民营企业现代化档案管理政治论文
随着我国经济的快速发展,民营企业的产业规模已经达到前所未有的水平。民营企业档案,主要是指民营企业在生产、经营、科研、基建以及各项管理活动中形成的、对企业具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。加强企业档案的现代化管理,对民营企业的长远发展具有重要意义。
一、民营企业档案现代化管理的必备条件
1.确定民营企业档案的管理模式原则。
不同类型民营企业应该选择不同的档案管理模式。各种管理模式各有所长,关键是哪种更适合本企业当前的要求。在确定具体管理模式时建议考虑以下原则:首先,档案管理层次要与企业规模形态相适应。一般而言,中小型民营企业可以实行单级管理,大型企业集团可以实行以法人为基础的多级管理。例如上海新黄浦(集团)公司,属混合型大型民营企业集团,总公司档案部门对总部形成的档案实行综合管理,对各子公司档案工作实行统一领导、分级管理,全资与控股公司由总公司档案部门与之签订“档案管理协议书”,明确规定档案所有权归总公司,日常则由其代管。其次,档案管理形态要与企业管理形态相适应。企业档案管理按形态划分有档案实体管理、档案信息管理与档案信息资源管理。从整体上看企业档案管理形态具有共存性与渐进性,至于某一企业采取哪种管理形态应与企业管理形态相适应,不宜盲目追求档案信息化管理。民营企业中有不少高新技术产业,这种企业可实行档案信息化管理。最后。档案管理手段要与企业技术形态相适应。档案管理中的手工管理、计算机辅助管理、档案信息网络化管理是档案管理运用现代技术的不同阶段,企业档案管理手段应紧跟企业信息化的步伐,但不能脱离企业技术管理形态盲目追求档案管理手段的更新。在建有办公自动化系统或内部局域网的企业,大量电子文件的生成会促进企业文档一体化管理;而尚未实现网络管理的民营企业可采取手工管理或计算机辅助管理的方式。
2.配备档案管理人才,制定科学的归档范围和管理制度。
目前,民营企业大多重经营、轻管理,一味追求眼前的利益,对于档案工作这种短期内很难见到效益的工作不太重视。很多企业没有专人负责档案工作,缺乏必要的规章制度,档案管理随意性大。因此配备相应的电子档案管理人才是民营企业电子档案建设不可缺少的必要环节。作为应用性很强的档案工作,为了培养档案管理人才,我们必须加强档案人员的继续教育,使他们掌握新知识、新技能,以满足时代的需要。民营企业自身也要加快档案信息化管理规范的制定和使用,包括电子文件归档、计算机管理和检索,以及库房的管理等。民营企业要将规章制度建设置于企业发展的大背景下研究,重新审查、整理和进一步完善原有规章制度,使规章制度适应新形势发展的需要。
3.保障民营企业档案的信息安全。
为了保证计算机网络系统的安全运行,可采取以下防范措施:第一,访问控制。具体是入网访问控制,即控制哪些用户能够登录到服务器并获取网络资源,并控制访问时间和在哪个网站入网;权限控制,控制用户访问的目录、子目录、文件和其他资源,指定用户对上述资源执行仅能只读,无改写、删除等操作;防火墙控制,用以阻止网络访问某个机构网络的屏障。第二,信息加密。信息加密技术是保护网内的数据、文件、口令和控制信息的传输,确保不宜公开的电子文档的非公开性。要在发收两端用软件进行加密、解密工作,在指定的用户或网络通过密钥支持解密而获得原始数据。具体来说,通信双方交换彼此密钥,并存放在安全处,需要对方发消息时,用密钥进行加密,在收到数据后,用对方的密钥解密。第三,网络与硬件载体安全。建立备份与恢复系统,即使出现信息丢失,只要启动该系统,可恢复丢失信息的原貌。预防病毒,防止网络系统遭受侵害。要在计算机系统上安装防毒软件,自动杀毒。不允许随便使用外来磁盘、光盘等存储介质,必须使用时应严格进行病毒检测,确认无病毒后方可使用。
4.全面提升企业档案实体与企业信息整体管理水平。
首先要强化档案综合管理。要按集中统一管理的原则,由综合档案机构对企业档案实行统一整理和开发利用。对企业档案实行综合管理是当前国有企业转制而成民营企业的档案管理模式的主流,但在具体实施中往往有差异。可以实行集中统一式的综合管理,也可以实行统一领导、分级管理式的综合管理,该管理模式有利于企业档案工作的全面建设,充分发挥企业档案的整体功能。其次要强化文档一体化管理。指在企业内对文件、档案实行统一管理,一般多见于信息化程度较高的企业。档案部门除管理档案外,作为企业信息化管理的一个职能部门对企业网上文件与纸质文件同时予以管理,对网上传递的电子文件实行逻辑归档,相应纸质文件适时另行归档。该管理模式能使企业档案工作与企业信息化进程同步进行,有利于推动档案现代化管理。
二 、民营企业档案现代化管理的目标
1.为民营企业营造先进的企业文化提供条件。
在知识经济时代,经济和文化一体化是必然趋势。经济竞争正在逐渐演变成为更加隐蔽的企业文化建设的竞争,而企业档案本身是企业文化的一种体现,因而可直接服务于企业建设。随着我国加入wto,国际化的市场竞争使得中国民营企业面临着来自各
方面的严峻挑战,正是这种挑战,使得我们民营企业家逐渐认识到企业文化是增强企业凝聚力和竞争力,保持企业发展的重要法宝。民营企业档案的建设,使得企业的发展史、大事记、实物、专利、荣誉、社会评价,通过信息高速公路向外界展示。企业档案是以物质的形式存在着,但是许多内容却是具有无形资产和精神产品的性质和作用,对于一个企业的长远发展和企业人文文化的塑造具有不可替代性,并且企业文化可以物化为企业的生产力而最终体现为企业的物质产品。它的多重属性在企业生产经营的发展、企业文化氛围的营造及企业人文精神的塑造、企业品牌的打造和宣传方面具有不可替代的作用。
2.民营企业档案现代化管理为企业发展提供信息保障。
市场经济的发展,企业的重组、兼并、转制都是不可避免的,因此一个企业在其发展过程中必须重视和建立完备的企业档案,一些重要的生产资料和固定资产的产权认定、价值估算、价值分割等必须依据企业档案的一些原始资料才行,同时企业在改组和合并时必然涉及对原有产品的品牌和注册名称的相对价值的估算,一些企业的股份改制必然对原有和新的注册品牌进行评估,甚至一些企业对自身的品牌还要进行一些相关的公证和请求品牌保护。一个企业在发展中由于种种原因会出现资产的借用、转让、抵押等经济活动,企业档案本身就是企业资产的一部分,它不可避免地要参与企业的借用、转让、抵押等经济活动,因此企业档案不仅对各种参与借用、转让、抵押的企业资产具有估算、监管的作用,甚至自身也会成为企业借用、转让、抵押的一个组成部分。我们可以看出,在一个企业的经济活动中,企业电子档案是企业经济活动的必备要件之一,在企业融资、借贷中发挥着不可替代的作用。企业的科研活动也会形成大量的档案,其中许多内容就是电子档案,这些电子档案不仅对从事科研很有用途,而且科研人员和相应其他项目的科研人员在以后的企业科研活动中都会再次利用电子档案,这些电子档案保管的状况对民营企业的经营和科研具有十分重要的意义。
3.民营企业档案现代化管理能为企业的合法权益提供凭证。
企业档案作为企业资产权益的原始凭证,是维系企业生存和发展的生命线和保护神。在解决债权、债务和企业之间的经济纠纷以及企业与职工之间的劳动纠纷问题过程中,企业档案这一原始凭证显得尤为重要。随着市场经济及法律的完善,企业档案的经济价值将会越来越明显,档案作为法律凭证作用越来越重要。企业档案对提升企业整体水平、维护企业自身利益、规避市场风险、发展企业文化、保持企业健康发展具有重要意义。
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