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试谈对高校办公室科学化管理的倡议
摘 要：由于旧体制与旧思想已不符合时代的要求，因而我国高校办公室管理中存在一些不足之处。在新形势下，为了更好地发挥院系办公室的作用，更好地服务于教学、科研工作，服务于高校的发展事业，作者通过研究对高效办公室科学化管理提出科学化倡议，主要包括采用科学化的管理手段和工作人员素质的优化。
关键词：高校办公室管理 科学化管理倡议 工作人员素质
1.高校办公室管理工作存在的理由
随着我国教育事业的不断发展，高校管理中遗留的旧体制与旧思想已经不符合时代的要求。高校办公室管理中存在着一些不足之处。首先是职责与业务范围方面的理由。我国高校办公系统的业务随着教育事业的不断发展而扩展，新业务不断出现。这就对办公室的职责及业务范围提出了挑战，若不合理处置，则会导致混乱。其次是缺乏明确的分工与目标体制。由于高校办公室工作性质的繁、细、杂等特点，缺乏明确的分工与目标体制，很多办公室系统都处于“混沌”状态。最后是人员的任用与管理方面的理由。由于旧体制的缘故，办公室人员的任用从属于教育、教学人员，如安排家属工作，这种体制存在诸多弊端。而在人员管理方面，也缺乏有效的管理机制，工作人员效率低下、积极性不高。在新形势下，为了更好地发挥院系办公室的作用，更好地服务于教学、科研工作，服务于高校的发展事业，笔者提出以下倡议。
2.高校办公室科学化管理倡议
2.1管理科学化。管理工作规范化、制度化，手段现代化是科学化管理的有力保障。
2.1.1管理制度化。过去，教育与管理模式上的固态结构，使高等学校办公室长期处于被动、附庸的地位，其职责大多限于事务性管理和服务，在工作方式上主要因袭传统，因此，高校办公室的制度就无从谈起。根据学校的发展需要和实际出发，建立一系列规章制度，使高校办公室的每一项工作都有章可循、有规可依。强化人本意识，建立既能约束又能激励的竞争机制和政策，营造人尽其才、才尽其用的工作环境，激励、调动工作人员的主动性、积极性和创造性。要规范办事程序，明确办事的先后次序、具体步骤和基本要求，特别是不得越级，不能推诿。
制度化主要是指建立、健全岗位明确职责分工，进行目标管理和考核。在制定工作人员岗位责任制时，必须按每个人的职责和任务作出明确而具体的规定，每项工作务必有具体的目标要求。时间性强的工作则要求规定出完成的时限，切忌笼统，尽可能地制定出定量目标及其要求，以有利于考核。与此同时制定出相应的奖惩制度，切实避开干多、干少、干好、干坏一个样。建章立制是科学化管理的有力保障。它既可保证不同工作岗位上的管理人员应有的独立性，又能调动起他们工作的积极性。
2.1.2管理手段现代化。一是建立良好的工作秩序。首先，建立合理的接待制度，不要让一个个不速之客把一天的时间搞得支离破碎，难以集中时间做事。其次，办公室设置要合理，光线适当;办公用具摆放在伸手可得的位置;配备舒适的转椅;电话铃声音量适当;文件要分门别类放好，急办的放在显眼的位置。最后，提高说话效率，接打电话不要没完没了，最好每次都不要超过三分钟;缩短交际时间，该说“不”的时候就要说“不”，想走就立即告辞。二是办公手段现代化。办公手段现代化，是指办公室自动化。即将电子计算机及各类自动化技术设备运用于办公手段之中，以达到提高管理效率，提高管理效能之目的。计算机运用于办公室，主要是通过建立数据库管理系统。即将师资档案、学籍档案、科研管理档案等数据资料录入数据库系统，达到快捷调取、检索的目的。例如：教师评定职称，就可依据评定条件，将教师的工作量、科研课题、已发表的论文级别及其数量、教师的学识结构和再提高的情况，以及教师获奖的级别等情况，一并调出计算机。对照评审条件，迅速准确地给教师下个结论。利用计算机联网，不仅可以对本系部情况了如指掌，而且对全校乃至全国范围内的新动态能及时掌握。
2.2工作人员素质优化。工作人员素质优化包括提升职业素养、注重工作效率和力求工作创新三个方面。
2.2.1提升职业素养。办公室每位工作人员，都应当具备优良的业务素质和高尚的职业道德，这不仅是任职的基本要求，而且是对党和国家忠诚的一种基本素质和升华。为此，应该做到：第一，忠于职守。一项工作，敷衍了事几个小时就能完成，但认认真真、想方设法去做，则可能需要更长的时间。工作的认真程度很难以定量的指标进行考核。办公室工作人员要正确认识办公室工作的社会作用和社会价值。不论是自己选择的还是组织安排的岗位，不论是从事领导工作还是具体工作，都要有达观敬业的精神，一丝不苟、兢兢业业地对待工作中的每一个理由，认真处理好工作中的每一个环节。第二，合理规划。许多高校办公室工作人员不善于规划自己的工作，不分轻重缓急，工作没有目标，遇到什么做什么，导致该做的没有做，在不该做的工作上却花了很多时间。忙于工作的这种精神固然是好的，但并不能说明善于利用时间，因为某个人从早忙到晚所做的事情，有的人可能几个小时甚至更短时间内就完成了。因此，办公室工作人员应该对需要处理的事务进行合理规划，制订完善的工作计划、把一些例行性的日常工作程序化，以节约时间。第三，勇于负责。在工作中要敢于坚持原则，并主动承担由于工作行为所产生的一切后果。这就要求高度的责任感和使命感，坚持原则，实事求是，不投机取巧，不文过饰非，不推卸责任，要及时检讨自己在工作中的失误和过错，以消除自己的浅见与过失给工作带来的消极影响。
2.2.2注重工作效率。当今的社会是一个快节奏的社会，树立雷厉风行、高效运转的工作作风是时代的要求。讲求实效，快速准确地处理工作上的各种事务，是对办公室工作人员业务道德规范的基本要求。在工作中应当做到：首先，要准确无误、分工合作。办公室工作人员除了要有强烈的责任心和娴熟的职业技能外，还要吃透政策，明确意图，摸清情况，选择适当的行为方式和策略，谨慎应对可能发生的意外情况。其次，要不断寻找工作中的差距，发现理由要及时，处理要得当，万万不可因小失大，事倍功半。再次，科学地分工是提高效率的关键。办公室工作事务繁杂，更需要合理分工。同教师的教学工作比较，办公室工作人员在履行其职能时，更离不开与他人的协作。例如：对教学质量的追踪检查，需要教师、学生的配合。对师资的管理，需要教学秘书、科研秘书的合作。除此之外，还要与各个教研室、研究室联系。可以说系办公室与校长办公室、教务处、科研处、总务处，以及全校各系、部均有广泛的联系与合作。“合作”，需要办公室工作人员具有较强的协同能力，懂得协调领导、教工、学生之间的关系。然后是善于应变、灵活协调。由于现在社会工作节奏加快，办事讲究速度和效率，办公室工作人员对新事物应该有高度的敏锐性，及时捕捉新理由，并加以分析整合。遇到突发和意外事件时，要有及时处理理由的应急能力。
2.2.3力求工作创新。工作的开展和整个世界的发展一样，是个不停运转的过程。创新是内部矛盾运动规律的客观反映和必定要求，是工作推进的不竭源泉。工作创新是一个实实在在的工作过程，必须有明确的目标、可靠的措施、及时的反馈和不断的改善。工作目标的实现不可能是一帆风顺的，特别是“创新”，本身就意味着这是一个必须付出艰苦劳动的过程。要想在工作中成功实现创新，就必须摒弃个人的保守思想，自觉克服“按传统方式办事、不求有功事但求无过”等消极思想的影响，保持内心积极创新的热情和动力。加强学习，不但是每个人提高自身综合素质的有效手段，更是提高创新能力和水平的可靠保障。高校办公室工作人员应该把加强学习作为一种自觉行动，遵守学习制度、落实学习要求，积极把握各级组织、部门组织的各类学习培训机会，以扎实的学风投入到对各类知识的学习之中。通过学习建立完善的知识体系，并将知识资源存储在办公室的知识库之中，在领导决策时便及时提供知识支持，实现知识创新。
参考文献：
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[3]李庆双.强化服务意识提高工作效率.中山大学学报论丛，1999.
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