很难在档案编研方面下多大工夫，没有档案编研势必影响到档案工作整体水平的提高。所以必须充分认识到档案编研工作的重要性，只有认识到位，才能政策到位，政策到位才能工作到位。

　　(二)档案馆工作人员专业素质不适应档案编研工作

　　新建本科院校档案馆严重缺乏档案专业人才，很难有经过正规档案专业培训的人员从事档案工作，科班出身的档案专业人员屈指可数，大多是学校从其他部门抽调到档案馆来从事档案管理工作，且不论本人是否热爱档案工作，单从专业素养来看，现有人员就很难适应现代信息社会对档案工作的需求。知识面窄，人员结构配置不合理，缺乏专业人才及现代信息技术人才，由此造成编研材料过于简略，档案编研工作跟不上形势的发展需要，档案的价值未能得到充分体现。严重制约了高校档案事业的发展。

　　(三)编研工作水平不高，缺乏针对性和时效性

　　目前新建本科院校档案编研工作水平不高，缺乏针对性与时效性。档案编研成果大多为大事记、组织机构沿革、基础数字汇编等查考型材料成果。选题面窄,实用性不强，成果重编轻研，“编”多“研”少。大多数编研成果只是对原始档案材料进行简单的汇总。片面追求数量,忽视了在汇编的基础上加以分析研究，因此，编研成果往往质量不高，过于简单化，难以充分发挥编研成果的参考作用和决策依据作用。高校档案信息编研资料大多只是用来应付各类检查、评估之用，或作内部参考，真正能走上社会，产生社会效益和经济效益的不多。不仅没有实际利用价值,反而增加了档案馆(室)的储存负担。

　　(四)档案编研缺乏创新，没有充分利用现代信息技术

　　在现代信息技术条件下，新建本科院校档案信息化建设速度缓慢,还不能满足利用者多角度、多层次的需求。还有部分档案人员仍然使用传统的手工操作进行收集、整理、管理和利用档案。利用网络进行档案编研才刚刚起步，缺乏创新，编研成果形式单一，没有很好地发挥网络提供的便捷，融文字、图像、音频、视频、动画等多种形式于一体的编研成果很少[1]。高校网络档案编研水平与技术有待进一步提高。目前高校缺乏既懂档案编研知识又懂网络技术的复合型人员，这直接影响了高校网络编研工作的开展。

　　(五)档案编研没有发挥应有的育人作用

　　由于档案工作人员大多缺乏从事思想政治教育的经历，在档案编研中忽视了档案所蕴涵的信息内容和它的教育功能。档案编研重点放在了凭据作用和数据参考等方面，而忽视了档案所蕴涵的校园文化内涵，未能很好地挖掘和开发学校在创业发展过程中所涌现出的优秀人物和事迹、办学理念和特色。有重档案收集，轻档案利用，重部门利用，轻个人利用等现象。未能充分利用档案反映民生诉求，档案本身的文化教育功能未能受到应有的重视和充分地体现。

　　二、新建本科院校档案编研工作对策

　　(一)加强领导，充分认识档案编研在档案工作中的重要作用

　　档案工作是学校工作中最容易被忽视的，档案部门在学校属于弱势部门，档案工作总是部门或单位最后得到重视和发展。也可以这样说，档案工作水平的高低也反映了一个单位管理水平的高低，如果档案工作一塌糊涂，那么要说这个单位的管理水平有多高，很难让人信服。领导的重视是做好档案工作的关键。档案工作是学校的一项基础工作，学校领导应给予高度的重视，只有领导重视档案工作，才能在人员配备、经费保障、场馆建设和政策措施方面给予保证。也才能调动和发挥档案工作人员的工作热情和积极性。同时档案工作人员也要高度重视档案工作和档案编研，要自尊自重，自爱自修，在做好档案的收集、整理、利用工作的同时，积极开展档案的编研工作，充分发挥档案信息的服务作用，挖掘档案资料的使用价值，提高高校档案管理水平。

　　(二)加强队伍建设，整体提高工作人员的档案编研水平

　　建设一支专业结构、年龄结构合理的，能够适应学校档案工作需要的人才队伍是做好档案编研工作的关键。根据新建本科院校工作人员现状，要引入竞争机制，积极引进各类优秀人才，建立起合理的人员流动机制，促进档案工作适应学校事业发展的需要。加强队伍建设，提高工作人员的素质，改变现有档案人员结构，引进一些具有档案专业素养的专门人才。学校应将档案人员队伍建设纳入学校人才建设的规划中,分阶段有计划地引进具有档案学、计算机学、信息学等各方面的专业人才,充实档案队伍,逐步形成合理、科学的人员配置结构,满足档案工作对人才的需求。

　　对现有人员要有计划地通过专业培训、专题讲座、学历进修等各种形式的学习,掌握包括档案专业知识、档案法律法规、计算机应用、数字化技术及网络技术,扩大知识面,提高他们的业务能力和综合素质。同时应要求档案工作人员具有一定的思想政治觉悟。这是工作本身的需要，也是档案工作人员必备的重要素质。档案工作人员要保持平和的心态，加强自身修养，树立正确的世界观、人生观、价值观，树立起服务意识，在工作中要坚持原则，恪尽职守，不怕困难，脚踏实地、坚持认真做好档案工作。

　　(三)加强档案馆资源建设

　　档案资源是档案编研的素材，没有资源，档案编研就是一句空话，巧妇难为无米之炊。新建本科院校建校历史短，积淀不厚，相对来说资源不丰，要搞好档案编研工作，就要从档案的源头抓起，加强档案资料的收集和整理。积极参与学校的各种活动，要有档案意识，注意发现具有档案价值的资源和线索，及时安排人员进行收集和整理。从各部门在学院网站上发布的信息以及学院的新闻简报、学院文件等各种信息载体上捕捉档案资料信息，经常到各部门进行跟踪调研，寻找有价值的信息资源。督促各部门及时移交应该归档的资料，重要的档案资料随时移交;对学院的重大项目、重要会议以及重要人物来访视察等，档案部门要及时跟踪，确保档案资料的完整性、准确性。同时要积极主动地宣传档案工作，争取更多的支持和理解，主动与学校重要部门和人员取得联系，争取收集和征集他们所拥有的个人档案资料，妥善保存，为他们利用提供方便，充实档案资源，为档案编研工作的顺利开展奠定良好的基础。

　　(四)档案编研要有针对性，注重实用性

　　档案编研要有针对性，要注重实用。档案编研要以档案资料为依据，坚持实事求是的原则，杜绝造假、虚构，不可随意地添加编者的主观意愿和思想倾向。只有真实的档案资料和档案编研材料，才有实际的价值。档案编研成果一定要有实际的效用，针对性要强，要符合高校工作的实际需要。档案编研要立足现实，发挥档案的功能。高校档案工作涉及各个方面，学校各个部门和业务领域需要不同的信息，编研就要针对各部门的具体情况，加强调研、了解需求是做好编研工作的前提。配合学校工作，把编研选题的思路转移到为学校教学、科研和人才培养服务的轨道上来。

　　在编研工作中要强化编研深度，注重编研质量。编写出来的资料要内容丰富、观点正确、史料真实，有较高的利用价值和学术价值。这就要求高校档案编研工作要增强编研的适用性，向高效率、高层次、高质量的方向发展。

　　(五)档案编研要有创新，要充分利用现代信息技术

　　档案编研要更新观念,开拓创新,充分结合现代信息技术促进档案编研工作向高层次发展。在计算机网络技术广泛应用的信息时代，档案信息数字化、网络化管理成为必然，在网络环境中开展档案编研活动，将成为档案编研工作的重要手段，充分利用现代信息技术是做好编研工作的条件。现代信息技术是以电子计算机和多媒体网络技术为条件的,信息的收集和传播都依赖于现代信息技术。

　　1.首先要建设高水平档案网站，为网络编研成果的发布提供平台，高校档案编研人员要充分利用网络搜索和征集与本校工作、事件和历史等相关的具有档案价值的信息,不断丰富馆藏档案信息资源,扩大档案编研的信息源。现代计算机多媒体技术、光盘技术、数码影像技术、电子通信和电视传播技术的迅猛发展，为档案编研提供了广阔的空间。利用先进的网络技术，尤其是多媒体技术，将文字、声音、影像、图片等形式的信息整合起来，以更加丰富多彩的编研形式呈现给读者，从而突破传统单一的纸质档案编研的表现形式，提高档案信息的生动性、形象性，使编研成果更具有吸引力、感染力。高校档案编研工作，要紧密配合学校和市场经济建设的需要，善于运用网络，及时、有效地实施开发，缩短加工时间与传递时差，提高利用的时效性，为学校教学、科研和人才培养制订计划提供可靠依据。

　　2.其次要增强网络互动模式，走开放编研之路。要善于利用现代信息技术，提高编研成果的利用率。高校档案部门要充分利用网络与学校各部门和有关人员建立联系，充分实现信息互动。通过网络开通BBS、网上聊天或以E-mail，“读者信箱”、“查询与预约”服务功能,与档案利用者进行预约，开展个性化服务。编研人员与档案利用者直接产生互动,一方面，推介自己的编研成果,另一方面，接受利用者的意见和建议，进一步做好编研工作。通过反馈，有利于掌握编研工作的规律，了解信息的开发深度、广度，提高编研成果的利用率。

　　3.档案工作者要善于宣传、推销自己，主动融入社会，将编研成果主动送货上门，使人们在利用中认识编研工作，了解编研工作;同时,也要把握社会、个人的档案利用需求,有的放矢地开展编研工作。要改变以往档案部门闭门独自开展编研工作的状况，广开渠道，确立协作观念，走整体化协调发展之路,与学校各部门联和共同开展编研工作,扩大编研成果的宣传和使用范围。

　　(六)档案编研要与育人功能相结合

　　档案编研不能只注重凭据作用和数据参考作用，还要充分发挥其教育功能，发挥其育人作用。高校档案编研工作要与育人功能密切结合。《高等学校档案管理办法》(教育部27号令)规定，高等学校要“利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能”。在档案编研中我们要注意开发和宣传学校艰苦创业的发展史。大学办学历史越长，大学文化就越丰富，积淀就越深厚。当前很多高校通过多年的艰苦创业，逐步形成了自己的大学精神和办学理念，培育出众多的优秀人才，为国家和社会的发展建设作出了巨大的贡献。要注意开发专家教授严谨治学、教书育人的奋斗史。学校档案馆有很多专家教授教学科研的原始档案，科研报告、备课记录、自编讲义，自制教具等等，每一件都凝聚着他们的心血和汗水。要注意开发名专家、名教授、教学名师、师德标兵等的光荣历史，这是他们个人的光荣，也是学校的荣誉;要注意开发学校科学研究服务社会的贡献史。一所有影响的大学，除培育大批的人才外，还有一批促进国家经济建设的科研成果，科研成果能引起社会的反响，引起社会的关注，能为社会带来经济效益;要注意开发学校办学过程中形成的特色。大学的特色来源于两方面，一是经过大学的办学历史积淀下来的特有的学科门类、教学经验、学习风气等，二是为解决本地的社会经济问题所开展的特色方向鲜明的学术活动[4]。要注意开发校友努力创业回报社会的感恩史。档案馆要与学校有关部门一起注意收集优秀校友的典型事迹，加强宣传和利用，既可以促进学校的发展，更是教育学生积极成长的生动典范，对学生的影响大，教育的作用就大。档案馆要加强宣传，多形式多媒体发挥档案文化的育人功能，让学生在自然的状态中感受学校历史的厚重和文化的精深，让档案在发挥它的教育功能的同时，从后台积极地走向前台，积极地走进学生生活与活动中。

　　三、结束语

　　在现代信息技术条件下，新建本科院校档案人员要善于把握档案工作的机遇，增强自身能力和专业素养，转变观念，大胆探索，从观念、内容、形式和服务方面不断创新，通过档案编研，努力为学校的教学、科研、管理和人才培养服务，为学校领导决策服务。通过服务赢得学校领导的重视和认可，确立档案工作的地位，从而促进档案工作的发展，开创新建本科院校档案工作新局面。

　　参考文献：

　　[1]赵海峰.网络环境下高校档案编研工作的思考[J].北京档案,2010，(2).

　　[2]李金霞.高校档案编研工作存在的问题与对策[J].云南档案,2007，(3).

　　[3]孙艳丽.依托网络做好高校档案编研工作[J].兰台内外,2009，(2).

　　[4]施红辉.关于大学的竞争力及办学特色问题的探讨[J].杭州师范学院学报：社会科学版,2006,(3).

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