国际工程建设项目中的文档控制管理
加强工程建设项目管理中的文档控制，可有效避免一些工程索赔，减少工程经济的损失。那么，国际工程建设项目中如何进一步优化文档控制管理呢?
国际工程建设项目的管控基础是文档控制，文档控制水平是项目管理水平的重要体现。基于国内传统工程建设项目的背景下，文档控制的重要地位已经被忽视。随着中国企业对国际工程建设项目的承揽，文档控制管理逐渐被重视。国际工程建设项目的文档控制管理中存在诸多问题，本文就对国际工程建设项目中的文档控制管理进行研究探讨。
1文档控制的特点
国际工程建设项目文档控制的主要有来源多样性、处理及时性、查询反复性三个特点。工程项目文档来源范围的广泛性，造成文档形式的多样性，导致文档控制的复杂性。国际工程建设中对项目文档的及时处理要求较为严格，不管是发出的文档还是接受的文档，都要及时进行处理，因为如果不及时处理，可能导致工程的延期或者经济损失。由于工程文档会经常被借还、更新以及审计等，在工程竣工后，需要将资料移交给业主，所以建立简单的归档和索引是非常有必要的。
2文档控制的重要性及职能作用
文档控制是国际工程建设项目中质量管理的依托工具、工程索赔的坚实后盾、项目移交的必备利器，是公司知识管理的基础。作为质量管理的依托工具，主要是在文档更新时，通过对文档的版本管理，了解各项工作的进展和项目的实际情况，同时也是对项目进行审计、管理以及改进时的重要参考资料。
当出现国际工程索赔时，承包商最有力的证据就是签有业主姓名的施工方案、变更指令等工程文档资料，所以文档管理者要及时对文档进行整理和保管，保证承包商的利益。工程竣工后移交的除了工程的实体，还有工程项目文档的移交。因此，在工程建设过程中，文档管理者要及时对文档进行整理保管，避免巨额索赔的现象。工程项目执行过程中文档的有序管理，为公司日后的知识管理沉淀素材，公司可以定期整理项目文档，总结项目各方面的知识经验，提供给后续执行项目，以免同类型项目犯同样的错误。
3文档控制的实施过程
3.1承包商文档进出管理流程图的建立
流程图是最直观表达工程实施过程中参与的部门及其所有的职责，同时文档的管理也需要固定的处理程序来保证流程图的规范性和标准。
3.2文档编号系统的编制及序列号的控制
编号是为了更加快捷的储存和查询文档信息，编号系统有四个层级，由高到低依次是公司名称、项目名称、文档属性、文档序列号。前三个层级较为固定，文档序列号的编制则较为灵活。
3.3严格的版本控制
国际工程项目中文档反复修改情况多，因此做好版本管理工作一方面保证文档的可追溯性;另一方面保证所有人使用文档版本的正确性，不会出现信息错误的情况。为区分版本，可以在文档编号的最后一级，文档序列号中体现版本编号。
3.4固定格式文档的梳理
每个工程项目都有自己的固定使用的表格或格式，文档管理者要及时对该格式的文档进行整理、归档保管再分享，保证所有人使用的格式保持统一。同时文档管理者还要对文档进行编号处理并及时对文档的格式进行更新，以确保所有人使用文档的准确无误。
3.5纸质文档和电子文档
工程项目的文档数量较多，为了确保文档的完整性，一般有纸质文档和电子文档两种形式。纸质文档归档时按照索引、同一分支的顺序存放。电子文档则需要建立健全的电子文档管理系统，设置查询、保存系统，同时还要和纸质文档的查询保持一致性。
3.6保证项目文档的安全性
主要体现在整个工程周期内不被任意修改、没有丢失或者部分缺失、不被未经允许的人员接触或者复制。文档安全管理的最有效手段是限制接触人员，由专门人员进行保管。对于查阅、借还需进行严格的登记证明，确保文档的安全性。
3.7做好工程项目执行过程中各方往来文档的台账
台账内容包括文档编号、文档标题、收发文档日期、时间、收发方、各方处理人、文档之间的关系、文档的状态、回复情况。做好台账一方面方便检索;另一方面利于对交互性文档进行管理。
4文档控制常见问题及解决对策
4.1接收文档编号与项目编号系统不统一时的解决方法
对于这种情况有两种解决方法：如果是发出文档的回复文档，则将接收的文档作为发出文档的附件存档，登记时在发出文档后面进行备注即可;如果是单纯接收对方的文档，需要对对方的文档编号进行保留，并另外建立文档夹进行存档，同时做好索引登记信息，确保查询的便捷。
4.2存档过程中文档出现两个编号时的解决策略
如业主从承包商得到的工程文档一般都具有固定的格式传送函。承包商给业主移交的施工方案就会出现两个文档编号：一个是施工方案的文档编号;另一个是具有固定格式的传送函。因此，文档管理者对文档进行归档管理时就会发现文档的归属矛盾。此时文档管理者就要按照传送函的编号进行登记归档，而工程部就要以施工方案的文档编号进行登记归档。文档归档过程中出现这类情况较多，需要文档管理者按照经验和习惯进行归档管理，以便查询。
4.3版本升级后文档编号是否修改的解决对策
文档在进行分配编号时就已经有了唯一的识别码，无论版本升级与否，都要保持初始的编号不变。同时文档管理者还可以通过版本号区别文档的不同版本，一般版本号的编号从“0”开始依次编号，版本每升级一次，版本号的数值就对应增加。
4.4印本与定稿内容不符的解决办法
海外工程承包项目进行文档控制，要设定专职的文档管理者，执行过程所有的往来文件都有文档管理者作为唯一的接口人，文档发出前负责确认终稿内容后发出。
4.5文档复印件居多的解决方案
海外工程承包项目执行过程中文档控制，应将原件进行统一保存，一旦项目产生纠纷、索赔情况，复印件不具备法律效力，项目执行过程中原件分散存放，容易丢失、失去管控，给总承包公司造成巨大经济损失。因此项目文档原件要统一、有序存放，完善借阅制度，严格管控文档的接触者。
4.6外来文档不规范的解决方案
海外工程承包项目文档来源多而负杂，因此在项目前期策划阶段就应制定项目的文档控制管理办法，规范、落实本文中文档控制的实施过程章节中的各项内容，并与各合作方沟通文档管理的方式、方法，以保证项目执行过程中的文档规范、有序管理。
5结语
文档控制是国际工程建设项目管理中必不可少的部分。加强工程建设项目管理中的文档控制，可有效避免一些工程索赔，减少工程经济的损失。文档控制的管理工作是一项长期的较为繁杂的艰巨任务，需要文档管理者在实际管理过程中不断摸索和研究出有效的文档控制模式，提高企业项目管理的综合水平。
【国际工程建设项目中的文档控制管理】相关文章：
论述工程管理施工中的成本控制12-05
工程管理在成本控制中的问题论文11-18
建筑工程管理中的施工成本控制12-09
建设项目工程造价控制的探讨11-20
论房地产工程管理中的资金控制03-29
浅析建筑工程管理中施工成本控制03-18
浅谈建设项目的工程造价控制11-19
浅议建筑工程项目管理中的成本控制03-16
浅析工程管理造价控制03-29
工程建设项目管理开题报告12-04
- 相关推荐