word自动生成目录和参考文献的技巧

时间：2024-10-20 04:48:33 参考文献我要投稿

word自动生成目录和参考文献的技巧

　　漫长的学习生涯中，是不是听到知识点，就立刻清醒了？知识点就是一些常考的内容，或者考试经常出题的地方。相信很多人都在为知识点发愁，以下是小编精心整理的word自动生成目录和参考文献的技巧，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。

　　word自动生成目录和参考文献的技巧

　　word自动生成目录

　　1、点击“视图”中“大纲”，将所在文档切换成大纲形式，然后设置所要设定目录的大纲级别。点击左上角“正文文本”框进行选择级别，一般论文格式为1、2、3级目录。设定好后，在“视图”中选择“普通”形式，再切换回来。

　　2、打开正文文本，点“插入”分别选“分隔符”“分页符”，即会插入新的一页，可把目录放在此页，方法是：将鼠标放在左上角，点击“插入”→“引用”→“索引和目录”→“目录”选择想要的模式→“确定”即完成。文本内容格式可根据论文要求设置，在“格式”中选择“样式和格式”即可设置。

　　WORD自动生成目录教程

　　假如文章中标题格式为

　　第一节……大标题(一级)

　　1.1……小标题(二级)

　　1.1.1—……小标题下的小标题(三级)

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　　第N节……大标题(一级)

　　n.1……小标题(二级)

　　n.1.1—……小标题下的小标题(三级)

　　自动生成文章目录的操作：

　　一、设置标题格式

　　1.选中文章中的所有一级标题;

　　2.在“格式”工具栏的左端，“样式”列表中单击“标题1”。

　　仿照步骤1、2设置二、三级标题格式为标题2、标题3。

　　二、自动生成目录

　　1.把光标定位到文章第1页的首行第1个字符左侧(目录应在文章的前面);

　　2.执行菜单命令“插入/引用/索引和目录”打开“索引的目录”对话框;

　　3.在对话框中单击“目录”选项卡，进行相关设置后，单击“确定”按钮，文章的目录自动生成完成。

　　友情提示：

　　目录页码应该与正文页码编码不同。

　　把光标定位在目录页末，执行“插入/分隔符/下一页/确定”操作，在目录与正文之间插入分页符;

　　执行“视图/页眉和页脚”命令，把光标定位到正文首页的页脚处，单击“页眉和页脚”工具栏上的“链接到前一个”按钮正文页脚与目录页脚的链接;

　　执行“插入/页码”命令，在“格式”中选择页码格式、选中“起始页码”为“1”，单击“确定。

　　至此完成正文的页码插入。

　　目录如果是多页，插入页码时可以选择与正文页码不同的页码格式。当然，如果目录只有一页，没有必要插入页码。

　　如果没看懂可以看下面图文教程

　　步骤：(以下内容在WORD2003中操作，其它版本WORD略有差别，但大同小异。)

　　1.在[格式]中选[样式与格式]

　　2.出现右边的一条“样式格式”栏，这里面主要就是用到标题1，标题2，标题3。把标题1，标题2，标题3分别应用到文中各个章节的标题上。例如：文中的“第一章制冷概论”我们就需要用标题1定义。而“1.1制冷技术的发展历史”就用标题2定义。如果有1.1.1×××那就用标题3来定义。

　　3.当然标题1，标题2，标题3的属性(如字体大小，居中，加粗，等等)可以自行修改的。修改方法：右键点击“标题1”选“修改”，会弹出修改菜单，您可以根据自己的要求自行修改

　　4.用标题1，2，3分别去定义文中的每一章节。定义时很方便，只要把光标点到“第一章制冷概论”上，然后用鼠标左键点一下右边的标题1，就定义好了;同样方法用标题2，3定义1.1;1.1.1;依此类推，第二章，第三章也这样定义，直到全文节尾。

　　5.当都定义好后，我们就可以生成目录了。把光标移到文章最开头你要插入目录的空白位置，选[插入]--[引用]--[索引和目录]

　　6.选第二个选项卡[目录]，然后点右下的确定。就OK了。

　　上图就是自动生成的目录

　　7.当你重新修改文章内容后，你需要更新一下目录，方法是：在目录区域内，点右键，选[更新域]

　　8.当选[更新域]后，会出现上图的选框，选第二个“更新整个目录”点确定。就OK了

　　word自动生成参考文献

　　1、光标移到论文中要插入参考文献的地方，菜单中“插入”→“脚注和尾注” →对话框中选择“尾注”，编号方式选“自动编号”，所在位置选“节的结尾”。 “自动编号”后选择阿拉伯数字。

　　2、确定后在该处就插入了一个上标“1”，而光标自动跳到文章最后，前面就是一个上标“1”，第一个参考文献输入成功。

　　3、然后加入上标中的小括号，随之在论文中需要加入文献的地方复制粘贴即可，上标数字随文献的增加会自动排序，非常爽!

　　4、将文章后面的上标数字格式修改成正常格式。办法是：全选中→点击鼠标右键选“字体”→选中“上标”→选择需要的字号→“确定”即ok，然后加[]括号(论文要求)，从1开始复制粘贴，阿拉伯数字会自动排序。

　　5、删除参考文献前面存在的短横线。具体操作：将切换到普通视图，菜单中选“视图”→“脚注”，这时下方会出现尾注的编辑栏，在尾注右边的下拉菜单中选择“尾注分隔符”，这时选中并删除出现的短横线，再在下拉菜单中选择“尾注延续分隔符”，选中并删除出现的长横线，然后切换回到页面视图。

　　6、编入参考文献。在下面相对应的位置输入参考文献内容，这时插入文献基本完成，无论论文如何改动，参考文献如何删减，参考文献都会自动排好顺序，论文内容以及后面的文献会随之变动，文献越多越能体现优势，昨天写论文的时候开始的初体验，巨爽!

　　微软WORD这个软件大家都很熟悉，但有不少功能我们并没有用到，其中不乏非常实用的。今儿个我给大家介绍一下如何用WORD自动生成目录。这对那些用WORD写书，写论文的朋友很有帮助。

　　优点：用WORD根据文章的章节自动生成目录不但快捷，而且阅读查找内容时也很方便，只是按住Ctrl点击目录中的某一章节就会直接跳转到该页，更重要的是便于今后修改，因为写完的文章难免多次修改，增加或删减内容。倘若用手工给目录标页，中间内容一改，后面页码全要改是一件很让人头痛的事情。应该自动生成的目录，你可以任意修改文章内容，最后更新一下目录就会重新把目录对应到相应的页码上去。步骤：(以下内容在WORD2003中操作，其它版本WORD略有差别，但大同小异。)

　　常用参考文献格式

　　书写格式

　　2007年8月20日在清华大学召开的“综合性人文社会科学学术期刊编排规范研讨会”决定，2008年起开始部分刊物开始执行新的规范“综合性期刊文献引证技术规范”。该技术规范概括了文献引证的“注释”体例和“著者—出版年”体例。不再使用“参考文献”的说法。目前这两类文献著录或引证规范在中国影响较大，后者主要在层次较高的人文社会科学学术期刊中得到了应用。

　　⑴文后参考文献的著录规则为GB/T 7714-2005《文后参考文献著录规则》，适用于“著者和编辑编录的文后参考文献，而不能作为图书馆员、文献目录编制者以及索引编辑者使用的文献著录规则”。

　　⑵顺序编码制的具体编排方式。参考文献按照其在正文中出现的先后以阿拉伯数字连续编码，序号置于方括号内。一种文献被反复引用者，在正文中用同一序号标示。一般来说，引用一次的文献的页码（或页码范围）在文后参考文献中列出。格式为著作的“出版年”或期刊的“年，卷（期）”等+“：页码（或页码范围）.”。多次引用的文献，每处的页码或页码范围（有的刊物也将能指示引用文献位置的信息视为页码）分别列于每处参考文献的序号标注处，置于方括号后（仅列数字，不加“p”或“页”等前后文字、字符；页码范围中间的连线为半字线）并作上标。作为正文出现的参考文献序号后需加页码或页码范围的，该页码或页码范围也要作上标。作者和编辑需要仔细核对顺序编码制下的参考文献序号，做到序号与其所指示的文献同文后参考文献列表一致。另外，参考文献页码或页码范围也要准确无误。

　　⑶参考文献类型及文献类型，根据GB3469-83《文献类型与文献载体代码》规定，以单字母方式标识：

　　专著M ；报纸N ；期刊J ；专利文献P；汇编G ；古籍O；技术标准S ；

　　学位论文D ；科技报告R；参考工具K ；检索工具W；档案B ；录音带A ；

　　图表Q；唱片L；产品样本X；录相带V；会议录C；中译文T；

　　乐谱I；电影片Y；手稿H；微缩胶卷U ；幻灯片Z；微缩平片F；其他E。

　　书写技巧

　　把光标放在引用参考文献的地方，在菜单栏上选“插入|脚注和尾注”，弹出的对话框中选择“尾注”，点击“选项”按钮修改编号格式为阿拉伯数字，位置为“文档结尾”，确定后Word就在光标的地方插入了参考文献的编号，并自动跳到文档尾部相应编号处请你键入参考文献的说明，在这里按参考文献著录表的格式添加相应文献。参考文献标注要求用中括号把编号括起来，以word2007为例，可以在插入尾注时先把光标移至需要插入尾注的地方，然后点击引用-脚注下面的一个小箭头，在出现的对话框中有个自定义，然后输入中括号及数字，然后点插入，然后自动跳转到本节/本文档末端，此时再输入参考文献内容即可。

　　在文档中需要多次引用同一文献时，在第一次引用此文献时需要制作尾注，再次引用此文献时点“插入|交叉引用”，“引用类型”选“尾注”，引用内容为“尾注编号（带格式）”，然后选择相应的文献，插入即可。

　　不要以为已经搞定了，我们离成功还差一步。论文格式要求参考文献在正文之后，参考文献后还有发表论文情况说明、附录和致谢，而Word的尾注要么在文档的结尾，要么在“节”的结尾，这两种都不符合我们的要求。解决的方法似乎有点笨拙。首先删除尾注文本中所有的编号（我们不需要它，因为它的格式不对），然后选中所有尾注文本（参考文献说明文本），点“插入|书签”，命名为“参考文献文本”，添加到书签中。这样就把所有的参考文献文本做成了书签。在正文后新建一页，标题为“参考文献”，并设置好格式。光标移到标题下，选“插入|交叉引用”，“引用类型”为“书签”，点“参考文献文本”后插入，这样就把参考文献文本复制了一份。选中刚刚插入的文本，按格式要求修改字体字号等，并用项目编号进行自动编号。

　　到这里，我们离完美还差一点点。打印文档时，尾注页同样会打印出来，而这几页是我们不需要的。当然，可以通过设置打印页码范围的方法不打印最后几页。这里有另外一种方法，如果你想多学一点东西，请接着往下看。

　　选中所有的尾注文本，点“格式|字体”，改为“隐藏文字”，切换到普通视图，选择“视图|脚注”，此时所有的尾注出现在窗口的下端，在“尾注”下拉列表框中选择“尾注分割符”，将默认的横线删除。同样的方法删除“尾注延续分割符”和“尾注延续标记”。删除页眉和页脚（包括分隔线），选择“视图|页眉和页脚”，首先删除文字，然后点击页眉页脚工具栏的“页面设置”按钮，在弹出的对话框上点“边框”，在“页面边框”选项卡，边框设置为“无”，应用范围为“本节”；“边框”选项卡的边框设置为“无”，应用范围为“段落”。切换到“页脚”，删除页码。选择“工具|选项”，在“打印”选项卡里确认不打印隐藏文字（Word默认）。

　　注：以上在word中的处理是比较常用的做法，不过作者需要了解，投稿稿件是word格式或pdf格式或wps格式，但是很多期刊是用方正排版系统排版的，二者不“兼容”。因此，作者的word投稿只是编辑部排版的原稿，排版问题作者无需太过担心；而作者如想要编辑部出刊前最后的电子稿（有些作者着急要清样或已经排版的电子稿）其实也没有太大意义，因为没有方正的软件就无法打开这个电子稿。

　　文献标注

　　参考文献类型：专著[M]，论文集[C]，报纸文章[N]，期刊文章[J]，学位论文[D]，报告[R]，标准[S]，专利[P]，论文集中的析出文献[A]

　　电子文献类型：数据库[DB]，计算机[CP]，电子公告[EB]

　　电子文献的载体类型：互联网[OL]，光盘[CD]，磁带[MT]，磁盘[DK]

　　A：专著、论文集、学位论文、报告

　　[序号]主要责任者.文献题名[文献类型标识].出版地：出版者，出版年.起止页码（可选）

　　[1]刘国钧，陈绍业.图书馆目录[M].北京：高等教育出版社，1957.15-18.

　　B:期刊文章

　　[序号]主要责任者.文献题名[J].刊名，年，卷（期）：起止页码

　　[1]何龄修.读南明史[J].中国史研究，1998,(3):167-173.

　　[2]OU J P，SOONG T T，et al.Recent advance in research on applications of passive energy dissipation systems[J].Earthquack Eng,1997,38(3):358-361.

　　C:论文集中的析出文献