试论人力资源管理系统应用中遇到的问题及对策
论文关键词：人力资源 管理系统 问题 对策
论文摘要：人力资源管理系统是集成化、现代化的人力资源开发和信息管理系统，应用好系统不仅可以提高工作效率，还可以支持企业高层决策。本文结合人力资源管理系统在基层应用中遇到的问题，分析了系统应用中常见问题产生的原因，提出了相应的对策。
人力资源管理系统是一个立足于以人为主导，利用现代化办公设备和手段进行人力资源信息的收集、传输、加工、存储、更新和维护，以企业战略竞优、提高效益和效率为目的，支持企业高层决策、中层控制、基层运作的集成化的人力资源开发和信息管理系统，是现代企业进行人力资源管理的业务工作平台和有利帮手。
人力资源管理系统最主要的特点是人事信息的储存采用切片式管理。这种管理模式信息项多，数据量大、页面多，导致数据之间及其衍生数据之间取值的逻辑关系存在相互交叉，变得复杂，在短时间内不容易被用户理解和掌握，使得系统在应用中容易出现误操作，影响系统功能的正常发挥和部分用户应用的积极性。因此正确应用好系统已经成为所有用户面对的重要问题。
一、人力资源管理系统应用的必要性
用户应用好人力资源管理系统的前提是必须要有一个积极的心态和正确的认识。建立这种良好的心态和正确的认识，一定要认识到为什么应用人力资源管理系统。从工作实际来讲，应用人力资源管理系统确实存在着必要性，这种必要性主要体现在应用人力资源管理系统的迫切性和重要性上。
1.应用人力资源管理系统系统的迫切性。认清人事系统信息化建设的需要和原有工作平台的局限性，有助于用户认识到应用人力资源管理系统的迫切性。从油田企业目前的情况来看，随着业务的发展，对人力资源管理系统的要求变得越来越细化、集成化、精确化。搭建现代化人力资源管理系统平台、完善信息系统建设和集成整合的需求迫在眉睫。
应用人力资源管理系统前，油田企业没有统一的人事业务管理平台，人事系统各科室只是单一系统运行，不能实现信息共享，查询人事信息和统计人数数据非常困难，不仅给工作带来不便，也给基层工作者带来重复性工作，增加工作量，效率也不高。这种环境下，油田企业迫切需要一个先进的综合性工作平台来满足人事系统不同业务人员的工作需要。
2.应用人力资源管理系统的重要性。认清人力资源管理系统的优点有助于用户认识到应用系统的重要性。其一、帮助用户运用先进的信息技术，快速处理复杂的人事数据和事务；其二、实现人事信息的及时、准确、标准，达到管理的规范统一、高效快捷；其三、减轻用户的工作量，使用一个操作平台可以完成多方面的业务。人力资源管理系统也是一种适合全部人员应用的综合性工作平台，可以满足不同人员对人力资源系统的应用需求，推动人力资源管理的进步和发展，并最终推动人力资源管理迈向新的高度。
因此，认识到应用人力资源管理系统的迫切性和重要性，用户才会以积极的心态应用好人力资源管理系统。
二、人力资源管理系统应用中存在的问题及对策
1.系统应用中存在的问题。应用好人力资源管理系统，必须知道阻碍用户不能较好较快的正确操作系统、应用系统功能的原因。从人力资源管理系统在大庆油田的应用情况看，经常出错的问题是：
(1)用户(业务人员)不能实时维护系统人事信息，造成生成的表格数据不准确。人力资源管理系统有强大的人事信息查询功能、信息共享功能、人事业务功能菜单，并能生成各种直观实用的统计报表，为基层执行者提供各种准确实用的人事报表，为企业决策者提供全方面的人事信息支持。但是利用好系统强大功能的前提是系统信息必须准确，做到准确就必须实现人事信息的及时维护。而实际上，一是用户还没有养成及时维护信息的意识；二是不清楚怎样正确维护某项信息。这些因素不同程度上影响了系统功能的发挥。
(2)用户（业务人员）不能熟练掌握关键业务操作流程，造成关键业务出错率高。很多报表（如：人力资源管理系统ZHRRRP181员工情况统计表、岗位变动审批名册、入职定薪名册等）的取值都和人事活动有关。这些人事活动是人员调出调入、人员减册、岗位变动等。其中出错最多的就是岗位变动。出错原因是用户对岗位变动的类型、人事活动开始时间、维护哪些关键项、保存哪些关键页面不理解，业务流程不熟练，造成系统操作不正确，不能生成正确的名册和报表。
2.人力资源管理系统应用中遇到的问题及对策。对人力资源管理系统来讲，人、料、法、环四个要素构成了系统应用的四方面。就是从用户、资料、规则、配合四方面来分析系统应用存在的问题，提出对策。
人：不同级别的用户素质参差不一，由于自身的文化及业务水平所限不能较快较好的掌握先进的人力资源管理系统操作。虽然系统已经上线，但后期的培训还是很重要。通过一段时间的实际操作，用户对自己操作系统的缺陷已经很清楚，开展有针对性的业务（如：收集日常操作中遇到的错误案例分类整理做成讲义）提高培训，效果会更好，这在实践中已经得到证实。
对及时维护系统信息重要性的认识不高，不能实现信息实时维护更新，造成数据和报表出错。系统自身带有的数据检查功能，如ZHRRP191上线员工数据检查表，有助于用户养成这种意识，但是怎么加快这种意识的养成，并形成工作习惯，个人认为一是需要制定系统数据质量考核办法；二是发挥各单位关键用户及系统管理人员的作用。
料：系统操作手册不完善，资料零散性太强、变化性太快。对不善于管理资料且操作流程还不熟练的大多数用户来说，这是最重要的问题。手册中有些关键业务描述过于简单，而实际业务却比较复杂，例如岗位变动业务。为了满足业务的个性需求和共性需求，系统一直在改进，改进中产生的资料随时转发给各级用户，越积越多，不善管理的用户就会丢失很多有价值的信息。一本完善实用、步骤清楚、业务流程统一的操作手册就显得越来越重要。
法：用户在具体操作时，对系统业务操作规则不理解，一是用户自身的问题；二是操作手册关键业务流程编写过于简单；三是系统报表取值不统一。这里主要谈关键业务流程和报表取值的问题。关于关键业务流程问题。出现问题最多的就是岗位变动业务。手册对岗位变动业务描述过于简单，而实际业务却比较复杂，岗位变动的类型可以分为两种，一是从是否需要新建职位来区分，大致可分为两种。二是从岗位变动原因来区分，可以分为三种，即组织单位调整，行政职务晋升和技术职称晋升，转岗；这些岗位变动有的需要新建职位，有的不需要新建职位，有的工资会发生变化，有的工资不变，需要具体问题具体分析，确实比较复杂。对系统操作业务不精通的用户很难在短时间内理解和掌握这些操作规则。关于报表取值的问题。岗位变动审批名册和审批表这两张表都有参加工作时间，但是参加工作时间的取值却不一致，一个取的是特殊日期页面里的Z1（首次参加工作日期),一个是Z2(最近一次加入企事业单位时间)。从系统中导出的审批名册里有参工时间，可是导出的审批表里却没有，原因是数据上线时没有导入Z2。针对以上问题，我认为让大多数用户有效的应用好系统应该做到以下三点：一是完善操作手册；二是继续后期培训；三是公开报表取值逻辑。
环：报表不准确和不及时。由于系统是网络版的操作平台，上一级用户报表数据的准确性和时间性对基层用户数据的操作依赖性非常强。必须强调不同环节的协调和配合。因此建立和发挥人事系统不同层级的团队协作精神非常重要。
三、人力资源管理系统加以改进的建议
人力资源管理系统投入运行后，确实给企业人事管理带来了新气象，不仅拓宽了人事管理的范围，也提高了人事业务人员的工作技能。但是系统在自身建设上也有需要完善的地方，因此建议：
1.尽快出台人力资源管理系统系统操作详细手册。必须完善关键业务操作流程，做到清晰、详细、规范，注意截图中举例是否恰当、符合实际，避免因举例不当引起用户理解错误；指明关键报表和审批名册的逻辑取值，尽量做到相关报表取值口径一致。指导用户规范操作，方便用户日常工作，提高工作效率和准确性，减少错误，节约时间。
2.加强系统实用性。在工资核算中，工资累计报表对工资员来说，是非常重要的，尤其是工资汇总表和工资总额汇总，相当于工资台账。目前还不能实现累计报表的准确性。
摸清了人力资源管理系统在应用中存在的普遍问题，提出了相应的对策，用户才能又快又好的掌握操作系统的方法和步骤，更好的应用好人力资源管理系统，发挥出人力资源管理系统的强大功能，有利于促进人力资源管理系统的持续化建设。
参考文献：
[1] 薛华成.管理信息系统[M].北京:清华大学出版社,1999.
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