行政事业单位档案管理问题分析
虽然新科技在不断进步，但我国大多数行政事业单位仍还是使用传统的技术，没有引进先进的信息技术对档案进行存档、归类、核对、查阅工作。这是因为行政事业单位对档案管理工作还是不够重视，所以才不引进新的技术手段，对档案管理工作进行改革。
【摘要】一个单位的档案对单位有着重要影响，行政事业单位更是如此，管理好档案能够确保行政事业单位在一些问题上不会出现纰漏。目前我国大多行政事业单位在档案管理方面仍存在一些问题，档案管理不当容易给单位带来一些不必要的麻烦。
【关键词】行政事业单位;档案管理;问题对策
前言
行政事业单位大多负责财务处理的工作，在当前信息化的社会背景下，信息则愈发重要，行政事业单位档案管理可以分为档案的收集、归类、存档、鉴定等几个步骤。档案管理工作虽是一项基础工作，但行政事业单位对档案的管理工作必须加大重视力度，我国一些行政事业单位都能够做好档案工作，但仍有部分行政事业单位容易受到各种因素的影响，在档案管理方面存在一些不足。现本文对行政事业单位在档案方面存在的问题进行分析，并提出解决对策。
一、行政事业单位档案管理中存在的问题
1.管理人员专业技术的欠缺、人员调动频繁。
首先就是负责档案管理的工作人员往往缺乏档案管理的技术与经验，通常为了合理的划分人力资源，大多是由非专业的人员来管理档案，一定程度上容易早晨档案管理不当。其次是由于行政事业单位的工作需求人员调动频繁，从事档案管理的人员调动频繁，新人员得重新熟悉档案管理流程，容易在档案管理工作中出现一定的问题。还有一些退休和离职的档案管理人员与新员工的交接工作不足，而导致出现一些死档或者将一些档案无法归类的不良后果。
2.管理人员责任心不足。
在实际中发现，我国大多负责行政事业单位档案管理的人员都没有一定的责任意识，对自身工作的重要性认识不足。在工作时持一种随意不上进的心态，所以在工作时无法及时的更新档案和核对档案信息，因此也无法针对出现的问题进行及时的处理，往往导致单位需要使用某种档案时，还无法及时找出档案。档案管理工作是一项程序多且复杂的工作，管理人员责任心不足就容易在管理工作中将一定的步骤省略，从而造成一些问题。
3.档案保管工作落后。
档案的保管和存储工作对档案管理工作非常重要，虽然已身处信息化时代，但是我国大多行政事业单位档案保管仍旧使用的是传统的纸质版，没有和时代相结合，将档案归类为电子档案，且纸质档案不易存储，容易受到天气、温度、虫害等因素的影响,不利于档案的存储
4.档案利用不足，更新不及时。
行政事业单位的档案数量非常多，但是这些档案仅有部分档案经常被翻阅和使用，一些档案自建档起便再也无人问津，使得无法发挥档案管理的作用，还有一些行政事业单位只是大量的存储一些使用率不高的档案，使用时候却只使用基础性的档案，使得一些深层的档案无法发挥其应有的价值。除此之外，在档案的更新方面也存在一些问题，工作人员缺乏一定的责任心，使得档案的更新和录入工作存在一定的滞后，不能及时将事件记录在档，就容易使档案无法发挥应有价值，且其真实客观性存在一定的漏洞。
5.行政事业单位档案管理存在技术缺陷。
虽然新科技在不断进步，但我国大多数行政事业单位仍还是使用传统的技术，没有引进先进的信息技术对档案进行存档、归类、核对、查阅工作。这是因为行政事业单位对档案管理工作还是不够重视，所以才不引进新的技术手段，对档案管理工作进行改革。技术跟不上时代的发展，在档案管理方面自然就容易出现问题。
二、行政事业单位档案管理对策
1.树立正确认识，健全管理制度，培育专门人才。
首先一定要正确的认识到做好档案管理工作对于行政事业单位的重要性，单位负责人可以对档案管理人员进行一定的思想教育，告诉其需要遵守的法律法规，纠正其不正确的管理理念，并组织档案管理人员学习关于档案管理的方法，让其有一个正确的思想认识，才能更好地执行自己的工作。其次要健全关于档案管理的规章制度，让档案管理人员有一个具体的制度约束，管理人员在档案管理时必须严格遵守规定，不得擅自对档案进行更改以及销毁，一旦发现对其处于严重处罚。
管理人员要严格审查每一项档案是否真实和有效，确定其符合规定再将档案归类，并对工作表现好的管理人员进行一定的表扬奖励。最后可以培养专业的负责档案管理的人员，由于档案管理工作是一项步骤较多且较为枯燥的工作，因此在选择档案管理人员时尽量选择有耐心且细心的人员，然后对挑选出来的人员进行技术培训，组织其学习如何正确收集、归类、存储、利用、以及判定档案是否有价值，然后学习专业的档案管理知识，并将所学的知识和实践相结合，在实际中发现容易出现的问题，并将其纠正，除此之外，还要重点学习将现代化的信息技术用于档案管理工作之中，使档案管理工作更加高效且便捷。
2.档案管理的信息化建设。
身处于信息化的时代，就必须将信息化技术和档案管理进行有效结合。使用计算机网络等一些现代化手段来管理行政事业单位的档案，可以使档案管理工作更加有效率，且减少出现问题的技术，从而实现档案资料的动态化、规范化、科学化管理。首先应该使档案管理人员转关观念，树立使用现代技术的思想;然后单位领导人要给予大力支持，使档案管理工作能够具备计算机、局域网、数据库等一系列所需的硬件设备，并鼓励在档案管理中多使用信息化技术;最后对档案管理人员进行一定的信息化培训，让其能够合理使用计算机对档案进行管理，并确保其能够了解电子文件归档与保存、建立网络信息库、确保档案的安全保密性等技术，只有这样档案管理人员才能够更好的使用信息化手段进行工作，从而完成档案管理的信息化建设。
在建设信息化的过程中，重点应该考虑如何做好网络档案的保密工作。应按照统一管理、具体负责的方法，严格做好一系列的安全保密措施，对一些加密的重点档案，更要做好身份鉴定、设置访问权限、审计跟踪等相关的安全工作，并且只能在内网中才能使用档案。除此之外，还要定期对档案管理人员的保密技术进行考核，从各方面确保档案安全。
总结
行政事业单位要重视档案管理工作，及时解决问题，并将档案管理工作进行一定的改革，使工作更加高效。
参考文献：
[1]王国花.新常态下行政事业单位资产管理中出现的问题及对策探究[J].行政事业资产与财务,2015,30:2-3.
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