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探析应收款系统账务处理被忽视的问题毕业论文
摘要： 应收账是企业资产的一个重要组成部分,主要用于核算和管理企业与客户之间的往来款项。本文主要针对用友ERP应收款系统账务处理被忽视的有关问题进行分析,并提出了解决方法。
关键词： ERP; 应收款系统; 忽视
在用友ERP-U8管理系统中,应收款系统属于财务管理中的组成部分,主要用于核算和管理企业与客户之间的往来款项。
一、收款单据处理容易被忽视的问题及解决方法
收款单据处理主要是对结算单据(收款单、付款单即红字收款单)进行管理。具体操作时应用以下方法解决问题:
(一)如何形成预收款
如果预收了一个客户的款项,当时还没有发生销售业务,则可以录入收款单,选择款项类型为预收款,则将该笔款项全部作为预收款。若一笔款项中,既包含了客户支付的应收款,又包含客户提前支付的预收款,则可将此笔业务录入收款单,表体分为两条记录,支付应收款部分款项类型为应收款,支付预收款部分款项类型为预收款。
(二)代付款的形成与处理
如果收到一个单位的一笔款项,但它是为另外一个单位付的款。这时有两种处理方式:将付款单位直接记录为另外一个单位,金额为代付金额(即是正常的收款单)。将付款单位仍然记录为该单位,但通过在表体输入代付客户的功能处理代付款业务。这种方式的好处是既可以保留该笔付款业务的原始信息,又可以处理同时代多个单位付款的情况。
二、核销处理容易被忽视的问题及解决方法
核销处理指日常进行的收款核销应收款的工作。系统提供手工核销、自动核销两种方式。举例:12月12日,销售部收到某公司交来转账支票一张,金额78 000元,用以归还前欠货款。这是一笔核销应收款的业务。具体操作时应注意:
(一)手工核销
1.手工核销时一次只能显示一个客户的单据记录,且结算单列表根据表体记录明细显示。当结算单有代付处理时,只显示当前所选客户的记录。若需要对代付款进行处理,则需要在过滤条件中输入该代付单位,进行核销。
2.一次只能对一种结算单类型进行核销,即手工核销的情况下需要将收款单和付款单分开核销。
3.手工核销保存时,若结算单列表的本次结算金额合计大于或小于被核销单列表的本次结算金额合计,系统提示用户:结算金额不相等,不能保存。
4.核销的记账日期=处理时注册日期。
5.若发票中同时存在红蓝记录,则核销时先进行单据的内部对冲。
(二)自动核销
1.自动核销可对多个客户进行核销处理,依据核销规则对客户单据进行核销处理。
2.自动核销允许在取消操作中按客户进行分别取消核销处理。
三、转账处理容易被忽视的问题及解决方法
转账处理:在日常处理中,经常会发生以下几种转账处理的情况。应收冲应付:用客户的应收账款冲抵供应商的应付款项。应收冲应收:当一个客户为另一个客户代付款时,发生应收冲应收情况。预收冲应收:处理客户的预收款和该客户应收欠款的转账核销业务。红票对冲:当发生退货时,用红字发票对冲蓝字发票。仅举一例,其他同理。
举例:12月18日,用某公司交来的20 000元订金冲抵其期初应收款项。这是一笔预收冲应收的业务。具体操作时应注意:第一,每一笔应收款的转账金额不能大于其余额。第二,应收款的转账金额合计应该等于预收款的转账金额合计。第三,在初始设置时,如果将应收科目和预收科目设置为同一科目,将无法通过预收冲应收功能生成凭证。第四,如果是红字预收款和红字应收单进行冲销,要把过滤条件中的“类型”选为“付款单”。第五,如果有一笔预收款也可不冲应收款,待收到此笔货款的剩余款项并进行核销时,再同时使用此笔预收款进行核销。
四、坏账处理容易被忽视的问题及解决方法
坏账处理主要包括坏账计提、坏账发生、坏账收回等。具体操作时应注意:
(一)计提坏账准备
系统提供计提坏账的方法。以应收账款百分比法为例。1.初次计提时,首先应在初始设置进行设置。设置内容包括提取比率、坏账准备期初余额。2.应收账款的余额默认值为本会计年度最后一天的所有未结算完的发票和应收单余额之和减去预收款数额。
(二)坏账收回处理
在录入一笔坏账收回的款项时,应该注意不要把该客户其他的收款业务与该笔坏账收回业务录入到同一张收款单中。举例:12月20日,某客户付了一笔货款,同时还付了一笔以前的坏账款项,这时,应录入两张收款单,分别记录收到的货款和收到的坏账款项。另外,坏账收回制单不受系统选项中“方向相反分录是否合并”选项控制。
(三)坏账制单处理
1.制单日期系统默认为当前业务日期。制单日期应大于等于所选单据的最大日期,但小于等于当前系统日期。2.如果同时使用了总账系统,且总账选项要求制单序时,所输入的制单日期应该满足制单日期序时要求:即大于同月同凭证类别的最大日期。
五、取消操作容易被忽视的问题及解决方法
在应收款管理的各个业务处理环节,都可能由于各种各样的原因造成操作失误,为方便修改,系统提供取消操作功能,可将其恢复到操作前的状态。操作步骤:在菜单条上选取〖其他处理-〖期末处理-〖取消操作。取消操作类型包括取消核销、取消坏账处理、取消汇兑损益、取消票据处理、取消并账等几类。取消操作一般受一定条件限制。仅举一例,其他同理。在具体操作时不能取消操作的原因总结如下:如果选择恢复票据处理前状态,第一,如果票据日期在已经结账的月份内,不能被恢复。第二,如果票据在处理后已经制单,应先删除其对应的凭证,再进行恢复。第三,票据转出后所生成的应收单如果已经进行了核销等处理,则不能恢复。第四,票据背书的对象如果是应付账款系统的供应商,且应付账款系统该月份已经结账,则也不能恢复。第五,票据计息和票据结算后,如果又进行了其他处理,例如票据贴现等,则也不能恢复。
六、月末结账处理容易被忽视的问题及解决方法
月末结账:如果确认本月的各项处理已经结束,可以选择执行月末结账功能。当执行了月末结账功能后,该月将不能再进行任何处理。在具体操作时不能进行月末结账的原因总结如下:第一,如果这个月的前一个月没有结账,则本月不能结账。第二,应收款系统与销售系统集成使用,应在销售系统结账后,才能对应收款系统进行结账处理。第三,如果本月的结算单还有未审核的,不能结账。第四,如果当月总账系统已经结账,那么不能执行应收款系统取消结账功能。
【参考文献】
[1] 用友软件股份有限公司编. ERP财务管理系统应用专家实验教程[M]. 北京:中国物资出版社,2004.
[2] 王新玲,汪刚.会计信息系统实验教程[M].北京:清华大学出版社 2006(9).
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