浅析如何做好高校创新引智基地的服务工作
论文关键词：高校 引智基地 服务
论文摘要：由教育部与国家外国专家局联合发起的“高等学校学科创新引智计划”实施五年来，通过聘请海外学术大师、学术骨干来基地从事短期科研合作、人才培养，取得了很多成果。本文从一位学院外事秘书，即最基层服务者的角度，结合在基地工作中实际情况，阐述如何做好高校创新引智基地的服务工作的一些体会，旨在能够对创新引智基地的相关政策制定者和高校同行今后的工作有一定的借鉴和辅助作用。
为进一步推进科教兴国、人才强国战略，充分发挥海外高层次人才在高校合作科研方面的作用，2005年，教育部与国家外国专家局联合实施“高等学校学科创新引智计划”。计划的总体目标是瞄准国际学科发展前沿，围绕国家目标，结合高等学校具有国际前沿水平或国家重点发展的学科领域，以国家重点学科为基础，以国家、省、部级重点科研基地为平台，从世界前100位的大学及科研机构的优势学科队伍中，引进、汇聚1000余名海外学术大师、学术骨干，配备一批国内一流的学科创新引智基地，努力创造具有国际影响的科技成果，提升学科的国家竞争力，提高高等学校的整体水平和国际地位。五年来，在引智计划政策和资金支持下，全国陆续建成126个“高等学校学科创新引智基地”，这些基地的建成极大程度地促进了我国高校国际交流与合作工作的开展，有力地推动了高校的国际化进程，在学科建设、科学研究、人才培养等方面起到举足轻重的作用。
天津大学绿色化学化工学科创新引智基地作为2006年首批参与计划的26个引智基地之一，围绕能源、资源、环境等与国民经济发展密切相关的领域开展国际合作研究，通过聘请海外学术大师、学术骨干来基地从事科研合作、人才培养，开辟了国内以化工学科优势为依托，建设高校学科创新引智基地的先河。
学科创新引智基地作为中外双方进行科研合作、学术交流的平台，旨在为海外学术大师、学术骨干和国内科研骨干提供良好的合作环境，使他们能够顺利并且身心愉悦地投入工作。那么，如何做好高校创新引智基地的服务工作，如何使基地的功能得到最大程度地发挥，使海外优秀人才“引得进、留得住、用得好”，就成了一个值得探讨的问题。
高等学校是创新引智基地建设的依托单位，一般由校级领导牵头，由科技处、人事处、国际合作与交流处、财务处及相关下属学院共同参与日常工作和建设。在学院这个层面，从事教学和科研的骨干教师是与海外人才交流合作的主体，引智的成果也将会在他们身上得以显现，但他们往往容易忽略那些程序上的细节问题，加之中外双方理念、文化、语言上的差异，出现分歧或不愉快就难以避免了。为了减少此类情况的出现，学院外事助理或外事秘书就必须增强服务意识，提高责任感，本着“外事无小事，事事需请示”的原则，在遵守各项法律法规的前提下，合理地安排、协调、处理好这类外事活动，给来访人员留下良好的印象，为日后更加深入地开展交流合作谋求可能，争取更多的机会。
一、防微杜渐、提前预防
无论是海外学术大师，还是学术骨干，在来访之前都会与基地方面有关教师或工作人员联系沟通，安排日程。基地海外引智人员的工作性质与普通外教有本质上的区别，他们来访的目的并不是来给学生授课，也没有与基地签订劳动合同，所以，来访前双方通过电子邮件联系时，就应该为其详细地解释相关的法律、法规，明确其来基地工作期间享有的权利和所要履行的义务。在沟通过程中（尤其是初次来访之前），有些人会对某些规定或条款诸如涉及薪酬、外汇支付、税收、保险、居留等问题问得很细，很“抠”，对我们来讲甚至“不可思议”，对此，外事助理或外事秘书要充分理解他们的心情，不厌其烦地与之反复沟通，反复研究，本着“宜细不宜粗”的原则，才能达成共识，得到双方满意的结果。一旦双方认可，基地方面必须严格履行承诺，才能保证来访人员安心开展工作，收到良好的效果，使得国家资源得到最大限度地利用。
另外，基地工作人员应充分了解来访人员的文化背景尤其是饮食上的喜好和禁忌。例如，穆斯林通常不吃猪肉，并且不喝酒；一些信奉观音的佛教徒在饮食中尤其禁吃牛肉，这点要招待港澳台及海外华人同胞时尤要注意；英美国家的人通常不吃宠物、稀有动物、动物内脏、动物的头部和脚爪。在宴请外宾时，尽量少点生硬需啃食的菜肴，因为他们在用餐中不太会将咬到嘴中的食物再吐出来，这也需要顾及到。往往像炸春卷、煮元宵、蒸饺子、狮子头、宫爆鸡丁等，在我们看来虽不是佳肴美味，但因为具有鲜明的中国特色，所以受到很多外宾的推崇。当然，菜品的选择还要考虑到来访者的年龄、身体状况等其它因素，在不造成浪费的前提下，充分体现我们的诚意和盛情，使来访人员有宾至如归的感觉。
还有一点需要注意的是，必须提前考虑来访人员的需要，为其制定来访日程，并尽量做到内容丰富。有些老师经常忽略这一点，认为基地请这些学术大师、学术骨干来，就是为了搞学术研究，而事实上很多来访人员都是一些国外知名大学、科研机构的领导或负责人，他们来访的目的往往是希望能够继续拓展在基地的合作深度和广度，吸引人才，寻求更大的合作空间。来访日程中应多安排一些学术交流、宣讲会、参观等，使来访人员在较短的时间内获得最多的信息，达到他们的心理需求。从基地方面讲，这样做也有利于工作人员充分准备接待活动，使工作有条不紊地展开，避免忙中出错。·
二、健全制度，动态调整
高校海外引智工作会涉及到科研、人事、外事、教学、财务等多个层面，具有一定的复杂性，所以必须有健全的规章制度，才能保证计划的有效执行。一个问题往往不是靠单一部门就可以解决，加之中外文化和语言上的差异，经常会使来访人员感觉到“和中国人打交道很困难”。从情理上讲，也不可能让他们自己出面和这些部门去直接交涉。作为联系中外双方的纽带，学院外事助理或外事秘书必须兼顾双方的利益，本着公正、公平的原则去协调各部门间的关系，得出令中外双方均能认可的处理方案。院级、校级乃至国家级的部门之间既要明确分工，又要精诚合作，才能将基地的服务功能功能发挥到最大程度。
另外，在基地成立之前，引智基地办公室已经根据外专局的要求，结合学校的实际情况，制定过本校引进海外人才的相应政策。但是随着工作的不断展开，相当一部分政策和规定是需要进行调整的，所以外事助理或外事秘书需要在实际工作中多观察、多动脑、多总结，密切跟踪已有的政策是否符合中外双方的需要，是否需要进行改进或调整；之前规定的办事流程是否可以简化，使得办事效率得以提高；有哪些条款容易引起质疑，还需要进一步细化和解释……这些问题往往是学校层面政策制定者更需要了解的，只有他们得到了反馈意见，才能在现有基础之上不断健全制度，并且将基层意见和基地的运行情况及需要及时反馈给教育部、外专局，形成上下贯通、整体联动的海外引智体系，与校外单位共同推进工作，争取打造以引进海外人才为核心的“一站式”服务平台，简化工作流程，减少“出现问题找不到能解决”的情况，提高海外引智工作的有效性和成功率。
三、充分准备，遇事不慌
无论我们前期考虑得多么周全，也难免有意外或随机事件发生。诸如天气、交通拥堵等原因造成的航班晚点；来访人员因不能适应异国气候等变化而生病，致使原定计划必须变更或取消；来访人员因个人意愿突然改变计划等等。
在日常工作中，这些状况随时可能出现，并且因人而异，具有不可预见性。因为服务的对象是外籍学术大师、学术骨干和基地的科研骨干，时间都很宝贵，遇到这种意外事件难免会出现焦急、歉疚的心理。这时，外事助理或外事秘书首先要保证自己心态平和，千万不能产生情绪上的波动，一方面要做好来访者的心理疏导工作，另一方面要及时向基地参与工作的人员做好解释工作，获得他们的理解，再根据情况的变化适时、合理地调整接待日程。如果需要更改航班班次或帮来访者联系治疗、陪护，情况就会变得更加复杂，这时可以安排语言过关、热心细致的学生来协助工作，千万不能有“凑合”、“差不多”的想法，因为这种意外如果处理得好，不但可以使损失或尴尬减少到最小程度，而且会在外宾身处异乡、感到无力的时候给予他们最及时的帮助，为中国人争取良好的印象，使他们喜欢中国、喜欢中国人、相信中国人，并愿意和中国人打交道，为日后开展进一步交流与合作创造可能。
四、人文关怀，倾注感情
根据我的个人体会，创新引智基地不单单是一个代表国家之间学术上进行合作交流的工作场所，更是外籍学术大师、学术骨干和基地的科研骨干进行感情碰撞、思想交流的平台。
随着国内高校教育的国际化进程地不断推进，高校教师的海外经历不断丰富，中外教师之间的联系愈加紧密，正在由工作关系向朋友关系过度，这种朋友关系的建成势必会改善以前单打独斗、闭门造车的陈旧局面，使教师们的眼光更加开阔，在教学、科研上遇到问题时能够灵活地到更大范围内寻求解决方案，朋友越多，范围也就越宽。
为了帮助双方更顺利地建立和谐的关系，外事助理或外事秘书需要在工作上倾注更多的感情，加强对来访者的人文关怀。例如在西方重大节假日时安排联谊活动，当然，活动的规模要根据来访人员的数量和基地的承载能力而定。我们曾经接待过美国德州农机大学化工系三位教授带十八名本科生来基地进行为期三周的访问，并开设合作课程，考虑到师生的心理需求，我们联合学校国际教育学院给外国学生免费开设了中文课程，还利用课余时间组织中外师生到学校食堂包饺子、做中国菜，搞联欢；组织海河景观、古文化街一日游；给外籍学生安排生日舞会等。这些活动既给中外师生提供了训练语言、增进了解的机会，又加深了彼此的情谊，使大家成为很好的朋友。课程结束回国时，双方师生均表现出依依不舍之情，都希望今后能有机会再来中国，外方也欢迎中国师生访问该校，这种做法为将来吸引留学生、派出学生出国进修以及巩固学校之间的学术交流关系，都是大有好处的。
五、材料齐全，以备查阅
在基地建设及运行的过程中，从来访人员的前期邀请、经费预算到后期的成果总结和经费决算，都要经过很多道严格的手续，相应地，会有大量的材料需要随时进行整理。这些材料也许在来访人员离开后没有任何意义，但作为基地的工作人员，一定要妥善地保存，定期地整理，以备上级部门和有关教师查询。对于预算环节中的每一笔经费支出和执行情况，学院外事助理或外事秘书有责任进行跟踪和监督，并最终配合进行经费决算，协助财务、外事部门做好相关经费的管理工作，保证经费的每笔支出都有必要的原因与合理的去处，使国家资源得到充分、合理地运用。
此外，对于来访者可能像基地工作人员索要的各种材料，我们要有充裕的准备，比如，各项国家政策性法规，教育部、外专局相关规定，学校层面的规章制度等，做到问题出现时能够有法可依、有理可讲。另外，一定要随时准备创新引智基地的宣传材料，在合时宜的情况下积极向来访人员介绍基地的政策和运行情况，宣传我们的创新引智基地，并请来访人员将书面介绍材料带回国，使更多的人了解我们的学科创新引智基地，这有利于与外方寻求更多的契合点，吸引更多更好、契合度更高的人才来基地工作。当然，宣传材料的内容要写得丰富，肯定得益于之前对每为来访者的成果报告的收集和整理，宣传材料的内容要定时定期地更新，才能保证宣传的时效性。
引智工作是高校国际交流的重要组成部分，是提高高校教学、科研水平的直接、有效方法之一。通过聘请海外学术大师、学术骨干与国内高校科研骨干进行交流与合作，有利于弥补国内科研领域力量上的不足，帮助我们解决一些科研教学的瓶颈问题，进一步推动国内高等教育的国际化进程。
以上是作为一名学院的外事秘书，一个创新引智基地的基层工作者，结合天津大学绿色化学化工创新引智基地的运行情况和在实际运行过程中遇到普遍问题产生的一些思考，旨在总结自己过去一段时间的工作，希望能够对创新引智基地的相关政策制定者和兄弟院校同行们今后的工作有一定的辅助作用。
总之，我们我们要跳出引智看引智，跳出学校看学校，以开放的视野、开阔的心怀，主动吸纳借鉴国内外一流高校引智发展的新理念、新经验、新方法，主动走出校门和国门，既将引智工作放到全国、全球的维度中去考虑、去谋划、去把握，又要将基层工作做精、做细，使国外智力与基地智力资源形成强有力的互补，通过良性互动，形成一个不断优化的学术科研体系。
参考文献：
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