基于价值创造视角的档案管理

关于基于价值创造视角的档案管理

　　摘 要：随着知识经济和信息管理时代的到来，档案已经成为服务组织战略发展需要的价值创造的构成部分。文章从档案知识管理、档案信息化管理和档案记忆观等三类具有价值创造能力的现代化档案管理理念入手，分析了档案管理与组织价值创造之间的关系，并就提升档案管理价值创造能力的途径进行了阐述与倡议。

　　关键词：档案管理 价值创造 战略

　　一、引言

　　价值创造是指组织生产、供应满足目标客户需要的产品或服务的一系列业务活动及其成本结构。知识经济和信息管理时代，价值创造已成为更多组织在制定和明确战略时所要考量的重要目标。而组织能够获取的知识和信息，则成为其具有重要战略作用的资源。档案作为知识和信息的有效载体，是组织发展历史的关键凭证，更是组织当前活动的重要参考，因此，档案也是服务组织战略发展需要的价值创造的构成部分。档案创造价值的程度和作用，直接决定了其在组织战略定位和发展目标中的地位。随着现代组织制度的建立与信息化的发展，档案工作正在由以手工为手段、以实体为对象的档案管理向以信息化为手段、以内容为对象的档案管理转变。在这种发展趋势下，档案管理者必须以全新的管理理念驾驭档案工作的重大变革，用创新的管理模式和工作策略推动档案工作科学发展，形成与之相适应的档案管理体系，真正在组织发展过程中创造价值。

　　二、具有价值创造能力的档案管理理念

　　1.档案知识管理。档案知识管理是一种以知识管理为导向的档案管理和以档案管理为基础的知识管理相结合的管理模式。档案知识管理系统构建的基本原则是集成原则：一是资源集成。从档案管理角度，信息化环境下必须对文件进行前端制约和全过程管理，实现文件、档案一体化管理和集成管理;从知识管理角度，文件、档案是组织核心的知识资源，但并不是组织知识资源的全部。因而，档案知识管理系统应该实现以文件、档案为核心的全部信息、知识资源的集成。二是功能集成。档案知识管理系统集成档案管理与知识管理的双重功能，一方面确保文件资料的真实性、完整性与可靠性，确保档案的凭证价值、保存价值与长远价值;另一方面确保知识被有效地积累、组织、评价、传递、共享与应用。三是系统集成。从档案管理角度，档案管理不能独立于组织各项业务活动，否则，文件、档案就难以被主动捕获，难以被前端制约、全过程管理与集成管理;从知识管理角度，知识管理不仅是一种先进的技术策略，更是一种全新的思想理念，应该体现于组织的各项业务活动之中，应该融合于员工的各种工作行为之中，成为员工基本的工作策略和思维方式，使员工在工作过程中自然地应用、传播和创造知识，为客户提供知识产品或服务，实现知识的价值。?譹?訛

　　2.档案信息化管理。档案信息化是在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为组织提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。它使得档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心发生转变。档案信息化通过提高开发利用档案信息资源的能力，最大程度地发挥档案信息的价值，能够真正实现档案信息资源的高效共享。档案信息化主要由档案信息网络、档案信息资源、档案信息人才、信息技术、信息装备和规则环境等要素构成。档案信息化诸要素并不是简单的并行排列，而是在一定逻辑关系中构成的一个完整系统，并分为三个层次：档案信息资源与档案信息人才构成系统的核心层，对目标的实现具有决定性重要影响;档案网络、规则环境、信息技术及装备是档案信息化的必须要件，构成系统的支撑层;其它各要素，则是实现档案信息资源开发目的、发挥档案价值的重要条件，构成系统的价值效益实现层或应用层。?譺?訛从目前目前状况来看，档案信息化管理系统主要包括档案管理软件的开发、档案网站的建立和数字档案馆建设。其中，数字档案馆建设作为档案信息化管理理念的重要实践之一，对于提高档案管理工作效率和现代化水平，推动档案服务能力拓展和实现档案信息资源的共享，满足社会、组织及个人对现代信息服务的现实需求有着积极作用，是进一步发挥和体现档案资源价值和档案工作价值的保证。

　　3.档案记忆观。档案记忆观的核心内涵是基于对档案基本属性——社会记忆属性的本质性认识，把档案与社会、国家、民族、家庭的历史记忆联结起来，强调档案是一种社会(或历史、集体)记忆，含有“集体记忆的关键”，档案馆是“记忆的保存场所”或“记忆宫殿”，并从个人乃至民族的根源感、认同感、身份感的高度去看待档案及其保护的重要性。?譻?訛档案记忆观以一种新的视角和思维方式来透视档案现象，获得了对档案的社会功能、档案保护的历史作用等一些新的认识。档案与社会记忆的关系是档案记忆观研究的基本理由。一般而言，档案与社会记忆呈现出以下四种关系：一是载体关系。这是目前档案学界普遍依循的观点，认为档案是“社会记忆的载体”、“记忆的工具”，具体描述为“档案在文化记忆、个人记忆和基因记忆的遗忘、建构和恢复中具有重要的社会功能，是寻找遗忘记忆和发现过去记忆事实真相的重要载体，是知识的存储器，是保护过去、记录现在和联系未来的桥梁”。?譼?訛二是固化关系。指档案是社会记忆的物化形态，是“冻结”起来的社会记忆，“是固化的记忆”，是社会记忆的客观对象。三是建构关系。指档案在社会记忆建构中的作用关系，一方面档案是建构的重要资源，特别是在历史出现断裂、歪曲或者需要从历史中汲取现实的思想动力时，其作用更大;另一方面对档案管理本身来说，其自身也是在建构“过去”。四是制约关系。指档案是制约社会记忆的一种手段或工具。档案的形成、挑选和留存是人类有意识的、自觉活动的产物，这一活动必定是“现实的政治结构和权利关系的共谋”，它决定着哪些社会生活将传递给后代，什么被记住而什么被忘却。?譽?訛可以说，档案是组织活动的记忆，档案工作是在构筑、塑造与维护组织历史的记忆，档案记忆是整个档案工作的根本作用和价值，也是档案作为一种事物的整体价值。

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