从数据库角度学习会计电算化论文
［摘要］ “数据库”与“会计电算化”是电算化会计专业的必修课，在学习过程中，学生总觉得前者难，后者易。笔者认为，通过探讨它们之间的关系，在教学过程中将二者综合起来，可以使“数据库”课程变得简单易懂，从而深化学生对“会计电算化”这门学科的理解和认识，提高学生学习数据库的兴趣。
［关键词］ 数据库； 会计电算化； 学习兴趣
会计电算化专业的学生在学习“会计电算化”这门必修课之前，要学习数据库知识。对于中等职业学校的学生来讲，“数据库”这门课不太容易理解。在会计电算化的教学中，教学内容侧重于会计软件的操作，简单易懂；而数据库不单单是操作问题，它还有大量枯燥的数据库原理。笔者从事“会计电算化”和“数据库”课程的教学工作多年，针对学生的这些问题，在教学过程中从Ａｃｃｅｓｓ数据库的操作开始，联系其与会计电算化的关系，举一反三，引导学生对数据库的学习兴趣，既达到了数据库的学习目的，又增强了他们对会计电算化的理解。
首先，明确数据库的含义，从数据库的角度深入理解电算化会计信息系统的概念。
中等职业学校的学生没有必要学习复杂的数据库理论及编程，但是学会数据库的基本概念和操作却大有益处。Ａｃｃｅｓｓ数据库是一个简单实用的数据库系统，它是Ｏｆｆｉｃｅ的组件之一。它的强大功能主要体现在：数据表操作简单、易学易懂；可以通过向导创建表、查询、窗体及报表；可以有效管理、分析数据等。通过学习Ａｃｃｅｓｓ数据库的基本知识来了解电算化会计信息系统是非常实用的，可以起到事半功倍的效果。
数据库是按照一定关系组织起来的有联系的数据集合，在一个数据库中，所有的数据相互关联，构成了一个结构严谨、管理严密的信息系统。会计数据通常是指记录下来的会计事实，是产生会计信息的源泉。会计数据数量庞大，分布在企业不同的业务部门，涉及企业经营的各个方面，需要经过会计部门的不断加工、处理才能形成有用的'会计信息，因此，会计是一个信息系统，它所服务的对象是现代企业组织，它向与企业利益相关的各个方面传递以财务信息为主的经济信息。那么，怎样把二者结合起来呢？
会计数据主要包括会计凭证数据、会计账簿数据和会计报表数据，从手工会计核算上来看，它们之间的联系是：
首先取得反映经济业务发生的原始凭证，然后根据审核无误的原始凭证登记反映会计要素增减变化的记账凭证，再根据记账凭证登记账簿，最后根据账簿信息编制会计报表。电算化会计则强调数据的输入、处理和输出这一流程，会计信息由输入会计数据、保存会计数据和信息、会计数据的处理与转换以及输出会计信息构成，它是一种有序排列的结构。因此，把数据库基本知识与会计信息系统结合起来，学习一些简单的数据库操作，可以让学生明确学习数据库的意义，了解会计电算化系统的开发原理。
其次，学习、认识数据表，帮助学生认识会计数据所包含的基本内容及存储方式。创建了一个“库”之后要在里面存放数据并对数据进行管理，这就是“数据表”，它是数据库的基础。数据表是按行和列组织起来的数据集合，一般具有特定的主题，可以将任何可用的数据放在表中。例如，在会计核算中首先要根据原始凭证编制记账凭证，在一张记账凭证中不仅包含经济业务发生的时间、内容摘要，还包含了经济业务引起的会计要素的增减变化，即会计科目的内容和数量的变化等，所有这些数据都可以放在一张数据表中，那么，这些数据如何在数据表中表现出来呢？
现实世界中客观存在的事物一般都有多个属性特征，一项经济业务的发生在会计记录中可以表现为“发生时间”、“内容摘要”、“会计科目”、“金额”、“附件张数”、“责任人签名”等属性。目前广泛使用的关系型数据库由一系列二维表组成，二维表由行和列组成，表中的每一列表示数据的某一个属性，在数据表中称为“字段”；表中的每一行表示一个具体的属性值，在数据库表中称为“记录”。把发生的经济业务记录在记账凭证中，主要包括“年月日”（即经济业务发生的时间）、“摘要”、“会计科目名称”、“借方金额”、“贷方金额”等内容，它们是一张数据表中的几个字段，它们从不同方面表明了一项经济业务的属性，在数据表中表现为不同的列；而这项经济业务发生的具体内容则以“行”的形式表现在表中，有多少笔经济业务就有多少这样的“行”，它们被称为数据表中的“记录”。大量的记账凭证就是通过这样的“表”表现出来的。如果开发一个会计核算信息系统，首先就要设计表现和保存这些数据的“数据表”。如果操作财务软件，就要明白输入的会计数据保存在哪里了，它们是怎样被保存的。
再次，通过数据表的操作，学习数据的属性，让学生更进一步理解会计数据的内涵，进而能规范会计软件的操作。
明白了数据表的概念之后，还要学习一个重要概念：数据的类型。定义数据类型的目的是区别不同数据在输入时的不同要求，即要遵循的相应规则。例如，在输入会计凭证中的摘要信息时，要明确输入的是“文本型数据”，就要按照文本型数据的输入要求进行操作；输入借方、贷方的金额时，就要按照“数字型数据”的输入要求输入数字，而不能输入文本。
设计了数据的类型，还要对不同数据类型的数据进行属性的设计。如定义数据的取值范围，在数据表中就是定义字段的大小。这时，我们可以通过一些会计上的常识性知识去理解。如工资的计算，如果 职工的月工资不会超过万元，如何在输入数据过程中防止异常数据？一张手工会计凭证的最大值是多少？这时很多学生会想到数据的长度，进一步又去思考小数点的问题，小数位的问题等。通过这些实例，学生很快明白了数据库中的问题：
（１） 不同的数据可以通过定义其类型进行区分。明确了这一点，学生在输入数据时就不会输入非法数据。例如输入货币指标时不能输入文本，输入数字型的文本就不能进行数学计算。
（２） 不同类型的数据其属性是不同的，可以通过定义其属性提高数据输入的准确性。例如，一般情况下输入会计凭证时不允许逆时，即输入下一张凭证时其业务时间不能小于上一张凭证的业务时间，要对这一点进行正确性验证，可以为其定义有效性规则。
这些问题都可以反映在会计软件操作的规范性上，学生学习了数据表的相关操作之后，理解了数据表的设计原理，对会计软件的规范化操作要求就有了更深刻的认识。明白了在会计软件操作过程中为什么会有一些限制，出现操作错误之后很快就能知道错误所在。
最后，学习了数据库和数据表之后，要创建数据表之间的关系，在这个学习阶段，可以通过创建会计科目表与其他表之间的关系加深对数据库的认识。
在电算化会计软件的操作中，首先要进行账务系统的初始化。账务系统的初始化是指将通用会计软件转化成适合本单位会计核算需要的专用会计软件、将手工会计业务数据移植到计算机中等一系列的准备工作。在此除了要设置具体核算规则和方法外，还要输入有关的基础数据。在数据库的教学中可以此为突破口，通过建立数据表之间的关系，深入讲解数据之间的勾稽关系。例如，数据库中有一个重要的规则“参照完整性规则”，它属于数据库的表间规则系统，用于控制数据的一致性。在Ａｃｃｅｓｓ中使用这个规则，系统可以确保相关表中记录之间的有效性，对于一个数据库中的相关表，如果只对其中的一个表进行插入、更新或删除操作，就会影响到数据的完整性。以会计科目表为例，进行会计核算首先要创建“会计科目”表，这一张数据表非常重要，任何单位在设计会计制度时首先要明确其进行会计核算所需要的会计科目，这是会计核算的基础。在电算化会计系统中它是一个数据字典，填制记账凭证、登记各种账簿、编制报表都要以此为依据。因此，在一个会计核算系统中，会计科目表与其他数据有着密切的联系。
一个数据库不能只含有一张表，它由一系列表组成，更为重要的是这些表之间是有关系的，在数据库中我们把这些关系分为3种：一对一关系、一对多关系、多对多关系。在创建会计科目表的过程中，要让学生找出会计科目表与反映记账凭证的数据表、反映各种账簿的数据表之间的关系。例如，在会计科目表中必须创建“会计科目编码”字段、“会计科目名称”，其他可根据需要创建，在此应当明确“会计科目编码”的含义，在手工会计系统，会计科目编码的意义不很明显，但是在电算化会计系统中会计科目编码是数据处理的关键字，它便于检索、分类及汇总，可以提高输入速度，减少工作量。如果在会计凭证中输入了一个在会计科目表中不存在的科目编码，软件就会提示这张凭证输入错误，那么，这个验证是怎么实现的呢？这就是“参照完整性”规则在起作用。首先在“会计科目”表与“会计凭证”表之间通过“会计科目编码”字段创建一个“一对多”的关系，然后实施“参照完整性”规则，“会计科目编码”字段在会计科目表中是主键，在会计凭证表中是外键，参照完整性规则要求不能在相关表的外键字段中输入不存在于主表的主键的值，这样在输入会计凭证时就不会出现非法数据，保证了数据的有效性。以此类推还可以创建其他表之间的关系，充分体现了会计数据之间的内在联系，保证会计信息的真实完整。这种关系的创建，让学生很容易理解什么是“关键字”，进而理解了会计软件操作中为什么账簿的数据是从记账凭证中得来的，而不是手工输入的。
以上仅仅是“数据库”与“会计电算化”之间相互关联的一些小例子，通过以上学习，学生运用会计软件时，不仅能规范化操作，还能知道这样做的原因，从而激发其对数据库这门课的兴趣。他们觉得，原来数据库没有那么难，更深一步来讲，要学会用数据库开发会计软件，而不是仅仅会使用会计软件，那才是会计电算化专业的目标。
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