办公室行政事务管理工作中的不足及优化策略论文
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摘要：
随着社会发展迈入新时期，办公室行政事务管理工作在企业中的作用日渐凸显，已经成为保证企业各项工作顺利运行的关键要素之一。基于此，本文以办公室行政事务管理工作为研究对象，对相关工作开展中存在的一些问题进行反思分析，并探讨相应优化措施，旨在为做好办公室行政事务管理工作提供参考。
关键词：
新时期；办公室；行政管理工作；优化；对策；
引言：
办公室行政事务管理工作在企业整体管理工作中占据重要位置，该项工作属于一项综合性高、涉及面广和工作内容繁杂的业务，其连接着企业上下级部门，在重要部门间起到桥梁作用，关系到企业的正常发展和运转。因此，办公室行政管理工作人员应经常性地对自身工作进行反思，围绕工作重点和要求对管理工作进行优化，及时解决存在的问题，不断提升工作质量，持续推动企业有序运转。
一、办公室的行政管理职责
（一）协助功能
办公室相关工作人员具备协助工作职责，须严格落实上级领导布置的'工作任务，并对各项任务落实情况进行监督检查，不断提升各个相关部门对工作项目的关注和重视，提升并强化企业工作执行能力。
（二）中枢功能
办公室行政事务相关工作，在不同部门间可起到调节作用，发挥着中枢功能，对维持单位正常、稳定运转具有重要作用，增强上级领导和不同部门间联系。而办公室作为信息传达中转站，在上级领导与各部门间建立了桥梁，提升了各个部门工作效率。
（三）督办功能
办公室行政事务类型较多，其中，对企业工作决策和落实情况，以及执行工作任务规范性记录和监督，是其重要工作内容。同时，办公室行政事务相关人员还应听取各部门相关意见，并筛选出有效意见，为后续工作任务开展提供依据。
（四）服务功能
服务是办公室行政事务中基础内容，这就要求办公室人员，不仅要求做好岗位职责工作，而且应提升自身服务意识，为相应工作任务以及各部门展开服务，满足上下级沟通、工作开展等方面需求。
二、办公室行政事务管理工作开展中存在的不足
随着企业发展以及外界环境变化，企业为满足实际需求需要不断对相关工作进行改进，但受多方面因素影响，导致在实际开展相关工作中存在一些不足，尤其是参与办公室工作新人和兼任多个岗位工作人员，因经验、能力、加入工作岗位时间、对公司认识了解不足、办公室人员调整等，会在一定程度上影响办公室工作的顺利开展。而通过对相关工作中存在的问题进行总结分析，主要问题表现在三个方面：
第一，主动服务意识不足。办公室多数工作人员在思想上依旧具有"本位主义"特征，重视领导人员意见需求。但在为一线及项目部员工提供服务中，重视程度不足，服务方式和内容简单，服务意识有待加强。
第二，尚未实现"融入中心、服务大局".办公室行政事务管理工作开展中，受员工服务意识影响，导致缺乏与生产经营部门协调联动，如相关工作人员未能主动深入项目一线为项目部员工解决问题。甚至部分人员在开展工作中，长期处于相对封闭状况，缺乏对公司动态、业务信息和现存问题认知与了解，难以为各个部门解决问题提供有效帮助[1].
第三，未有效掌握信息化手段。现阶段，办公室行政事务管理人员在开展工作中，依旧以常规性工作为主，如用印申请、招待物资申请、用车审批、档案管理以及固定资产管理等，工作开展中对现代化各种先进技术应用率较低，影响了工作水平与效率提升。
三、新时期办公室行政管理工作优化策略
（一）提升工作人员服务意识
良好的服务意识对提升工作质量具有重要作用，因此，在具体开展相关工作中，应提升办公室行政管理工作人员服务意识。应深化办公室人员服务理念，树立新时期"大服务"思想理念，对办公室服务工作进行定位，在立足日常工作基础上，提升责任意识和服务意识。积极服务于领导决策，并提升对基层单位、各职能部门间协调配合、沟通联络提升服务力度。
在信访接待工作中，应结合实际情况对流程进行持续完善，并安排专门岗位人员进行信件处理，妥善处理好基层员工诉求，及时排除影响企业发展稳定性因素，促使各项工作顺利开展[2].建立健全服务体系。办公室工作人员在提供服务中，要求在对本职工作尽职尽责前提下，找出内部与时代要求不相符问题，以工作原则和工作要求为指导，及早制定出行之有效解决问题的方案。同时，由于办公室工作较为繁杂琐碎，面对人群较多，因此，为保证各个部门以及办公室工作效率，应建立健全服务体系，指导办公室服务工作开展。办公室行政服务工作在实施中不可流于表面，要灵活融入信息化技术与理念，通过深入基层调查与综合分析，掌握真实情况，了解基层员工真实想法和需求，并始终坚持为人民服务精神，定期获取基层员工第一手资料，从不同角度掌握基层员工需求，并适当将其融入服务体系中，尽可能提升服务多元化程度。
（二）树立全局意识
办公室行政管理岗位处于企业核心地位，办公室相关工作人员必须明确其作用、工作内容和地位，尤其是在社会发展新时期，应关注企业发展大局，采用新思路、新方法或新技术，提升行政管理工作质量。首先，树立整体意识和大局意识。办公室是企业直接服务部门，工作人员与普通员工存在区别，工作中以提供相应服务为主，树立崇高使命感，在工作中始终保持严谨作风以及谨慎负责精神状态。
其次，明确自身政治立场，始终坚持自身工作信念不动摇，保持积极主动态度，帮助基层员工解决相应问题，从加强整体服务考虑，从完善固定资产、低值易耗品、后勤食堂和印章等多个不同方面管理，强化成本控制措施以及安全防卫工作，并建立数字档案馆系统辅助进行管理，建立资产管理系统，灵活运用信息管理系统进行管理，监理数字档案，加强办公室财务方面管理，根据需求做好对各种工作会和年会组织安排等方面工作。在此期间应加强对支出费用强化控制管理，并对非生产性支出进行压缩，严格按照规定，严控日常费用的支出。最后，从大局出发，并从不同方位和角度看待问题，同时注意维护好上级领导权威，尊重他人意见和建议，从整体看看待问题，防止以偏概全和一概而论，积极寻求解决问题方式。
（三）加强对信息技术的应用
在信息化快速发展背景下，信息技术不断深入各个领域中，提升了工作效率、管理水平，极大程度上降低了工作强度，减少了工作失误。因此，为降低繁琐复杂工作对工作效率影响，应重视对现代化先进信息技术利用。首先，应建立信息化行政事务管理系统，结合单位实际情况，适当加大信息化改革和资金投入力度，利用计算机设备和网络信息系统，最大程度上发挥自动化和智能化管理系统作用。
其次，适当强化对信息技术应用力度，利用信息技术获取更加有价值的信息，为领导进行决策提供更多信息支持。最后，重视对创新型信息技术利用，如推动公司内控管理中对钉钉等办公软件应用，并加强对中交商旅、PC门户、企业邮箱等信息软件维护和运用，整合现有的资源，如建立数字档案，从多个角度进行管理，如实物类、声像类等，满足人们的实际需求。最后，根据实际需求，调整部门设置和人员关系，并做好交建通、企业邮箱变更以及维护等工作，快速有效解决员工账号申请、实际使用中等问题[3].
（四）强化学习观念
办公室业务具有涉及范围广、内容繁琐复杂特征，且部分工作人员经验能力不足，导致很多工作开展中存在不确定性，甚至影响了工作效率。同时，随着公司发展，对复合型一专多能人才需求量提升，为满足企业需求，工作人员应不断提升自身学习热情，通过学习和培训增强自身业务能力与水平。因此，企业中相关工作人员，应保持良好学习热情，不断对新知识和技能进行学习，尽可能组织开展同业对标学习，加强办公室工作人员在组织、协调和沟通等方面业务能力，不断开拓新视野、新思路，提升不断提升自身综合素养。
四、结语
综上所述，企业办公室行政事务管理人员，应进一步提升对本职工作内容的认知度，深刻明确其对企业健康运转的重要性，经常性地对自身工作进行反思，明确出现问题原因，并通过问题分析，采用相应优化措施进行解决，在原有工作开展基础上，不断提升办公室行政事务管理服务水平，为企业稳定发展和有序运转提供助力和支持。
参考文献
[1]金丽荣高校办公室行政管理思路的创新与对策研究[J].产业与科技论坛，2020,19（23）
[2]李红举新时期如何做好国企办公室行政管理工作[J.中小企业管理与科技（下旬刊）,2020（7）：47-48.
[3]吕斌。实现办公室行政管理精细化的创新路径探析[J].科技经济导刊，2020.28（14）：208-209.
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