财务危机实时预警系统的基本前提论文
当前,我国上市公司中有限的信息处理能力和无限增长的信息量之间的矛盾日益突出,因此,建立财务危机实时预警系统迫在眉睫。如何将信息转化成有用的知识和创造财富的工具是一个亟待解决的课题,也是上市公司财务危机实时预警系统研究的“瓶颈”所在。为了解决这个难题,上市公司必须利用信息技术重组为实时驱动型公司,这是建立上市公司财务危机实时预警系统的基本前提。
一、实时驱动型公司的涵义
所谓实时驱动型公司,就是能充分利用实时信息的公司。这类公司运用网络财务信息实时报告系统软件,从桌面财务转变为网络财务,改变信息的传递方式,最敏锐、最及时、最准确地反映公司的财务状况,使实时的信息成为整合整个公司经营过程的驱动力量,增强公司的决策、控制和预警的能力。实时驱动型公司通过建立虚拟、整合、实时的供应网络获得竞争优势:“虚拟”意味着供应网络的所有元素不一定都存在于公司之内;“整合”是指实时驱动型公司内的每个系统、客户和合作者是通过实时驱动信息技术基础连接在一起并相互沟通的;“实时”是要立即、同步地满足顾客需求;“供应网络”把上述三个元素恰当地组合在一起,解决客户问题。
在网络环境下,首先,实时驱动型公司必须改变使用信息的方式。公司的信息系统应是一个活跃的价值激发器,能够及时地将信息分配给组织内最需要信息的部门,而不是把信息看作储存在数据库中等待被挖掘的被动资源,更不是被主人吝啬地收藏起来的财宝。公司内从实时信息分配系统中接受信息的人越多,为公司创造价值的有技能、有知识的雇员也就会越多。其次,实时驱动型公司必须保持出众的竞争灵活性,以便在全球经济中提高其市场份额,巩固其地位。保持竞争灵活性,需要更多的技巧和经验;保持抓住新机会的能力,需要持续不断的努力。第三,实时驱动型公司将其核心竞争力体现在客户、合作者的层面上,通过建立对客户、合作者十分有利的关系,实时驱动型公司经常被认为是“客户的企业”——和客户希望的一样。
二、成为实时驱动型公司的路径
1.信息技术(IT)的升级。上市公司转变为实时驱动型公司,这种转变表现为公司行为的变化,但技术在很大程度上决定了转变的成功与否。当然,公司的文化也必须转变,但是如果没有先进的IT则无法实现从上市公司到实时驱动型公司的转变。IT是上市公司转变为实时驱动型公司的首要驱动力。占有和使用实时信息是实时驱动型公司制胜的优势所在。如果信息技术是适合某项工作采用的技术,它将是获得竞争优势的关键因素。
在寻求IT解决方式之前,应首先考虑公司想要达到的结果。只有当公司有坚定的目标时,公司才有可能利用IT实现这一目标。而且这种转变必须完全与上市公司的战略相一致,尽可能贴近顾客,推行一种新的应用程序并使它与其他信息资源整合。具体方法是:从公司内外聘请各个领域的专家,召集讨论会,广泛征集意见,从信息和财务部门负责人到销售信息交流的负责人,从IT行业的资深专家到熟悉顾客群的精明老练的营销员,充分利用他们的专业知识和特长,对公司做出客观的评价和建议,这是迈向真正转变的第一步;然后,对那些评价和建议做出辨证的分析,进而形成一系列最终的公司目标,确定IT升级的需要,再选择机器,在公司力所能及的范围内实现目标。
2.管理意外。实时驱动型公司的基础信息技术将所有知识的原始信息整合为一个共享信息系统,这些原始信息原本分散在公司未连接的主机、数据库、客户和服务队列中。将信息由被动的要求或回复形式转化为主动的“公布或预订”模式,实时驱动型公司向每一个员工提供全面、实时、连续升级、为客户设计的信息,使每位员工的工作集中于价值创造。实时驱动型公司基础设施能重复地唤起员工对重大事项的注意力直到他们对此做出反应,提醒员工处理特殊案例,而把日常烦琐的事务留给计算机,这就是管理意外。
要解决管理意外的问题,需要考虑技术中的两个关键因素:一是必须准确、自动地捕捉意外。如果自动化部分只处理非常基本的事务,意外就会过多。而自动化越先进,意外管理就越有效。二是自动化的程序必须能够得到所需要的数据来决定意外情况。如果没有实时信息,管理意外的收益将大打折扣。
3.摆脱繁重的数据游戏。实时驱动系统从公司各个角落收集实时、高度集中的信息,从多种多样的分析应用中把它们提炼出来,发送到员工桌面上作为一个多用途的工具,将员工从数据堆里解脱出来。此外,通过一个公司接口,这个系统可以将内部信息和有价值的外部信息整合在一起,对项目和决策产生重大影响。
4.采用开放网络系统。在封闭系统中,如“供应链”、“联合体”等,存在着欺诈、偷懒、追求安逸等弊端,而开放系统则有更多的机会。互联网是一个开放系统,当今商业社会也是开放系统。实时驱动技术基础使封闭的私人计算机系统变得开放,并使其能够交谈、教学以及互相学习。虽然开放系统对猛烈的竞争风暴没有什么有效的防卫措施,但它为所有想参与竞争的人铺平了道路。
5.运用集成财务管理信息系统。上市公司财务管理的对象是上市公司的资金流,是对资金计划、筹措和使用的有效管理。上市公司的运营效果和效率最终是通过财务指标体现出来的,因此,上市公司财务危机实时预警的结果也必然通过财务指标来反映。要使财务预警真正做到全面、实时、准确,必须具备三个条件:
①上市公司运作的所有业务环节必须与财务系统紧密相关;
②上市公司运作的所有业务的过程状态都必须实时、准确地反映到财务系统中;
③财务结果必须尽快反馈给上市公司各级管理者,使其能够迅速决策,改善业务和管理,提高绩效。
传统的财务会计和财务管理方法,无法真正满足上述条件。笔者认为,由桌面财务转变为网络财务的最佳途径是运用集成财务管理信息系统,因为该系统具有以下五个特点:
①集成性:财务和上市公司的设计、生产、供应、销售等业务环节是完全集成的,业务和财务一体化运作,如企业资源计划系统(ERP)中的财务管理模块与其他模块都有相应的接口,能够相互集成,而且财务管理始终是ERP核心的模块和功能,财务管理将实现与上市公司外部的相关环节的集成。
②共享性:所有的原始数据都是一次录入,多处共享。
③实时性:每一个作业都会实时反映,每一项控制都会实时得到结果,每一份报表都会实时生成,每一个决策都会实时做出。
④精确性:每一次作业是准确的、可量化的,流程不能随意改动,同样的`数据就会产生完全一样的报表。
⑤面向流程性:强调面向业务流程的财务信息的收集、分析和控制,使财务系统能支持重组后的业务流程,并做到对业务活动的成本控制。
6.崇尚诚信事实文化。实时驱动型公司需要一种使公司完全沉浸在诚信事实的文化氛围。公司高层必须努力使员工相信,困难的事实经过一段时间比圆滑的搪塞更具价值。例如CEO必须表明,尝试一些创新的事物失败了,也比忠于陈腐的现状强。事实上,实时驱动型公司意味着批评浪潮的结束。问题绝不是“这是谁的过失”,而是“我们能从中学到什么”。实时驱动型反馈机制的实时本性使得从失败中学习不仅更迅速而且负面影响较少。当公司误入歧途时,高层管理人员就可警觉到什么地方错了,并立即改正,同时学习并把教训传授给公司里的其他人。
三、实时驱动型公司的扩展:互联网
成功使用互联网的关键是将互联网看作实时驱动型公司的扩展,而不是一个附加品。最好的办法是为公司的产品和服务提供一个广泛、动态的信息平台(引擎),为客户了解公司的产品和服务提供一种方便的途径,而不仅仅是建一个网站。引擎不仅仅是一个站点,它可以灵活地将多个程序、信息来源和系统整合在一起,或有条理地展示出来,这就是实时驱动型公司开发互联网的方式。互联网本身并不能使公司更具竞争力,因为一个基于互联网的销售渠道并不一定是低成本的,而且并不能自动地使公司更具盈利性,关键在于公司必须努力使互联网为自己服务,使其变得便宜和高效。
互联网和移动信息设备相结合的关键在于可以为客户“随时随地”服务。互联网使得公司可以扩展客户和商业合作伙伴的范围,并将他们纳入公司的事件流程中。如果某一上市公司是实时驱动的,并且通过引擎设备向外界展示,它就可以成为一家电子商务公司,因为它已经完成了必要的核心信息技术的转变,可以在互联网的环境下最大限度地开发、展示公司优势。
四、实时驱动型公司的知识管理:扁平化结构和学习型组织
20世纪80年代网络化的个人电脑增强了企业家的能力,并且使公司的结构扁平化,中层管理者减少。中层管理者的历史角色是充当信息传递者,现在他们的工作被机器替代了,其数量的减少也就不可避免了。中层管理者减少的一个负面影响是长期积累的机构管理经验和技能的大量损失。这些经验和技能就是“智力资本”。近几年,信息技术通过知识管理在努力重新获取、重新部署这些智力资本。强有力的知识管理成为实时驱动基础设施的一个有益的副产品。
真正的知识管理是具有实时驱动机制公司的核心管理部分。在这样的公司中,信息被动态地添加到原来的基础上,知识不断被更新。公司做过的每一件事对所有查询的人都是公开的,这等于将公司前人的智慧直接放到了查询者的案头。由于实时驱动结构极大地提升了知识从封闭、难以交流的状态向自由交流状态的转变,公司进行实时驱动的改造非常有助于改善知识管理中对公司前人智慧的管理。实时驱动型公司对外界变化反应迅速,公司各部门之间以及部门内部信息交换频繁,因此它具有很强的知识吸收能力。这样的公司就是学习型组织,它能够通过这样的机制成长。这样的机制能使公司积累的知识从消极被动的状态活跃起来,使得每个员工能够接触到所有的知识,并使得需要它的人及时获得,由此能够给公司带来巨额的收益。
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