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会计信息系统内部控制特点的演变讨论的论文
摘要:分析了手工会计信息系统与电算化会计信息系统中会计业务执行主体的演变,阐述了由手工到电算化环境下会计系统内部控制问题的特点变化。提出会计业务执行主体是我们认识和设计会计信息系统内部控制体系主线的观点。
关键词:会计信息系统:内部控制:会计业务执行主体
一、会计信息系统内部控制
会计信息系统内部控制指的是由于会计工作组织或业务实施等方面的原因,所导致的会计信息失真、不合理、不合法等一系列方面的控制问题。各级管理部门为了保护国家和企业的财产完整与安全,确保会计及其他数据的可靠,保证国家及企业所制订各项方针政策的贯彻与执行,以及查错防弊加强管理等为提高经济效益所采取的一切制度、方针措施和管理程序,均属于会计内部控制的范畴。
任何一家企业、事业单位或其他经济组织,不论其规模大小和业务性质,也不论其采取何种会计工作组织程序和信息处理方式,在其会计业务处理系统中,总是不同程度、不同方面地存在着一定的系统内部控制问题。企业的会计信息系统内部控制问题是企业整个管理体系中不可分割的重要组成部分。
从传统的手工会计到会计电算化系统,系统内部控制的基本要求和目标没有变,会计核算的复式记账和借贷平衡的基本原理和方法没有变,但由于会计信息处理方式和方法的计算机自动化,使得会计业务处理程序和工作组织发生了质的变化,由此引发会计信息系统内部控制体系也出现了一些新的特点和变化。探讨和研究这些特点的演变,有助于我们建立科学严密的电算化会计信息系统内部控制体系。
二、手工环境下会计系统内部控制的特点
任何一种会计信息系统,其系统的问题风险主要产生于会计业务的执行主体上,因而系统内部控制措施的制订与实施,也应该围绕这一主体。手工条件下,人是所有会计业务组织和执行的主要因素。所以以人为控制实施主体,是分析理解手工会计信息系统内部控制特点的关键。
1、从会计工作的组织机制上来认识
在手工条件下,会计工作的组织形式是以经济业务性质来划分不同的核算职能组。内部控制建立的基本原则是职权、不相容职务相分离的原则,在这一原则的基础上,企业建立各种会计岗位与机构,制订各级财务制度与职责。不同的人员严格限制在各自特定的业务领域内,各级主管依制度实施严密监督。通过核对记录可以追溯任何一个环节所出现的问题。未经授权,任何人员都将难以浏览全部的会计资料。由此形成了手工条件下会计系统组织制度上的内部牵制网。
2、从会计业务处理程序上来认识
手工业务处理系统,账、证、表的处理工作分属于不同的会计人员完成。为了正确处理每笔会计业务,人们在手工业务处理程序的各个关键环节,设立了相应的稽核制度和审查制度,如账账核对、账证核对、账表核对、账实核对,以及各级主管审查、签字、盖章等制度和措施。这些制度和措施的建立,一定程度上保证了会计资料的正确性和一致性,也保证了各项经济业务的合理性和合法性,体现了在手工条件下业务处理程序内部控制的特点。
从以上分析可以看出,手工会计信息系统中内部控制制度的实施主体都是围绕着人的因素展开的。
三、电算化条件下会计信息系统内部控制的主要特点演变
会计信息系统电算化,将手工条件下的大部分会计核算工作,如记账、算账、过账、对账、计算产品成本、编制报表等,均集中在电子计算机中由会计软件来完成。原来手工条件下的会计部门工作基本上演变为只负责对原始数据的收集、生成、审批、编码和信息处理结果的分析和保管方面。
依上图可以看出,电算化条件下会计系统的内部控制问题有以下几个方面的特点变化:
1、会计业务执行主体的变化导致了内部控制实施主体的变化
在电算化条件下,尽管计算机不能取代全部人工条件下的所有会计工作,但是,关键的会计信息处理和业务核算工作已由会计电算化软件集中代替。于是,会计工作的执行主体演变为人与电算化软件两个因素,且电算化软件是主要的执行因素。这种变化使得会计电算化系统中的内部控制实施主体也演变为人与软件两个因素,且电算化软件导致的系统问题风险将成为会计系统中内部控制的主要风险。
2、数据输入操作不当问题是电算化条件下会计业务处理程序中最关键的内部控制问题
在电算化系统中,所有数据都源于凭证库,当凭证输入后,系统将自动进行多项业务处理。一旦输入操作不当,将会引发日记账、明细账、总账、乃至会计报表等一系列的错误。因而,数据输入操作不当的问题控制将是整个会计电算化业务处理程序中最关键的控制环节。
3、电算化条件下数据与责任的高度集中衍生出一系列重要的内部控制问题
手工条件下,会计的多项业务资料,如凭证、日记账、明细账、总账等均由不同的责任人分别记录并保管。未经授权,任何人都难以浏览到全部的会计资料。而在会计电算化系统中,所有的会计信息均全部集中于计算机中,且由同一套电算化软件执行多项业务处理。在计算机网络技术和数据库技术所导致的计算机数据资料高度共享的条件下,如果没有相应的内部控制措施,这种系统问题所导致的可怕后果是难以想象的。
另外,不同于手工条件下由多个业务岗位和多个责任人独立操作所形成的明确责任分工情况,在电算化条件下,全部责任高度集中于同一电脑系统(或网络系统),高度集中于同一电算化软件系统。这种特点使系统数据和信息处理资料面临被不留痕迹非法浏览、修改、拷贝乃至毁损的巨大系统问题风险。因而数据与责任高度集中的内部控制是电算化后会计系统面临的一系列重要的内部控制问题。
4、电算化后会计资料存储介质的变化导致了会计资料管理方面的一系列重要内部控制问题
会计信息处理方式的电算化,引发了会计信息存储介质的一次革命。原来手工条件下的纸介质将由磁性存储介质所代替。磁性存储介质的主要特点是阅读分析直观性差、数据涂改不留痕迹、忌受潮、忌磁化、忌受热和忌弯曲等,这些特点和要求使会计信息系统的资料保存也面临了一系列新的风险问题。
另外,会计信息系统电算化还引发了其他一些系统问题风险的控制点,如系统的不当开发问题、软件系统的计算机病毒入侵问题、未经授权的软件调用和修改问题,以及软件系统实施所引发的审计问题等。
从以上分析可以看出,会计电算化使系统内部控制体系出现了一系列新的特点变化,这些特点变化,均源于电算软件这一新的会计业务执行主体。它是我们认识和设计电算化会计信息系统内部控制体系的主线。
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