浅析高校二级学院行政秘书工作

浅析高校二级学院行政秘书工作

　　【摘要】高校行政秘书是高校行政管理的基层岗位，行政秘书承担了二级学院办公室各项工作，是保证二级学院正常运转的中坚力量。本文结合自身在二级学院办公室的工作经验，分析了行政秘书的工作性质，对如何做好行政秘书工作进行了深入研究。
　　【关键词】高校；二级学院；行政秘书
　　高校二级学院行政秘书是高校二级学院管理队伍中的一支重要力量，承担了二级学院中的大量日常工作，包括各方面事务的执行、联络、沟通、协调等。行政秘书应该理清思路，充分认清自身工作职责，本着为教学科研工作服务，在岗位职责范围内尽最大努力为学院师生创造和谐的氛围、提供优质的服务，做到沟通内外、联系左右、协调四方，更要发挥参谋、助手的作用，做好二级学院办公室的工作。
　　一、行政秘书的工作特点
　　第一，繁杂性。行政秘书的工作涉及到二级学院的方方面面，有着事务繁杂，范围广大，头绪众多的特点。从会议的布置安排、文件的整理传阅、来电来访的接待到领导交待的各项工作；从与教学秘书、学生辅导员及实验人员的配合到与学院各行职能部门及其它二级学院之间的协调联络，通常是多件事情交错在一起做，这就要求行政秘书耐心细致的工作，不得有半点马虎。第二，协调性。行政秘书的工作涉及的范围广，对上有各职能部门和各级领导，对下有教师和学生，对内有各行政职能部门和各二级学院，对外有实习基地、合作企业等相关单位，行政关系呈现纵横交错的网状关系，行政工作要多个方面、多个部门相互配合协作才能完成，行政秘书处在各个部门、广大师生的信息交汇点，这就要求行政秘书必须具备较强的沟通协调能力，要真正做到相互沟通交流、相互理解、相互配合，及时传递相关信息，落实各项日常工作。第三，服务性。行政秘书要在思想上牢固地树立服务意识。首先要服务领导。当好领导的参谋助手，协助领导办理具体事务，认真及时完成领导布置的各项工作任务，要掌握和熟知领导的工作程序，准确及时的把握领导意图，做好后勤服务工作，使二级学院的各项工作能够有条不紊地开展；其次要服务师生。要先其所想，急其所急，切实为师生做好后勤保障工作，为教学活动的顺利开展做好准备工作；还要服务各级相关行政部门。要积极配合各行政职能部门，完成学校宏观各个层面的各项工作。
　　二、行政秘书应具备的素质
　　1、具备过硬的政治思想素质和良好的工作作风
　　政治思想素质是高校行政人员的灵魂，作为直接为教学科研工作和广大师生服务的行政秘书，政治素质显得尤为重要，必须贯彻党的路线、方针、政策，必须遵循高校的规章制度。要具有坚定正确的政治思想觉悟，良好的马克思主义理论修养，要加强政治理论水平，增强服务的主动性，有效地提高自身的工作水平。其次，高校行政秘书要具有良好的工作作风，要具有良好的精神风貌和思想境界，有强烈的事业心和高度的工作责任感，作风正派、为人正直、忠于职守、无私奉献。以端正的工作态度积极做好二级学院办公室工作。
　　2、语言文字能力
　　（1）文字表达能力。行政秘书必须具有一定的书面表达能力和写作技巧，必须熟知各种行政文书、专用文书的格式和写法，要掌握必要的行政词汇和交际辞令，要经常学习上级下发的各类文件，除了吃透上级文件精神外，更要学习文件的谋篇布局、遣词造句等方法，要做到“笔能成文、言能明义”。语言表达应清楚明白、言简意赅、生动活泼。要多思多练，日积月累，通过不断的写作，做到文思敏捷、下笔如神，写出的文章观点鲜明，层次清晰。要向上能如实反映事情的真相，向下能准确表达领导的意图。
　　（2）语言表达能力。行政秘书对领导讲话要简明扼要，注意用词，不能拐弯抹角，含糊不清；对同事或学生讲话要亲近随和，清晰自然，有条不紊。随着二级学院办公室与校内外交流的增加，行政秘书必须提高自身的语言表达能力，包括普通话水平、英语口语水平、言语措词等。要在平时的工作中多加注意，勤于练习，努力提高自身的素质。
　　三、行政秘书的一些工作优化策略
　　1、全面掌握学院基本情况
　　二级学院的行政秘书要对学校和学院的历史做到心中有数，对学校和学院的总体发展规划、现阶段的中心工作和规章制度了如指掌，对各种基础数据熟记于心。尤其是对本系院教职工人数、学生人数、机构设置、学科专业、优势亮点（如特色专业、精品课程、优秀教学团队等）要能了然于胸，这对于日常开展工作有一定辅助性的作用，并能做好领导的左右手，及时向领导提供资料。
　　2、注意工作方法，提高办事效能
　　面对繁琐、杂乱的日常事务性工作，行政秘书要讲究工作方法和处事策略。平时要善于把各种事情合理归类，分清轻重缓急，井然有序地去做好各项工作。要把握工作的主要内容，拟定具体的措施，做到全面谋划，胸有成竹。这样做，有利于进一步明确目标，理清思路，提高效率。
　　3、合理管理日常工作档案
　　做好日常档案的管理，可以随时调阅所需资料，节约查找资料的时间，提高日常工作的效率。行政秘书应学习和掌握一定的档案学知识，对于日常材料要学会及时归档，分类保管，做到日常工作档案管理规范化。
　　要想成为一名优秀的高校二级学院行政秘书，首先要把握好自己的角色定位，明确其自身职责，树立良好的服务意识，端正工作态度，勤奋好学，认真掌握工作技能，踏踏实实完成每项工作，为学院发展贡献自己的力量，更好地服务院系行政管理层与广大师生员工。

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