煤炭企业的论文
摘要：现阶段煤炭企业实现了自动化办公的目标，通过使用自动化办公系统，能够快速找到所需要的文件，方便管理和存储大量的文件，节约了办公成本，构建了内部学习系统，增强了煤炭企业之间的交流和信息共享，快速输送各种文件，从而提高了办公效率。
关键词：煤炭企业论文
前言
当前，煤炭企业使用自动化办公系统，改变以往的办公方式，使办公流程自动化，方便整理和储存文件，将大量文件统一批量处理，分别存档在表格中，妥善保管重要文件，减轻了人工管理文件的负担，使办公流程呈现自动化的趋势，避免出现文件丢失的现象，推动各种管理工作顺利进行，充分体现自动化办公的先进性，从而加快煤炭企业的经济发展速度。
一、煤炭企业办公自动化的含义
所谓煤炭企业办公自动化是指使用信息技术、网络平台、办公软件构建完整的办公自动化系统，方便储存大量的文件，运用先进的办公系统，快速完成管理任务，促使办公管理模式具有自动化的特点，优化了以往办公方式。多个部门应用办公自动化系统，相互协同共同办公，相互辅助共同努力完成管理任务，并学会灵活使用办公自动化软件，随时查看有无待处理的事项，清楚各个部门的办事动态，全面掌握应管理的事项，自动化管理系统会及时提醒管理人员和办公室人员，促使各个部门和领导人员明确应处理的事件，体现出办公自动化系统具有先进便捷的特点，加强了各个部门之间沟通和协作，管理人员只需操作一个页面，就可以完成查找信息和储存文件，高效完成管理任务，快速处理未完成的事情，清楚煤炭企业营销情况以及所取得经济收益，使煤炭企业的日常办公更方便，有效提高办公效率。
二、以往的煤炭企办公管理模式中存在的问题
1.查找办公文件太慢，耗费较长的时间
在以往的煤炭企业管理中所使用办公方式比较落后，难以快速查找到办公文件，需耗费较长的时间，由于文件的种类有很多，在查找的过程中，不能快速区分文件，浪费很长时间才能找出文件，加之对办公文件没有保存妥当，致使一些重要文件丢失，或是不知道保存在什么地方，一旦重要机密被泄漏，就会影响煤炭企业的发展，甚至会降低煤炭企业的经济效益，造成难以挽回的经济损失。同时，办公室人员没有确定好文件的属性，对于大量的文件没有采用合理的保管方法，管理流程不规范化，对文件管理和保存不符合规定，所运用的管理模式没有先进性，需要耗费大量的人力才能完成管理文件的任务，给查找文件带来了困难，不能快速查找到所需要的文件，致使煤炭企业文件和账目比较混乱，直接影响煤炭企业的发展速度，降低了文件管理的效率。另外，很多文件是纸质的，一旦保存不当就会出现数据丢失的现象，使员工需要耗费很长时间去查找文件，针对不同的文件没有进行整理和归档，这是文件查找困难的主要原因，从而无法构建完善的办公系统。
2.无法实现资源和信息的共享
一些煤炭企业没有积极引进先进的自动化办公系统，没有做好与时俱进，无法实现资源和信息共享，不能与其他企业及时的沟通和交流，大多数煤炭企业位置比较偏远，如果没有做到与时俱进，不改变传统的办公方式，难以加快发展速度，致使办公效率低下，不利于开展多种经营活动，不能取得最佳的经济效益，无法提高煤炭企业的经济效益。煤炭企业所使用办公方式比较落后，办公基础设施陈旧，不能自动管理文件，办公人员不会使用计算机，对互联网不了解，不能快速整理文件，各个煤炭企业之间无法贡献资源，信息传递比较慢，严重影响办公进度，导致各种办公事务处理的比较缓慢，耽误了煤炭企业开展营销活动，致使经济效益不高。另外，各个煤炭企业之间独自忙于办公，认为没有便利的共享方式，觉得传输信息方式太麻烦，没有做出共享资源和信息的举动，以至于大量有效的信息和珍贵资源无法共享，没有机会分享管理经验，缺少交流和沟通，制约了煤炭企业的发展[1]。
3.办公文件容易丢失，浪费大量的纸张
现如今煤炭企业所使用的办公方式，需要打印很多的纸张，将重要的文件复印出来，再进行装订，统一放在档案袋中保管，管理办公文件的流程比较复杂，办公文件很容易丢失，浪费大量的纸张，造成严重的浪费，致使办公效率不高。在办公的过程中多使用的纸张比较多，增加了办公成本，需要的办公费用比较多，在管理整理和管理文件时，所用到大量的办公人员，一旦一个环节出错，就会导致文件丢失或是缺少，如果一些重要文件被随意盗用，进而影响煤炭企业的经济效益，不利于煤炭企业的稳定发展。同时，不断增加的办公费用，给煤炭企业带来了负担，不注重使用自动化的办公系统，逐渐增加了资源的消耗量，浪费了大量的纸张，致使煤炭企业在发展的过程中所需的运作成本比较多[2]。
4.办公效率不高，直接影响经济效益
目前，很多煤炭企业仍然使用传统的办公方式，办公流程比较复杂，没有形成规范化的管理模式，所设计的办公系统比较落后，致使办公人员的办公效率不高，很容易忘记没有处理的事情，对处理完的事项没有进行详细的记录，导致日后难以查到办公内容，不能提供有价值的参考数据。主要原因在于办公流程缺少自动化，不能显示出待办的事项，难以随时记录下办公过程，最终形成了恶性循环，降低了办公效率，直接影响煤炭企业经济效益。另外，办公方式比较单一，经常出差的办公人员不能及时与其他部门沟通办公事项，不能实现在线交流，很容易延误待办事情，对一些需要紧急处理的事项，没有快速做好决定，难以顺利完成大量的办公任务，无法提高办公效率，不能为煤炭企业做出更多的贡献，使煤炭企业无法取得更多的经济效益，始终处于缓慢发展的趋势[3]。
三、煤炭企业办公自动化
1.有效提高办公效率和经济效益
要想解决以往办公过程中存在的问题，煤炭企业要积极引进先进的自动化办公系统，提前制定好办公计划，快速整理好大量的文件，避免出现文件丢失的情况，系统会自动提醒办公人员处理待办事件。办公人员借助自动化系统相互交流办公方案，提出自己的想法和见解，加强办公人员之间交流，及时解决存在的各种问题，促使办公人员相互合作完成办公任务，高效完成大量办公事项，并在短时间内处理紧急事件，推动煤炭企业顺利开展各种营销活动，进而赢得更多的经济效益，使煤炭企业的有充足的资金运作，加快了煤炭企业的发展速度。由此可见，应用办公自动化系统的重要性，完全取代了传统的办公方式，构建了自动的管理模式，即使办公人员出差到外地，通过使用自动化软件就可以知道煤炭企业的运作情况，与其他办公人员在线交谈管理事项，弥补了传统的办公方式的不足。同时，随时可以查找到所需的材料和文件，将诸多的文件统一输入到自动化系统中，方便管理重要文件，不需要复印的方式管理文件，节省了纸张成本，减少了复杂的管理流程，使管理文件更便捷，有效提高了办公效率，促使煤炭企业取得更多的经济效益[3]。
2.实现办公流程的自动化
煤炭企业应用办公自动化系统，取代了传统的办公方式，实现了办公流程的自动化，办公人员通过使用办公自动化软件，就可以自动传输信息，快速整理出文件，在短时间内将文件归类，统一制作成报表，将文件设计为电子版，以便于日后查找，体现出办公流程的自动化、先进化，减少了以往复杂的办公流程，无需在打印文件，将重要文件转换为电子版，改变了以往的办公流程，使办公方式更便捷更快速，取得为理想的办公效率。办公人员使用计算机就可以接收和管理文件，随时随地办公和整理文件，缩短了办公时间，使文件传输上传和接收的速度有所提高，减轻了办公人员的工作负担，节省文件流转所需的资金，促使煤炭企业有更多资金开展其他业务，进而赢取更多经济效益，同时，也实现了办公自动化的目标。
3.方便管理各种文件，节约了办公成本
以往煤炭企业的办公过程中，很多时候需要用到大量的纸张，造成了严重了浪费，而应用自动化办公系统，更方便管理各种文件，不需要打印文件，节约了办公成本，成为一种自动化的管理方式，结合计算机一同使用，促使办公人员更好地办公，在电脑上就可以进行办公，根据不同的文件制作不同表格进行管理，再也不用担心文件出现损坏的情况，将大量的文件统一保存在电脑中，可以输入诸多信息，使办公方式自动化，工作人员通过操作电脑就可以找到所需的文件，不需要浪费很多时间，既节约了办公成本，也提高了办公效率。因此，煤炭企业应注重使用办公自动化系统，有效降低了纸张的使用率，节省了很多开销，使煤炭企业有更的资金运作，进而创造出更多的收益，实现了节约办公成本的目的，做到妥善保管重要文件，不再使用打印的方式整理文件，进而快速整理文件，从而提高管理文件的效率。
4.增强了煤炭企业之间的沟通和共享
如今煤炭企业要注重引进自动化办公系统，创新了传统的办公方式，使管理模式和办公方式更便捷，构建了自动化的管理系统，随时看到煤炭企业的经营情况和经济效益，能够快速找到所需的文件，无需浪费时间去查找。另外，各个煤炭企业通过使用自动化办公系统，能够增强煤炭企业之间的沟通和共享，相互交流管理经验，及时传递更有价值的信息，实现信息和资源共享，做到相互帮助共同发展，充分说明运用办公自动化系统是十分重要的，使煤炭企业随时与其他企业沟通，全面掌握各个地区的煤炭的差异，了解到其他煤炭企业的运营模式，加强信息的共享，使信息传递的便捷，通过办公自动化系统自动完成信息传输任务，在短时间内可以实现信息共享，煤炭企业之间可以扩区域合作，在共同的努力之下收获更多的经济效益。因此，应用办公自动化系统已经成为一种必然趋势，增强了多个煤炭企业的沟通和交流，将价值的资源进行共享，为彼此创造了合作的机会，也提供了交流的机会，从而推动各个煤炭企业快速发展。
5.构建内部学习平台
煤炭企业应用办公自动化系统，构建了完善的内部学习平台，办公人员和管理人员通过内部学习平台，发布一些有价值的信息，相互交流和沟通，增强工作人员之间的互动，促使煤炭企业内部更和谐，实时了解到煤炭企业的运作动态和经济效益。也可以借助内部学习平台，多学习一些自动化办公的知识，灵活使用先进的信息技术和网络技术，更好地管理各种事务，使管理模式趋于自动化、规范化、科学化，有利于提高煤炭企业的管理水平。因此，构建内部学习平台是非常重要的，只有应用办公自动化系统的前提下，才能有效进行信息技术的学习，加强工作人员的凝聚力，使各个部门掌握自动化办公知识，学会灵活运用办公自动化系统和软件，推动管理工作顺利开展，为煤炭企业做出更多的贡献。并且，认真学习内部学习平台发布的知识，促使每个工作人员都能充分发挥出办公自动化的功能，从而不断提高煤炭企业的管理水平。
6.规范了办公管理模式现阶段煤炭企业应用自动化办公系统，规范了办公管理模式，推动管理工作顺利进行，管理人员使用先进的自动化管理软件，可以与其他部门相互协作共同管理各种事项，高效完成管理任务，有效提高管理效率。因此，运用办公自动化系统是非常重要的，使管理流程简单化、规范化、自动化，减少了以往复杂的管理程序，充分发挥自动化办公系统的优势和作用，实施自动化管理目标，使管理工作更到位，管理人员可以通过视频商量管理策略，在短时间内做出管理决策，避免出现延误事件的情况，及时处理各种问题。与此同时，可以系统地管理各种文件，将文件制作成电子版，统一保管在相应的文件夹中，使办公管理具有先进水平，规范了管理流程，改变了以往的管理模式，促使管理人员轻松做好本职工作，灵活应用办公自动化软件，更好地管理日常事务，清楚未处理的事情，减轻了管理人员的工作负担，管理各种事项的方式呈现出自动化的特点，将不同的办公文件快速整理和划分处理，以便于日后查找和使用，使管理文件的效率有所提高，以免出现文件损坏或是丢失的情况，办公人员和管理人员通过运用办公自动化系统的实用功能，为煤炭企业做出更多的贡献，并规范了管理模式，从而有效提高煤炭企业的经济效益。
四、结语
综上所述，煤炭企业在管理模式中应用自动化办公系统，减少了人力管理的负担，更好地管理各种文件，使管理模式具有规范化和自动化的特点，实现办公流程的自动化，有效提高了办公效率，弥补传统办公方式的不足，有利于推动管理工作顺利进行，同时，煤炭企业可以运用办公自动化软件，增强与其他企业的交流和共享，从而推动煤炭企业可持续发展。
参考文献：
[1]高斌.煤炭企业办公自动化的应用浅析[J].山东化工,2016,45(22):109-110.
[2]赵彦佳.煤炭企业办公自动化系统的功能[J].科技与企业,2015(19):5-6.
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