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如何加强中职学校的学生档案管理
论文关键词:中职学校 学生档案管理 问题 解决办法
论文摘要:中职学校学生档案管理工作是学校档案工作的一个重要分支。学生档案是学校对学生基本信息的了解的基本依据，是学生毕业后用人单位选拔使用、培养人才的重要依据，是做好学生管理工作的重要手段。但是，目前中职学校的学生档案管理还存在一些问题，所以，应完善学生档案管理的相关制度，加快学生档案计算机网络化管理的建设，充分挖掘档案的利用价值，为毕业生就业服务。
中职学校学生档案是学生从人学到毕业期间学习、生活及各种社会实践的生活记录，是中职学生就业及今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据，更是每个学生由学校走向社会的重要人生履历。在目前就业竞争激烈的情况下，中职学校学生档案作为毕业生的一项重要凭证，有着非常重要的作用。目前中职学校学生档案的管理有着诸多弊端，加强管理、改革学生的档案管理尤为重要。本文从以下几个方面探讨学生档案管理存在的问题和解决办法。
一、中职学校学生档案管理存在的问题
中职学校学生档案管理的目的在于对学生在校期间，以及在毕业生追踪调查中所形成的各种材料进行整理、归档，提供学生档案的查阅、借阅服务及毕业学生档案的转递、管理等工作。长期以来，由于诸多原因，中职学校学生档案未能得到应有的重视，致使档案材料收集不全，质量不高，不能准确全面地反映中职学校学生的全貌，甚至出现档案丢失等现象。当前中职学校学生档案管理主要存在以下几个方面的问题。
1.学生档案管理体制不完善。
学生档案是学校档案的一个分支，但是，中职学校往往只重视教学和其它管理的档案工作，对于学生档案工作的重要性没有认识到位，没有将学生档案管理工作提到议事日程，在档案管理二级机构中没有配备专职人员，没有进行必要的检查监督和指导.没有将学生档案管理与档案管理部门的业绩挂钩，没有进行有关的制度建设，不重视学生档案管理工作，缺乏领导重视，管理体制明显不完善。
2.学生档案的收集整理不规范。
目前中职学校学生档案一般由学生管理部门进行统一管理，并将学生档案的整理交由院系来完成。由于学生管理部门没有配备专职人员，加上学校缺乏监督检查和业务指导，导致学生档案的收集整理缺乏标准化、规范化，错误百出，如文字材料纸张规格不一、书写不规范、用圆珠笔书写、错别字连连、学年度班主任鉴定千篇一律、材料缺失，等等。
3.学生档案的查阅、借阅等服务环节功能不完备。
档案收集不及时，整理、服务环节跟不上等，导致学生档案只成为“废纸”一堆，无人查阅，也无法查阅、借阅，不利于中职学校教师了解学生，因材施教。
4.毕业学生档案的转递、管理等工作不尽完善。
目前，中等职业教育学校学生档案在毕业时可移交人才交流中心保管，成人档案仍由学校管理，这两种方法都有相同的弊病。
二、解决中职学校学生档案管理的办法
1.加强工作人员的工作职责。
中职学校学生档案的管理要做到组织机构落实、人员落实、库房落实。实践表明，要搞好中职学校学生档案管理工作，首先必须理顺管理体制，做到组织机构落实。不论当前中职学校对学生管理采取何种模式，都要根据学校工作的实际情况，建立学生档案管理组织机构;不论学生档案是放在何处，都要有专人负责学生档案的管理工作。其次必须根据学生档案的数量，配备适当编制的专业人员。为了确保学生档案的管理质量，应该实行集中式管理。管理机构可设置在学生工作处下，并配备专职档案管理人员。如果中职学校已经设立综合档案馆，那么学生档案就应归综合档案馆统一管理。对于采用分散管理模式的，一定要加强业务指导工作，以保证学生档案的归档和整理质量。
2.扩大学校的学习宣传力度，强化师生档案意识。
通过学习宣传，提高师生对学生档案工作的认识，积极关心支持学生档案工作。让大家认识到，学生档案是关系到中职学校全面推进素质教育、向社会输送合格人才的一件大事。一份高质量的档案，对用人单位是具有强烈的诱惑力和吸引力的。每一位学生都应该重视档案材料的填写，做到如实填写、书写清楚、格式规范，档案制成材料符合要求，同时也要努力争取创造优良的业绩，书写自己的历史。
3.建立健全归档材料的形成、收集和传递制度。
(1)规范归档材料的要求。按照干部人事档案管理规定，归档材料必须统一使用纸张，字迹材料应是耐久或比较耐久的，不得使用圆珠笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水及铅笔书写，也不宜采用喷墨打印件归档，而应选用激光打印件或静电复印件归档。凡是不符合要求的，都必须退回原形成材料单位重新处理后方可归档。
(2)建立归档材料收集制度。虽然中职学校学生档案材料的形成渠道多、来源广，但材料形成大多是比较有规律的，只要留心观察，就不难掌握。如中职学校学生的档案材料的收集工作，大致可以分为三个阶段:第一个阶段是收集招生时形成的和中职学校人学前的档案材料，这些档案材料应在招生录取时和学生人学时就着手抓紧收集;第二个阶段档案材料的收集，除了平时有规律地收集学生在学期间的所形成的德智体能、各类社会实践活动、各种竞赛及各类证书复印件等材料外，还要从党、团组织收集他们加人党、团组织的材料，向教务处、团委和学生会收集评优评奖等材料;第三个阶段是最重要的收集阶段，即毕业之际对学生在中职学校期间德智体能的总结和评价材料，大致可形成的材料有:毕业生登记表、毕业生鉴定表、成绩总表和积分表、中职学生体育合格登记卡、毕业生体检表等材料。此外，还应建立学生档案收集归档制度，形成收集网络。形成学生档案材料的单位都要明确一位负责人，负责对各阶段形成的档案材料及时收集与传递。这样既有利于学生档案材料的及时收集归档，又有利于材料收集过程中的保密与安全。
(3)严格毕业生档案转递制度。一方面必须认真执行档案转递制度，严格按照档案转出的程序进行:如填写转递单一填写转档登记一严密包封一通过机要转递一检查收存回执一回执未退的及时催查(应在一月之内)。同时，还应注意接收单位是否具备文件中规定的“县(团)级以上的组织、人事部门或县级(含县)以上人才服务中心”等具有管理档案资格的机构。若用人单位不具备保管条件，就应送到人事部门所属的人才流动服务中心保管。这样就可以有效避免档案转递出去后造成档案丢失的现象发生。另一方面，对中职学校毕业生档案中能够体现在学期间德智能绩的综合材料，如毕业生登记表、学生成绩总表、毕业生基本情况表(积分总表)等材料形成一式二份，其中一份存放在毕业生本人档案中，另一份存放在学校的学籍档案中。这样做的好处是便于今后部分学生的档案丢失后重新建档(即毕业生通过原所在学校保存的学籍档案的复印件来重新建档)，同时也可以避免有些毕业生利用重新建档的机会弄虚作假，如做假材料、开假证明、涂改成绩等现象发生。
4.加速学生档案的网络化管理。
随着信息化社会的到来与办公自动化的普及，中职生数量的剧增和档案内容和数量的不断增加，传统的手工操作已远远不能适应现代改革的需要。中职学校学生档案管理人员要与时俱进，不断改变观念，更新管理意识，勇于实践，敢于开拓创新，充分利用新技术、新设备，有计划、有步骤地实现学生档案管理工作标准化、规范化、信息化。要使学生档案全部纳人网络管理库，管理人员必须积极开发实用、高效、功能强大的学生档案管理信息系统，加速档案管理的现代化的步伐。
总之，中职学校学生档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，要做到主动提供服务，使档案的价值得以充分体现。档案人员既要熟悉室藏档案资料，注重档案的收集质量，提高档案的利用率，又要及时对利用的反馈信息进行综合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科学的态度，把学校档案工作做得更好，使之发挥出更大的作用。
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